Documents de société turcs à l’étranger

Ouvrir une filiale à Bruxelles, répondre à un marché au Luxembourg, ouvrir un compte à Genève, produire des pièces devant une juridiction québécoise : les demandes diffèrent, la liasse est presque toujours la même. Ce qui varie, c’est la manière dont chaque pièce doit être authentifiée.

La série qu’on vous demandera

Trois documents reviennent partout. L’attestation d’existence délivrée par le registre, qui prouve que la société est immatriculée et donne ses données actuelles. Les statuts, qui disent ce qu’elle est et comment elle fonctionne. La circulaire de signature, qui dit qui l’engage. Selon le dossier s’y ajoutent la publication d’immatriculation ou de modification, les comptes annuels, une attestation d’activité ou une attestation fiscale.

L’attestation du registre

Elle se demande au registre du commerce compétent, présenté sur le registre du commerce turc, ou selon les cas auprès de la chambre de commerce à laquelle la société est rattachée : voyez les chambres de commerce turques. La fiche du document figure sur l’attestation du registre du commerce. Sa durée d’acceptation est courte chez la plupart des destinataires, ce qui commande de la demander à la fin de la préparation et non au début.

La publication du registre

Les constitutions et les modifications font l’objet d’une publication officielle. C’est elle qu’on produit pour prouver un changement de dirigeant, de siège ou de capital à une date donnée, plutôt qu’une attestation qui ne montre que l’état actuel. Le document est décrit sur le journal du registre du commerce.

Deux guichets d’apostille pour un même dossier

C’est le point qui coûte le plus de déplacements. Les actes notariés — circulaire de signature, procurations, copies certifiées — relèvent de la commission judiciaire, présentée sur la commission judiciaire. Les documents délivrés par une administration relèvent du guichet préfectoral décrit sur le guichet préfectoral d’apostille. Le partage général est exposé sur obtenir une apostille en Turquie. La qualification d’une pièce n’est pas toujours évidente au premier regard : faites-la confirmer au guichet avant de vous déplacer avec toute la liasse.

La traduction : ne promouvez personne

Les intitulés d’organes et de fonctions n’ont pas d’équivalent terme à terme entre le droit turc des sociétés et les droits francophones. Une traduction fidèle conserve la fonction telle que le droit turc la définit et l’explique au besoin ; elle ne transforme pas un dirigeant en directeur général parce que le titre sonnerait mieux. L’enjeu n’est pas cosmétique : c’est sur ces intitulés qu’une banque étrangère décide qui peut signer. La règle est développée sur les noms d’institutions et sur contrats et traduction juridique.

Qui traduit, selon la destination

Ici la règle du pays destinataire reprend la main. Plusieurs administrations et juridictions francophones n’acceptent que les traductions de traducteurs inscrits sur leur propre liste, et une certification notariale turque, si régulière soit-elle, n’y change rien. D’autres destinataires — banques, partenaires commerciaux, greffes de sociétés — reçoivent une traduction faite en Turquie dès lors que le document est apostillé. Demandez-le par écrit selon la méthode exposée sur demander une confirmation écrite.

La fraîcheur des pièces commande le calendrier

Attestation de registre, circulaire de signature et attestations fiscales ont des durées d’acceptation différentes, souvent brèves. Un dossier monté sur trois mois arrive avec des pièces déjà refusées. La règle pratique consiste à préparer d’abord ce qui ne périme pas — statuts, publications anciennes —, puis à déclencher les pièces courtes en dernier et à les apostiller dans la foulée. Les mécanismes de validité sont détaillés sur délais et validité des documents turcs.

Ce que nous faisons

Nous obtenons les pièces auprès des registres turcs sur mandat, nous suivons les apostilles auprès des deux guichets compétents, nous traduisons lorsque le destinataire l’admet, et nous expédions la liasse. Quand votre destinataire impose un traducteur inscrit chez lui, nous vous le disons et nous nous limitons à l’obtention et à l’apostille, qui restent la partie difficile à distance. Les modalités sont sur la page devis.