Certificat de concordance de nom

Votre diplôme dit Gülşen, votre passeport dit Gulsen, votre acte de naissance dit Gülsen. Pour vous, c’est une seule personne. Pour un service d’équivalence, une banque ou une caisse de retraite, ce sont trois chaînes de caractères différentes, et le dossier s’arrête là.

Ce que c’est

Le certificat de concordance — en turc isim ayniyat belgesi — est un document par lequel une autorité constate que deux écritures différentes désignent la même personne. Il ne modifie rien : il relie. C’est un pont entre des pièces qui, prises isolément, ne se reconnaissent pas entre elles.

Ce qu’il n’est pas : un changement de nom. Faire rectifier le registre est une autre démarche, plus lourde, décrite sur le changement de nom en Turquie. Ce n’est pas non plus une traduction : un traducteur transcrit ce qu’il lit, il n’a pas qualité pour déclarer que deux orthographes désignent la même personne.

D’où viennent ces écarts

Presque toujours de l’alphabet. Les lettres turques ç, ğ, ı, İ, ö, ş et ü n’ont pas d’équivalent direct dans les systèmes informatiques étrangers, et chaque administration les a remplacées à sa manière, parfois sans constance d’une année à l’autre. S’y ajoutent les documents anciens, les noms composés coupés différemment, le nom d’usage après mariage et les majuscules du turc, où le i sans point et le İ avec point sont deux lettres distinctes. Le sujet est traité en détail sur orthographe des noms.

Où l’obtenir

Il n’y a pas un guichet unique, mais trois voies selon la situation et selon ce que le destinataire accepte.

• La direction de l’état civil, quand l’écart se lit dans le registre lui-même : voir la direction de l’état civil.
• Une étude notariale, sous forme de déclaration établie devant elle : voir la déclaration notariée. Sur son coût, une seule phrase : le montant exact est calculé par l’étude notariale au moment où le document lui est présenté.
• Le tribunal, lorsque l’écart ne peut être constaté par une simple attestation et qu’une décision est nécessaire.

Le choix ne se devine pas : demandez au destinataire quelle forme il accepte avant d’engager la démarche, faute de quoi vous risquez d’obtenir une pièce qu’il écartera.

Faut-il une apostille ?

Oui pour un usage à l’étranger, et l’autorité dépend de la voie retenue. Une attestation administrative relève de la préfecture — voir la préfecture et l’apostille — tandis qu’une déclaration notariée ou une décision de justice relève de la commission judiciaire du palais de justice. C’est le même document dans votre dossier, mais pas le même guichet : ne le déduisez pas de l’objet de la pièce, déduisez-le de son émetteur.

Durée de validité

Le fait constaté ne change pas, donc la pièce ne périme pas d’elle-même. Certaines administrations exigent malgré tout une délivrance récente, par principe de contrôle. La fenêtre est fixée par elles.

Version plurilingue

Aucune. Il n’existe pas de formulaire normalisé international pour ce type d’attestation : elle est rédigée en turc et doit être traduite, puis authentifiée selon la voie retenue.

Qui le demande

Services d’équivalence de diplôme, universités, ordres professionnels, banques, caisses de retraite, notaires dans une succession, services d’immigration, registres fonciers. La règle pratique : le nom de référence est celui du passeport, décrit sur le passeport turc, et toute pièce qui s’en écarte doit être reliée à lui.