Özel nitelikli veri aydınlatma ve rıza

Bir tercüme bürosunun eline geçen belgelerin bir kısmı sıradan kimlik bilgisi taşımaz. Sağlık raporu, adli sicil kaydı, mahkeme kararı ve din hanesi bulunan eski nüfus cüzdanı, 6698 sayılı Kanunun 6. maddesinde sayılan özel nitelikli kişisel verileri içerir. Bu metin, o belgeler geldiğinde ne yaptığımızı ve neden ayrı bir rıza istediğimizi anlatır.

Hangi veriler özel nitelikli sayılır

Kanunun 6. maddesinin birinci fıkrası bu verileri sınırlı sayıda sayar: ırk ve etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din ve mezhep, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler. 7499 sayılı Kanunla yapılan ve 01.06.2024 tarihinde yürürlüğe giren değişiklikle sağlık ve cinsel hayat verilerinin ayrı rejimi kaldırılmış, tüm özel nitelikli veriler aynı şartlara bağlanmıştır.

Bu veriler hangi belgede karşımıza çıkar

Pasaport ve kimlik belgelerindeki fotoğrafın tek başına biyometrik veri sayılıp sayılmadığı tartışmalıdır; bu nokta yayın öncesinde ayrıca değerlendirilecek, o zamana kadar ihtiyatlı yaklaşım uygulanacaktır.

Sözleşmenin ifası burada dayanak değildir

Genel nitelikli veriler için “sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olma” şartına dayanabiliriz. Özel nitelikli verilerde bu mümkün değildir: Kanunun 6. maddesinin üçüncü fıkrasında sözleşmenin ifası diye bir şart yer almaz. Uygulanabilir olanlar açık rıza ile bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olma hâlidir.

Resmî bir başvuru için hazırlanan çeviride ikinci gerekçe savunulabilir; ancak tek başına dayanmak risklidir, çünkü zorunluluğun somut olayda gösterilmesi gerekir. Bu yüzden yaklaşımımız açıktır: özel nitelikli veri içeren belgelerde ayrı bir açık rıza alırız. Rızanın genel çerçevesi açık rıza metnindedir; genel veri işlemesi ise aydınlatma metninde anlatılmıştır.

Rıza nasıl alınır

Belge yükleme alanında, belgenin bu kategoriye girip girmediğini soran bir uyarı bulunur. Girdiği belirtilirse ayrı bir kutucuk açılır. Kutucuk önceden işaretlenmiş gelmez, sözleşme onayının içine yerleştirilmez ve siparişin şartı olarak sunulmaz. Rızanın zamanı ve onaylanan metnin sürümü kayda alınır.

Rızayı vermemeyi seçebilirsiniz. Bu durumda belgenin çevirisini üstlenmeyiz; sizi ikna etmeye çalışmak yerine bunu baştan söyleriz, çünkü rızasız işleme hem sizin hem bizim aleyhimize sonuç doğurur.

Ek güvenlik önlemleri

Kanunun 6. maddesinin dördüncü fıkrası, bu verilerin işlenmesinde Kurulca belirlenen yeterli önlemlerin alınmasını zorunlu kılar. Kurulun 31.01.2018 tarihli ve 2018/10 sayılı kararı çerçevesinde uygulanan başlıklar şunlardır:

• Özel nitelikli veriler için ayrı bir politika ve iş akışı.
• Bu verilere erişebilecek personelin ayrıca yetkilendirilmesi ve yetkilerin kayıt altına alınması.
• Belgelerin şifreli ortamda saklanması ve şifre anahtarlarının ayrı tutulması.
• İlgili personelden yazılı gizlilik taahhüdü alınması.
• Bu belgelerin işlendiği ortamların diğer işlerden ayrılması.

Bu başlıkların 7499 sayılı Kanun sonrasında güncellenip güncellenmediği yayın öncesinde Kurumun kendi yayınından teyit edilecektir. Uygulamanın teknik tarafı gizlilik ve veri güvenliği sayfasında anlatılmıştır.

Çevirmen zinciri ve müşterek sorumluluk

Bu belgeler serbest çalışan bir çevirmene gidiyorsa, o kişi veri işleyen sıfatını taşır. Kanunun 12. maddesinin ikinci fıkrası uyarınca veri sorumlusu, veri işleyenle birlikte müştereken sorumludur. Bu yüzden zincire giren her çevirmenle veri işleyen sözleşmesi ve gizlilik taahhütnamesi imzalanır; taahhüt vermeyen kişiye bu kategoride iş verilmez.

Saklama ve imha

Özel nitelikli veri içeren belgeler için saklama süresi, işin gerektirdiği en kısa süreye çekilir. Teslimden ve saklama yükümlülüğünün sona ermesinden sonra dosyalar imha edilir; elektronik posta ekleri de bu kapsamdadır ve ayrıca temizlenir. Kanunun 7. maddesi, işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında silme, yok etme veya anonim hâle getirme yükümlülüğü doğurur.

Gerekmeyen belgeyi göndermeyin

En güvenli veri, hiç toplanmamış veridir. Hedef makamın istemediği bir sağlık raporunu ya da eski tarihli bir mahkeme kararını dosyaya eklemeyin. Hangi başvuruda hangi belgenin istendiğinden emin değilseniz, çeviriye başlamadan önce makamın kendi güncel yayınından teyit edin; çalışma akışı sayfasında bu teyidin nerede yapıldığı anlatılmıştır. Talep ettiğiniz her ek belge, hem sizin hem bizim üstümüze ek risk bindirir.

Bu metin bilgilendirme amaçlıdır ve mevzuatın resmî metninin yerine geçmez; yayın öncesinde hukuk danışmanı incelemesinden geçirilecek, madde ve karar numaraları birincil kaynaktan teyit edilecektir.