Apostili hangi makamdan alacaksınız?

Türkiye’de apostili tek bir makam vermez. Belgenin türü, hangi kapıya gideceğinizi belirler. Yanlış kapıya gitmek belgeyi bozmaz ama bir günü ve çoğu zaman bir kargoyu götürür.

İki kapı, tek ayrım

Ayrım basittir: belge idari mi, yoksa adli mi?

• İdari belgeler: valilikler ve yetkilendirilmiş kaymakamlıklar. Nüfus kayıt örneği, doğum ve evlenme kayıtları, diploma ve transkript, sosyal güvenlik hizmet dökümü, ticaret sicil belgeleri, sağlık raporları bu gruptadır.
• Adli belgelerin aslı: adliyelerdeki adalet komisyonu başkanlıkları. Noterlik işlemleri (noter onaylı çeviri, vekâletname, imza ve suret onayı) ise valilik ya da kaymakamlıktan şerh alır; 2024'ten beri herhangi bir il ya da ilçeden. Mahkeme kararları, adli sicil belgesi, savcılık yazıları ve noterlikçe düzenlenen ya da onaylanan her belge bu gruptadır.

Ayrımı belgenin konusu değil, imzayı atan makam belirler. Bir boşanma kararı aile hukukuna dair olduğu için değil, mahkemece verildiği için adli sayılır.

Noter onayı apostil kapısını değiştirmez

Bu sayfadaki en pahalı bilgi budur: bir belgeyi notere onaylattığınız anda ortaya noterlik işlemi çıkar, ama o işlemin apostili de adalet komisyonundan değil, valilik ya da kaymakamlıktan alınır: Noterlik Kanunu m.199 noterin imza ve mührünü onaylama yetkisini herhangi bir il ya da ilçenin en büyük mülki amirine verir.

Yani bir diplomanın kendisi valilikten apostil alır; aynı diplomanın noter onaylı çevirisi de valilik ya da kaymakamlıktan alır. İki belge, iki ayrı kapı. Bunu bilmeyen kişi sabah valiliğe gider, öğleden sonra adliyeye yollanır. Noterin onay işleminin ne anlama geldiği noter neyi onaylar sayfasında ayrıca ele alınmıştır.

Bir dosyada iki apostil olabilir

Bazı makamlar hem belgenin aslına hem de çevirisine apostil ister. Bu durumda iki ayrı şerh gerekir ve ikisi de valilik ya da kaymakamlıktan alınır: biri aslın, biri noter onaylı çevirinin üzerine.

İki apostilin gerekip gerekmediği ülkeye ve makama göre değişir. İsviçre kantonlarında bu talep sık görülür; ayrıntı İsviçre rota sayfasındadır. Belçika’da genellikle aslın apostili yeterli sayılır; ayrıntı için bkz. Belçika rotası.

Belgeyi nerede aldıysanız orada apostilleyin

Apostil, belgeyi düzenleyen makamın bulunduğu yerdeki yetkili makamdan alınır. İzmir’deki bir üniversiteden alınan diplomanın şerhi Ankara’dan alınmaz. Bu, şehir dışı belgelerde takvime kargo günü ekler ve planlamayı doğrudan etkiler.

Bir dosyada farklı şehirlerden belgeler varsa adımlar paralel yürütülür; sırayla gidilirse süre katlanır. Geriye doğru planlama yöntemi planlama sayfasında anlatılmıştır.

Elektronik belgede durum

E-Devlet üzerinden alınan barkodlu çıktılar Türkiye içinde geçerlidir, ancak yurt dışına gidecek nüshada makam çoğu zaman ıslak imzalı ve mühürlü belge ister. Bazı belgelerde elektronik apostil uygulaması bulunuyor; hangi belgede kullanılabildiği ve karşı tarafın kabul edip etmediği ayrı sorulardır. Konu elektronik apostil sayfasında ele alınmıştır.

Sık yapılan üç makam hatası

1. Adli sicil belgesini valiliğe götürmek. Belge adliye kaynaklıdır; şerhi adalet komisyonu düşürür.
2. Noter onaylı çeviriyi adliyeye götürmek. Noter onayı işlemi adli kapıya taşımaz; şerh valilik ya da kaymakamlıktan alınır.
3. Belgeyi yanlış şehirde apostillemeye çalışmak. Şerh, belgeyi düzenleyen makamın bulunduğu yerdeki yetkili makamdan alınır; noterlik işlemlerinde 2024'ten beri herhangi bir il ya da ilçe yetkilidir.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Apostil takibi bizim yürüttüğümüz işlerden biridir: belgenin idari mi adli mi olduğunun belirlenmesi, doğru makama başvurulması, şehir dışı belgelerde kargo zincirinin kurulması ve şerhli nüshanın yurt dışına gönderilmesi. Yurt dışındaysanız bunun için vekaletname yeterlidir; Türk konsolosluğunda düzenlenen vekaletname Türkiye’de doğrudan geçerlidir ve kendisine apostil aranmaz. Kalemlerin ayrışması ücretler sayfasındadır.