Kaç nüsha çeviri ve onay gerekir?

“Bir tane yeter herhâlde.” Bu cümle, dosyaların ikinci kez noterliğe gitmesinin en yaygın sebebidir. Nüsha sayısı, işlem başlamadan önce hesaplanması gereken bir sayıdır.

Şerh ve onay nüshaya düşer

Apostil bir belgeye düşer, belgenin türüne değil. İki nüshanız varsa iki ayrı şerh alınır. Aynı şey noter onayı için de geçerlidir: her nüsha ayrı bir işlem, ayrı bir yevmiye numarasıdır.

Yani ikinci nüsha, birincinin fotokopisi değildir; kendi zincirini taşır. Bu, kalem sayısını doğrudan artırır ve takvimi uzatır.

Makam belgeyi iade etmeyebilir

Birçok kurum sunulan belgeyi dosyada tutar ve geri vermez. Konsolosluk işlemleri, nüfus tescilleri, mahkeme dosyaları ve bazı denklik başvuruları böyledir. Belgeyi tek nüsha hazırlayıp o kuruma verirseniz, sonraki işlem için elinizde hiçbir şey kalmaz.

Bu yüzden hesap şu soruyla başlar: bu belge kaç ayrı kuruma sunulacak?

Sayıyı nasıl hesaplarsınız

1. Sunum yapılacak kurum sayısı. Her kuruma bir nüsha.
2. İade edilmeyen kurumlar. Bunlar için ayrı nüsha ayrılır.
3. Kendi arşiviniz. Elinizde kalacak bir nüsha, sonraki işlemlerde zaman kazandırır.
4. Yedek. Yalnız iade etmeyen kurumların bulunduğu dosyalarda anlamlıdır; her belgeye yedek almak gereksiz halka üretir.

Dördüncü maddeye dikkat edin: bu sayfa nüsha çoğaltmayı önermiyor. Gereksiz nüsha da bir kalemdir ve gereksiz işlemler listesinde yer alır.

Asıl, onaylı suret ve çıktı ayrı şeylerdir

Nüsha sayısını hesaplarken hangi tür nüshanın istendiğini de bilmeniz gerekir. Aynı belgenin ıslak imzalı aslı, onaylı sureti ve elektronik çıktısı farklı belgelerdir ve makamlar bunları farklı değerlendirir. Ayrım hangi nüsha isteniyor sayfasında ve asıl mı suret mi sayfasında anlatılmıştır.

Ücret tarafında ne değişiyor

Çeviri kalemi ikinci nüshada yeniden yazılmaz; metin aynıdır. Ama onay ve şerh üçüncü taraf kalemleridir ve her nüshada yeniden doğar. Kesin tutar, belge notere ibraz edildiğinde noterlikçe hesaplanır. Kalemlerin nasıl ayrıştığı ücretler sayfasında, noter kaleminin yapısı noter ücreti sayfasındadır.

Sonradan nüsha eklemek neden zor?

Çünkü zincirin başına dönmeniz gerekir. Yeni nüsha kurumdan temin edilir, şerhi alınır, çevrilir ve onaylanır. Kısa ömürlü belgelerde bu, tarihin de değişmesi demektir; yeni nüsha eskisiyle aynı tarihi taşımaz ve dosyada iki farklı tarihli belge bulunması bazı makamlarda sorulur.

Kurumsal dosyalarda sayı hızla büyür

Şirket dosyalarında aynı belge birden çok muhataba gider: sicil, banka, karşı taraf ve bazen iki ayrı ülkenin makamı. Burada nüsha sayısı bireysel dosyalardaki gibi bir iki değil, kurum sayısı kadar olur ve her nüsha kendi şerh kapısından geçer. Bu yüzden ticari dosyalarda nüsha planı, belge listesinden önce yapılır; ayrıntısı şirket rotası sayfasındadır.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Dosya açarken kaç kuruma sunum yapılacağını ve hangilerinin belgeyi iade etmediğini sorar, nüsha sayısını buna göre yazarız. Gereksiz nüsha önermeyiz; gerekli olanı da sonradan değil baştan planlarız. Kaç nüsha alınacağına ilişkin genel yaklaşım ayrı bir sayfada anlatılmıştır.