Elektronik apostil kabul ediliyor mu?

Elektronik apostil sorusu neredeyse her zaman yanlış soruluyor. Asıl mesele şerhin hukuken geçerli olup olmadığı değildir; asıl mesele belgeyi teslim alacak memurun ekrandan doğrulanan bir şerhi kabul edip etmediğidir. Bunlar iki ayrı sorudur ve ikincisinin cevabı makamdan makama değişir.

Geçerlilik ile kabul aynı şey değil

Bir apostil elektronik olarak düzenlenmiş ve çevrimiçi doğrulanabiliyor olabilir. Bu, belgenin geçerli olduğunu gösterir. Ancak karşınızdaki belediye memuru, kanton bürosu ya da üniversite kayıt birimi kendi iç yönergesi gereği ıslak imzalı ve mühürlü kâğıt isteyebilir. Bu talebi hukuken tartışabilirsiniz; pratikte kaybeden taraf, süresi dolan dosyadır.

Aynı ayrım e-Devlet çıktıları için de geçerlidir. Türkiye içinde sorunsuz kabul edilen barkodlu bir belge, yurt dışında “bu bir çıktı” diye geri çevrilebilir; konu e-Devlet belgesi sayfasında ele alınmıştır.

Türkiye tarafında durum

Türkiye’de bazı belge türleri için elektronik apostil uygulaması bulunuyor ve şerh bir doğrulama kodu ya da karekodla çevrimiçi teyit edilebiliyor. Hangi belgede hangi makam üzerinden kullanılabildiği belge türüne göre değişir ve zaman içinde genişliyor; başvuru gününde geçerli durumu makamın kendi yayınından teyit edin.

Belgenin idari mi adli mi olduğu burada da belirleyicidir, çünkü şerhi düşüren makam değişmez: ayrım apostil makamı sayfasındadır.

Sorulacak cümle

Belirsizliği bitiren şey, doğru sorulmuş tek bir sorudur. Makama şunu yazın:

“Belgemin apostil şerhi elektronik olarak düzenlenmiştir ve üzerindeki doğrulama kodu ile çevrimiçi teyit edilebilmektedir. Dosyamda bu biçimi kabul ediyor musunuz, yoksa ıslak imzalı ve mühürlü kâğıt apostil mi istiyorsunuz?”

Fransızca muhataba aynı soru şu biçimde yazılabilir:

« L’apostille de mon document a été délivrée sous forme électronique et peut être vérifiée en ligne au moyen d’un code de vérification. Acceptez-vous ce format dans mon dossier, ou exigez-vous une apostille papier revêtue d’une signature manuscrite et d’un sceau ? »

Cevabı yazılı saklayın. Neden yazılı olması gerektiği sözlü bilgi sayfasında, teyidin nasıl istendiği yazılı teyit sayfasında anlatılmıştır.

Beş ülkede tipik tablo

Genel eğilim şudur: elektronik başvuru alan sistemler tarama kabul eder, tezgâh üstünde işlem yapan sistemler kâğıt ister. Kanada federal göç dosyaları ve Québec portal başvuruları belgeleri elektronik olarak alır. Belçika belediyeleri, İsviçre kanton büroları ve Lüksemburg’daki bazı birimler işlem sırasında fiziksel belge görmek ister.

Bu bir kural değil, gözlemlenen eğilimdir. Kendi dosyanız için tek geçerli veri, yukarıdaki soruya aldığınız cevaptır.

İki nüsha stratejisi

Cevap gecikiyorsa ve takvim daralıyorsa en az riskli yol, elektronik şerhin yanında ıslak imzalı bir nüshayı da hazırlamaktır. Kâğıt nüsha elektronik olanı geçersiz kılmaz; yalnız bir yedek üretir. Kaç nüsha alınacağı nüsha sayfasında hesaplanmıştır.

Adli sicil belgesinde özel durum

Adli sicil belgesi elektronik ortamdan kolayca alınabildiği için en sık bu soruya konu olan belgedir. Ancak belge adli kaynaklıdır; şerhi adliyedeki adalet komisyonundan alınır ve yurt dışına gidecek nüshada ıslak imza sık istenir. Üstelik belge kısa ömürlüdür: erken alınırsa dosya sırası gelmeden tazeliğini yitirir. İki kural birlikte düşünülür; ayrıntı belge tazeliği sayfasındadır.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Dosyanızda hangi biçimin istendiğini teyit ettirmeden şerh adımını başlatmayız. Kâğıt nüsha isteniyorsa belgeyi ıslak imzalı olarak temin eder, doğru makamdan şerhi aldırır ve kargoyla göndeririz. Elektronik biçim kabul ediliyorsa gereksiz kargo ve bekleme kalemini zincirden çıkarırız.