Gizlilik ve veri güvenliği

Bir tercüme bürosuna verilen belge, çoğu zaman kişinin en hassas kâğıdıdır: doğum kaydı, mahkeme kararı, sağlık raporu, banka yazısı. Bu sayfa, o belgenin bize ulaştığı andan imha edildiği ana kadar hangi kurallara tabi olduğunu anlatır. Anlatım genel vaatlerle değil, uyguladığımız kurallarla kurulmuştur.

Belgenize kimler erişir

Erişim, işin görülmesi için gerekli olan kişilerle sınırlıdır: işi yürüten çevirmen, onay zincirini takip eden personel ve gerektiğinde muhasebe. Erişim yetkileri kişiye göre tanımlanır ve kayda geçer. Belgeyi görme ihtiyacı olmayan bir personelin dosyaya erişimi bulunmaz; bu, gizlilik vaadi değil, yetki tanımının kendisidir.

Serbest çalışan çevirmenlerle çalışıldığında bu kişiler veri işleyen sıfatını taşır. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 12. maddesinin ikinci fıkrası uyarınca veri sorumlusu, veri işleyenle müştereken sorumludur. Bu nedenle zincire giren her çevirmenle veri işleyen sözleşmesi ve yazılı gizlilik taahhütnamesi imzalanır.

Makine çeviri ve dil modeli arayüzleri kuralı

Müşteri belgeleri, genel kullanıma açık ücretsiz makine çeviri servislerine ve büyük dil modeli web arayüzlerine yüklenmez. Bu kural belgenin türüne bakmaz; sıradan bir nüfus kayıt örneği için de geçerlidir. Kural, ekibin tamamını ve serbest çalışan çevirmenleri de bağlar ve taahhütnamede açıkça yazılıdır.

Gerekçesi tek bir sebep değil, aynı anda üçüdür:

1. Hukuka aykırı yurt dışı aktarım. Bu servislerin altyapısı yurt dışındadır. Belge yüklendiği anda kişisel veri yurt dışına aktarılmış olur; üstelik Kanunun 9. maddesinin aradığı güvence — yeterlilik kararı ya da usulüne uygun bir standart sözleşme — olmaksızın. Aktarım rejimi ayrı sayfada anlatılmıştır.
2. Özel nitelikli veri ihlali. Yüklenen belge bir sağlık raporu ya da adli sicil kaydıysa, Kanunun 6. maddesindeki ağırlaştırılmış rejim doğrudan ihlal edilir. Bu kategoride ayrı rıza ve ek güvenlik önlemleri zorunludur; özel nitelikli veri sayfasına bakın.
3. Veri güvenliği ihlali. Kanunun 12. maddesi, veri sorumlusundan uygun güvenlik düzeyini sağlamasını ister. Genel kullanıma açık bir arayüze yükleme, erişim kaydı, saklama süresi ve imha üzerindeki denetimi tümüyle ortadan kaldırır; girdilerin hizmet geliştirme amacıyla işlenebildiği kullanım şartları da vardır.

Bu üç başlığın her biri için mevzuatta ayrı idari para cezası öngörülmüştür; ancak asıl mesele ceza değil, geri alınamayan bir aktarımdır. Bir kez yüklenen belge geri çağrılamaz.

Kurumsal, sözleşmeye bağlanmış ve veri işleyen sıfatı tanımlanmış çeviri teknolojisi araçları bundan ayrı değerlendirilir: bunlar için aktarım envanteri tutulur ve gerekli güvenceler sağlanır. Ayrım, aracın yapay zekâ kullanıp kullanmaması değil, sözleşme ve denetim zincirinin bulunup bulunmamasıdır.

Teknik ve idari önlemler

• Belge dosyalarının şifreli ortamda saklanması ve erişim kayıtlarının tutulması.
• Rol bazlı yetkilendirme; personel ayrıldığında yetkilerin gecikmeksizin kapatılması.
• Özel nitelikli veri içeren işlerin ayrı iş akışında yürütülmesi.
• Site trafiğinin şifreli bağlantı üzerinden taşınması ve yönetim arayüzüne erişimin sınırlanması.
• Personel ve serbest çalışanlardan yazılı gizlilik taahhüdü alınması.

Saklama ve imha

Dosyalar, işin görülmesi için gerekli süre ile mevzuatın öngördüğü asgari saklama süreleri boyunca saklanır. Süre dolduğunda dosya silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir; elektronik posta ekleri de bu işlemin kapsamındadır. Saklama yükümlülüğü bulunmayan kalemler için daha erken imha talep edebilirsiniz. Talep yolu başvuru formu sayfasındadır.

Ne vaat etmiyoruz

“Verileriniz hiçbir koşulda üçüncü kişilerle paylaşılmaz” türünden cümleler kurmuyoruz, çünkü doğru değiller: noter onayı istiyorsanız belge noterliğe ibraz edilir, apostil istiyorsanız yetkili idareye gider, kargo istiyorsanız taşıyıcıya teslim edilir. Yurt dışında barındırılan bir elektronik posta hizmeti kullanılıyorsa aktarım gerçekleşir. Aydınlatma metninde yanlış bilgi vermek başlı başına bir ihlaldir; bu yüzden gerçek zinciri aydınlatma metninde tek tek yazıyoruz.

İhlal hâlinde ne yapılır

Bir veri ihlali tespit edilirse olay kayda alınır, etkilenen veri ve kişiler belirlenir, Kanunun öngördüğü bildirimler ilgili kişilere ve Kuruma yapılır. Bildirimin usulü ve süresi mevzuatta düzenlenmiştir ve bu nokta yayın öncesinde ayrıca kontrol edilecektir.

Sizin tarafınızda alabileceğiniz önlemler

Belgeyi sipariş akışındaki yükleme alanından gönderin; genel mesajlaşma uygulamaları üzerinden gönderilen dosyanın nerede saklandığını denetleyemeyiz. Hedef makamın istemediği belgeyi eklemeyin. Teslim aldığınız çeviriyi kendi cihazınızda korumasız bir klasörde bırakmayın. Sipariş ve çalışma akışının hangi adımında hangi belgenin gerektiği çalışma akışı sayfasında anlatılmıştır.

Bu sayfa bilgilendirme amaçlıdır ve mevzuatın resmî metninin yerine geçmez; yayın öncesinde hukuk danışmanı incelemesinden geçirilecek, atıf yapılan hükümler birincil kaynaktan teyit edilecektir.