Belge tazeliği: hangi belge ne kadar geçerli?

“Bu belge ne kadar geçerli?” sorusunun cevabı çoğu zaman belgede yazmaz. Çünkü belgelerin büyük bölümünün yasal bir geçerlilik süresi yoktur; süreyi belgeyi isteyen makam koyar.

İki grup: eskiyen ve eskimeyen

Bütün planlama bu ayrımın üstüne kurulur.

• Eskimeyen belgeler: diploma, transkript, kesinleşmiş mahkeme kararı, doğum kaydı. Bunların içeriği değişmez; bir kez alınır, şerhlenir ve dosya boyunca kullanılır.
• Eskiyen belgeler: adli sicil, bekârlık ya da evlenme ehliyeti belgesi, güncel nüfus kayıt örneği, borcu yoktur yazısı, banka ve gelir belgeleri, ticaret sicil tasdiknamesi. Bunlar bir andaki durumu gösterir ve o an geçer.

Eskimeyen belgeler zincirin başına, eskiyenler sonuna konur. Bu tek kural, sıra hatalarının büyük bölümünü ortadan kaldırır; sonuçları yanlış sıra sayfasındadır.

Tazelik ölçüsünü kim koyar?

Makam koyar ve ölçü kurumdan kuruma değişir. Aynı adli sicil belgesi bir dosyada kabul edilirken diğerinde “daha yeni tarihli olsun” denerek geri çevrilebilir. Bu keyfî değildir: kurum, bilginin ne kadar güncel olması gerektiğine kendi işine göre karar verir.

Bu yüzden tazelik ölçüsü tahmin edilmez, sorulur. Belge listesini isterken her belgenin yanına “ne kadar yeni olmalı?” sorusunu ekleyin; ifadeleri yazılı teyit sayfasında hazır verilmiştir.

Şerh ve çeviri de belgeyle birlikte eskir

Apostilin kendi süresi yoktur, noter onayının da yoktur. Ama ikisi de altındaki belgeye bağlıdır. Belge yenilendiğinde şerh ve çeviri de yenilenir; eski belgenin şerhini yeni nüshaya aktaramazsınız.

Bunun maliyeti üç kalemdir: yeni belge, yeni şerh, yeni çeviri. Kısa ömürlü belgeleri erken almanın gerçek bedeli budur.

Sayı vermiyoruz, çünkü sayı yanıltır

İnternette bu belgeler için kesin süreler yazan çok sayfa var. Bu sayfa yazmıyor, çünkü ölçü makama göre değişiyor ve sabit bir sayı okurun yanlış planlamasına sebep oluyor. Doğru cümle şudur: dosyanızı bağlayan süre, makamın kendi yayınında ya da yazılı cevabında geçen süredir.

Ülke bazında takvim örnekleri Québec, Kanada, Belçika, İsviçre ve Lüksemburg sayfalarındadır.

Dosya beklerken belge eskirse

Uzun süren başvurularda belgeler dosya incelemedeyken eskiyebilir. Kurum çoğu zaman güncel nüsha ister ve bu, dosyanın reddi değil, bir ek belge talebidir. Ne yapılacağı belge güncelleme sayfasında ve ek belge talebi sayfasında anlatılmıştır.

Tazelik ile geçerlilik aynı şey değil

İki kavram sürekli karışıyor. Geçerlilik, belgenin hukuken hüküm ifade edip etmediğidir; mahkeme kararı kesinleştikten sonra süresiz geçerlidir. Tazelik ise makamın “bu bilgi ne kadar güncel” sorusudur ve belgenin geçerliliğiyle ilgisi yoktur.

Bir adli sicil belgesi düzenlendiği gün için doğrudur ve hiçbir zaman “geçersiz” hâle gelmez; yalnız güncelliğini yitirir. Bu ayrımı bilmek, gişede yaşanan tartışmaların çoğunu bitirir: makam belgenin doğruluğunu değil, güncelliğini sorgulamaktadır.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Dosya açarken belgeleri bu iki gruba ayırır, kısa ömürlü olanların alınacağı haftayı son teslim tarihinden geriye sayarak belirleriz. Belge dosya sırasında eskirse yeniden temin, şerh ve çeviri zincirini kısa yoldan kurarız. Yöntemin tamamı geriye doğru planlama sayfasındadır.