Belge takvimi: hangisi ne zaman alınmalı?

Belge toplamanın bir sırası vardır ve bu sıra maliyeti doğrudan belirler. Yanlış sırayla çalışan dosyalarda aynı belge iki kez alınır, iki kez çevrilir, bazen iki kez gönderilir.

Sıra tek bir ayrımdan çıkar: belgeler eskiyenler ve eskimeyenler diye ikiye ayrılır. Bu ayrımı yaptığınızda takvim kendiliğinden ortaya çıkar.

Eskimeyenler baştan hazırlanır

Diploma, transkript, ders içerikleri, doğum belgesi aslı, evlenme ve boşanma kararı gibi belgeler geçmiş bir olayı anlatır ve içerikleri değişmez. Bunları erkenden hazırlamanın sakıncası yoktur; üstelik en uzun süren belgeler de çoğunlukla bu gruptadır.

Üniversiteden mühürlü transkript istemek, ders içeriklerini toplamak ve kurumun belgeyi doğrudan göndermesini sağlamak haftalar alabilir. Bu işleri dosyanın başında başlatmak gerekir; mühürlü transkript sayfasında yöntem anlatılmıştır.

Kısa ömürlüler sona bırakılır

Adli sicil, banka yazısı, bekârlık belgesi, güncel nüfus kayıt örneği ve sağlık raporu, düzenlendikleri andaki durumu gösterir. Bu yüzden hepsinin kullanım penceresi dardır. Erken alınan bir adli sicil, dosya değerlendirmeye ulaştığında güncelliğini yitirmiş olur.

Dil sınavı da bu mantıkla planlanır: sonuçların geçerlilik süresi vardır. Tazelik kuralının bütünü belge tazeliği sayfasında anlatılmıştır.

Geriye doğru planlama

Doğru yöntem, teslim tarihinden geriye doğru saymaktır. Önce belgenin makama ulaşması gereken tarihi yazarsınız; sonra kargo süresini, gerekiyorsa apostil süresini, belgenin temin süresini ve çeviri süresini geriye doğru çıkarırsınız. Kalan tarih, işe başlamanız gereken gündür.

Yöntemin ayrıntısı geriye doğru planlama sayfasındadır. Sıra hatasının ne kaybettirdiği ise bu sayfada örneklenmiştir.

Fiziksel zincir süreyi uzatır

Dijital yükleme yapılsa bile bazı belgeler ıslak imzalı olarak yurt dışına gider. Kargo süresi, gümrük ve teslim adresindeki gecikmeler takvimin görünmeyen kalemleridir. Apostil gerekiyorsa makam randevusu da eklenir.

Apostilin her dosyada gerekmediğini hatırlatalım: Kanada ve Québec göç dosyalarında çoğu zaman istenmez, meslek odası ve üniversite dosyalarında karşınıza çıkar. Ne zaman gerektiği apostil sayfasında yazılıdır.

Davet gelmeden çeviri yaptırmayın

Niyet beyanı aşamasında belge yüklenmez; belgeler davetten sonra istenir. Erken çeviri, dosya açılmadan aylar önce para harcamak demektir ve beyan ettiğiniz bilgiler değişirse çeviri de kullanılamaz hâle gelir.

Çevirinin hangi tarafta yaptırılacağı da bu aşamada netleşir; karar tablosu bu sayfadadır.

Takvimi bozan üç durum

1. Yurt dışından belge gerekmesi. Başka bir ülkede uzun süre yaşadıysanız oradan gelecek adli sicil, takvimin en uzun kalemi olabilir.
2. Kurumun belgeyi doğrudan göndermesi şartı. Bu durumda süre sizin değil kurumun elindedir.
3. Ek belge talebi. Verilen süre kısadır; Türkiye’den yeni belge getirtmek bu süreye çoğu zaman sığmaz.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Takvimin Türkiye tarafındaki kalemlerini biz yürütüyoruz: nüfus ve adli sicil belgelerinin doğru zamanda temini, üniversiteden mühürlü transkript ve ders içerikleri istenmesi, gerekiyorsa apostil şerhinin düşürülmesi ve ıslak imzalı nüshaların gönderimi. Bu işler çeviriden bağımsız yürür ve genelde çeviriden uzun sürer.