Yanlış sıra ne kaybettirir?

Sıra hatası dosyayı bozmaz; onu yalnız pahalılaştırır ve geciktirir. Aşağıdaki dört durum, bu bölümdeki bütün uyarıların neden var olduğunu tek tek gösteriyor.

Birinci: çeviri önce yapıldı, şerh sonra geldi

En yaygın hata budur. Belge alınır, hemen çevrilir, sonra apostil için makama gidilir. Şerh belgeye eklendiğinde elinizde, üzerinde çevrilmemiş bir metin bulunan bir dosya olur.

Sonuç: çeviri geçersiz sayılmaz ama eksiktir. Makam şerhin de çevrilmesini isterse çeviri yenilenir ve gerekiyorsa noter onayı ikinci kez alınır. Kural, onay zinciri sayfasında tek cümleyle verilmiştir: tasdikler belgeye metin ekler, çeviri en son gelir.

İkinci: yanlış kapıya gidildi, gün kayboldu

İdari belge sanılıp valiliğe götürülen adli sicil belgesi ya da noter onaylı olduğu için artık adliyeye ait olan bir çeviri, ilk gidişte şerh alamaz. Belge zarar görmez, ancak şehir dışından gönderilen dosyalarda bu, bir gidiş bir dönüş kargo demektir.

Ayrım apostil makamı sayfasında anlatılmıştır ve tek bir cümleye iner: kapıyı belgenin konusu değil, imzayı atan makam belirler.

Üçüncü: noterlik sonradan değişti, çeviri yeniden yapıldı

Çeviri bir yerde yaptırılır, sonra işlemin yapılacağı makamın yakınındaki bir noterlikte onay istenir ve onay verilemez. Çünkü tercümanın yemin zaptı yalnız zaptın alındığı noterlikte geçerlidir.

Sonuç: aynı metin, aynı belge, ikinci kez çevrilir. Bağın nereden geldiği yemin zaptı sayfasında anlatılmıştır. Bu hatayı önleyen tek soru şudur: onay hangi noterlikte alınacak?

Dördüncü: kısa ömürlü belge zincirin başında alındı

Adli sicil, bekârlık ya da borcu yoktur yazısı gibi belgeler dosyanın en başında alınır, şerhlenir, çevrilir ve onaylanır. Zincirin diğer halkaları tamamlanana kadar haftalar geçer ve belgenin tazeliği kabul edilemeyecek kadar geriye düşer.

Bu durumda kaybedilen tek bir belge değildir: o belgeye bağlı şerh ve çeviri de birlikte gider. Ömür farkı belge tazeliği sayfasında, çözümü geriye doğru planlama sayfasındadır.

Beşinci ve en sessizi: randevu kaçtı

Belediye nikâh randevusu, konsolosluk görüşmesi ya da tapu işlemi tarihli bir kapıdır. Dosyanın bir halkası eksik kaldığında randevu ertelenmez, düşer. Yeni randevu genellikle haftalar sonrasına verilir ve o tarihe kadar kısa ömürlü belgeler de yenilenmek zorunda kalır.

Yani tek bir eksik halka, zincirin tamamını ikinci kez kurdurabilir. Bu, sıra hatasının en pahalı biçimidir.

Hataların ortak kaynağı

1. Makamın ne istediği yazılı öğrenilmedi; bkz. yazılı teyit.
2. Zincir sonundan değil başından kuruldu.
3. Nüsha sayısı baştan belirlenmedi; bkz. kaç nüsha gerekir.
4. Gereksiz halkalar eklendi; bkz. gereksiz işlemler.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Dosya açılırken sırayı yazılı olarak kurarız: hangi halka kimde, hangi hafta ve hangi makamda. Bizden kaynaklanan bir sıra hatası olursa düzeltmeyi kendi hesabımıza yaparız. Makamın kendi uygulamasını değiştirmesinden ya da tarafınıza sözlü verilmiş bilgiden doğan durumlarda ise yapabileceğimiz şey zinciri en kısa yoldan yeniden kurmaktır.