Randevudan geriye doğru planlama

Çoğu kişi dosyayı bugünden ileriye doğru kurar: “önce şunu alayım, sonra çevirtirim.” Bu yöntem kısa ömürlü belgeleri hep en başa iter ve dosya sonunda eskimiş belgeyle kalır. Doğrusu tersidir.

Çıpa: değişmeyen tarih

Her dosyada değiştiremeyeceğiniz bir tarih vardır: nikâh randevusu, konsolosluk görüşmesi, başvuru portalının son günü, tapu randevusu ya da bir kurumun ilan ettiği dosya kapanış tarihi. Planlama bu tarihten başlar.

Çıpa yoksa planlama da yoktur; “bir ara göndereceğim” diyen dosyalarda kısa ömürlü belgeler düzenli olarak boşa gider.

Geriye doğru altı adım

1. Son tarih. Belgenin makamda olması gereken gün.
2. Gönderim payı. Yurt dışına giden ıslak imzalı nüsha için gerçekçi bir kargo süresi; gümrük ve teslim denemeleri buna dâhildir.
3. Dosya hazırlığı. Nüshaların ayrılması, sıralama ve kontrol.
4. Çeviri payı. Metnin hacmine ve dil çiftine göre.
5. Onay ve şerh payı. Noterlik randevusu ve şerh makamının işlem takvimi.
6. Temin payı. Belgenin kurumdan çıkması; şehir dışıysa kargo süresi eklenir.

Bu altı adımı geriye doğru toplarsanız, belgeleri hangi hafta temin etmeniz gerektiğini bulursunuz. Teslim süresinin nasıl hesaplandığı ayrı bir sayfada anlatılmıştır; bir hesaplama aracı teslim tarihi sayfasındadır.

Paralel yürüyen halkalar

Zincirin bütün halkaları arka arkaya dizilmek zorunda değildir. Farklı kurumlardan gelen belgeler aynı anda istenir; farklı şehirlerdeki şerh başvuruları aynı hafta yürütülür. Sıraya girmek zorunda olan tek şey, aynı belgenin kendi halkalarıdır: temin, şerh, çeviri.

Bu yüzden toplam süre, halkaların toplamı değil, en yavaş kolun süresidir. Dört belgelik bir dosya, dört kat uzun sürmez.

Yedek gün bırakın

Planın içine bir tampon koymayan dosyalar ilk aksaklıkta çöker. Aksaklık listesi kısadır ve tekrarlanır: kurumdan eksik nüsha çıkması, şerh makamında yoğunluk, noterlik randevusunun dolu olması, kargonun adres nedeniyle gecikmesi.

Tampon, plandaki en belirsiz halkanın yanına konur. Belirsizlik çoğu dosyada makam takvimindedir; çeviri süresi öngörülebilir olan tek kalemdir.

Kısa ömürlü belgenin yeri kendiliğinden çıkar

Geriye doğru planlamanın en büyük faydası budur: adli sicil, bekârlık belgesi ya da sicil tasdiknamesi gibi belgeler, hesabın sonunda doğru haftaya oturur. İleriye doğru planlamada bu belgeler hep ilk haftaya düşer ve teslim gününde yaşlanmış olur. Ömür ayrımı belge tazeliği sayfasındadır.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Dosya açarken çıpa tarihini sorar ve takvimi geriye doğru kurarız: hangi belge hangi hafta, hangi makamda, kimin elinde. Kontrol listesini paylaşırız; bir aracı kontrol listesi oluşturucu sayfasında bulabilirsiniz. Makamların işlem takvimi bizim kontrolümüzde değildir; yaptığımız iş, kontrol edilebilen halkaları öngörülebilir kılmak ve gecikme çıktığında sizi zamanında haberdar etmektir.