Apostil: frankofon ülkelerde nasıl işler?

Apostil, bir belgedeki imzanın ve mührün gerçekliğini, imzalayanın sıfatını uluslararası kabul gören tek bir şerhle doğrulayan işlemdir. Yaptığı şey budur; belgenin içeriğinin doğru olduğunu söylemez, belgeyi çevirmez, belgenin hedef makamda kabul edileceğini de göstermez.

Sözleşmenin tarafı olmak ne değiştirir

Apostil, 1961 tarihli Lahey Sözleşmesi’nden gelir. Türkiye bu sözleşmenin tarafıdır ve bu sitenin ilgilendiği beş ülke de taraftır: Belçika, Fransa, İsviçre, Lüksemburg ve Kanada. Kanada sözleşmeye sonradan katılmıştır; sözleşme Kanada bakımından 11 Ocak 2024’te yürürlüğe girmiştir.

Taraf olmanın tek ve somut sonucu şudur: konsolosluk tasdiki zinciri ortadan kalkar. Belge, valilik ya da adalet komisyonundan apostil aldıktan sonra Dışişleri Bakanlığı’na ve hedef ülkenin Türkiye’deki temsilciliğine götürülmez. Tek şerh yeter. Bu zincirin hangi durumlarda hâlâ işlediği Dışişleri tasdiki sayfasında anlatılmıştır.

Neyi değiştirmez

Apostil dört şeyi değiştirmez ve yanlış anlamaların çoğu buradan çıkar:

• Çeviri zorunluluğunu. Apostilli belge de hedef makamın dilinde sunulur. Şerhin kendisi de çeviriye dâhildir.
• Çeviriyi kimin yapacağını. Belçika sicile kayıtlı çevirmeni, Québec kendi meslek düzenine kayıtlı çevirmeni ister; apostil bu kuralı esnetmez.
• Belgenin içeriğinin kabulünü. Apostil imzayı doğrular, beyanı değil. Makam belgeyi içerik yönünden yine değerlendirir.
• Belgenin tazeliğini. Apostilin kendi süresi yoktur ama altındaki belgenin ömrü vardır; makam “son altı ay içinde alınmış” diyorsa apostil bunu uzatmaz.

Apostil belgenin parçasıdır

Şerh belgenin üzerine basılır ya da belgeye eklenerek mühürle birleştirilir. Bu yüzden çeviri kapsamına girer: başlık, seri numarası, düzenlendiği yer ve tarih, imzalayanın adı ve sıfatı, mühür metni çevrilir.

Pratik sonucu şudur: apostil alınmadan yaptırılan çeviri eksiktir. Sıra kuralının kaynağı da budur; ayrıntısı yanlış sıra sayfasında yazılıdır.

Hangi belgeler apostil kapsamı dışındadır

Sözleşme her belgeyi kapsamaz. Diplomatik ya da konsolosluk memurlarınca düzenlenen belgeler ile doğrudan ticari veya gümrük işlemlerine ilişkin idari belgeler kapsam dışındadır. Bunun günlük karşılığı şudur: konsolosluğunuzda düzenlenen vekaletnameye apostil aranmaz ve aranamaz; bazı gümrük ve menşe belgeleri için ayrı bir tasdik yolu izlenir.

Yurt dışındaki Türk konsolosluğunda düzenlenen vekaletname zaten Türkiye’de doğrudan geçerlidir. Bu belgeye apostil aramak, gereksiz işlemler listesinin başında gelir.

Apostilden kaçınmanın yasal yolu: çok dilli belge

Nüfus müdürlüğünden alınabilen bazı belgeler çok dilli düzenlenebilir ve Fransızca sütun içerir. Bu belgeler, dayandıkları uluslararası düzenlemeye taraf ülkelerde apostilsiz ve çevirisiz kabul edilir. Belçika, Fransa, İsviçre ve Lüksemburg bu düzenlemenin tarafıdır; Kanada değildir.

Yani Avrupa ayağındaki dosyalarda doğum ve evlenme kayıtları için apostil ve çeviri kaleminin tamamı düşebilir. Kanada ve Québec dosyalarında bu yol kapalıdır. Ayrıntı çok dilli belge sayfasında, nereden alınacağı temin sayfasındadır.

Beş ülkenin uygulaması aynı değil

Hepsi taraf olsa da makamların günlük uygulaması ayrışır. Kanada federal göç dosyalarında apostil çoğu zaman istenmez; aynı belge Kanada’da bir eyalet nüfus kaydına işlenecekse istenir. Belçika belediyeleri apostili düzenli olarak arar. İsviçre’de kanton belirler. Lüksemburg’da belge dili ve apostil sırası birlikte sorulur.

Bu yüzden “ülke taraf, o hâlde apostil yeterlidir” cümlesi yanlıştır. Doğru cümle şudur: apostil mümkündür, gerekli olup olmadığını isteyen makam söyler.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Apostil şerhini makam düşürür; biz belgeyi doğru makama, doğru nüshayla ve doğru sırada götürürüz. İdari belge mi adli belge mi olduğunun ayrımı, noter onayının şerhin makamını nasıl değiştirdiği ve çok dilli nüsha alınabiliyorsa hangi kalemlerin gereksizleştiği bu takibin parçasıdır. Belgeyi çok dilli almak mümkünse bunu söyleriz; işlem sayısını azaltmak da işin bir parçasıdır.