İğnelenmiş dosya neden açılmaz?

Noterlikten ya da apostil makamından aldığınız dosya, sayfaları iğne veya şeritle birleştirilmiş ve birleşim yeri mühürlenmiş hâlde teslim edilir. Bu, düzenli görünsün diye yapılmış bir ciltleme değildir. Birleşim, işlemin hangi sayfaları kapsadığını gösteren bir kanıttır.

Birleşim neyi kanıtlar

Onay şerhi belirli bir metin için verilir. Sayfalar birbirinden ayrılabilirse, şerhin hangi metni kapsadığı belirsizleşir: araya sayfa eklenebilir, sayfa çıkarılabilir. Mühür tam da bunu engellemek için birleşim noktasına basılır.

Bu yüzden sökülmüş bir dosya, karşı makam için artık “onaylanmış bir bütün” değildir. Kimse belgeyi sahte saymaz; ama işlemin kapsamı gösterilemediği için belge yeniden düzenlenir.

En sık yapılan hata: fotokopi için sökmek

Bütünlük genellikle kötü niyetle değil, pratik bir refleksle bozuluyor. Kişi belgeyi taramak ya da fotokopi çekmek için iğneyi çıkarıyor, işi bitince geri takıyor. Mühürlü birleşim bir kez bozulduğunda geri takmak onarmaz; mühür artık kesintili görünür.

Doğru yöntem şudur: dosya sökülmeden, sayfalar tek tek düzleştirilerek taranır. Kapaklı tarayıcı yerine düz camlı tarayıcı ve elle bastırma yeterlidir. Tarama kalitesi kuralları tarama sayfasında ayrıntılıdır.

Apostil şerhi de aynı kurala tabidir

Şerh belgeye basılabildiği gibi ek bir sayfa olarak da düzenlenip belgeye iliştirilebilir. İkinci durumda şerh sayfasıyla belge arasındaki birleşim, onay şerhindeki mühürle aynı işlevi görür. Şerh sayfasını ayırmak, apostili belgeden koparmak anlamına gelir.

Apostilin belgenin parçası olması bu yüzden yalnız hukuki bir ifade değil, fiziksel bir gerçektir; konu apostil sayfasında ele alınmıştır.

Çeviri ile aslın birleşimi

Noter onaylı çeviride genellikle üç parça bir arada bulunur: belgenin sureti, çeviri metni ve onay şerhi. Üçü tek bir bütündür ve bu bütün dosyaya olduğu gibi konur. Çeviriyi aslından ayırıp ayrı ayrı sunmak, birçok makamda eksiklik sayılır.

Elektronik başvurularda bu düzen dosya sıralamasıyla korunur: her çeviri, çevirdiği belgenin ardına yerleştirilir. Düzenin nasıl kurulacağı dosya düzeni sayfasında anlatılmıştır.

Bütünlük bozulduysa ne yapılır

1. Onarmaya çalışmayın. Yeniden iğnelemek, bant çekmek ya da zımbalamak durumu daha kötü gösterir.
2. İşlemi yeniden yaptırın. Noter onayı söz konusuysa çeviri ve onay yeniden düzenlenir; apostil söz konusuysa şerh yeni nüshaya alınır.
3. Nüsha sayısını gözden geçirin. Aynı belgeyi birden fazla makama sunacaksanız baştan ayrı nüshalar alın; bir nüshayı bölmeye çalışmak bu hataya yol açar.

Kaç nüsha gerektiğinin hesabı nüsha sayfasında, gönderim sırasında belgenin nasıl korunacağı kargo sayfasında anlatılmıştır.

Kargoda ve saklamada

Islak imzalı dosya katlanmaz, delinmez ve klasöre takılmak için zımbalanmaz. Sert zarf ya da karton dosya kullanılır; nem ve ısı mühür mürekkebini bozabilir. Yurt dışına giden gönderilerde belgenin ayrıca taranıp saklanması, kaybolma hâlinde işlemi baştan kurmayı kolaylaştırır.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Belgeyi teslim ederken bütünlüğü bozulmayacak biçimde paketleriz ve dosyanın taranmış nüshasını size ayrıca iletiriz; böylece kâğıdı açmanız gereken bir sebep kalmaz. Birden fazla makama sunum yapılacaksa nüsha sayısını baştan planlarız, çünkü onaylı bir bütünü sonradan bölmek mümkün değildir.