Belgeyi nasıl taramalısınız?

Tarama, dosyanın en önemsiz görünen ve en çok gün kaybettiren adımıdır. Okunmayan bir mühür ya da kesilmiş bir kenar, çeviriyi durdurmaz; onun yerine bir soru yazışması başlatır ve o yazışma çoğu zaman bir iş gününden uzun sürer.

Neden bu kadar belirleyici

Resmî belgede bilginin bir bölümü kenarlardadır: mühür yazısı, kaşe, derkenar, şerh ve el yazısıyla yazılmış tarih ile numara. Bu alanların hepsi çevrilir. Okunmayan bir alan çeviride boş bırakılamaz; ya sorulur ya da not olarak gösterilir. İkincisi bazı makamlarda eksiklik sayılır.

Aktarım kapsamının tamamı aktarım sayfasında, okunamayan alanların nasıl gösterildiği çevirmen notu sayfasında yazılıdır.

Çözünürlük ve renk

300 dpi, resmî belge için makul bir alt sınırdır; el yazısı ve küçük punto mühür metni bulunan belgelerde daha yükseği işe yarar. Tarama renkli yapılmalıdır: mühür ve kaşe çoğu zaman mavi ya da kırmızıdır ve gri tonlamada zeminle karışır.

Siyah beyaz tarama dosya boyutunu küçültür ama ayrıntıyı siler. Boyut sorunsa çözüm renk derinliğini değil, sıkıştırmayı ayarlamaktır.

Tam sayfa, kırpma yok

Belgenin dört kenarı da görünmelidir. Kenardan kırpılan tarama iki şeyi gizler: derkenarları ve sayfanın gerçek boyutunu. İkincisi, sayfa sayımını ve bazı makamlarda biçim kontrolünü etkiler.

Katlanmış, delinmiş ya da zımbalanmış belgeleri düzleştirmeden taramayın; kıvrım gölge üretir ve gölgeli alanlar metin çıkarmada kaybolur.

Arka yüzler ve ekler

Boş görünen arka yüzler de taranır. Sebebi basit: “boş” olduğunu gören taraf siz olamazsınız, çünkü bazı belgelerde arka yüzde şerh, kayıt numarası ya da onay kaşesi bulunur. Çok sayfalı belgelerde sayfa sırası korunur ve hiçbir sayfa atlanmaz.

Belgeye iliştirilmiş ekler, kapak yazıları ve onay şerhleri de aynı dosyaya konur. Zincirin fiziksel bütünlüğünün neden korunduğu bütünlük sayfasında anlatılmıştır.

Telefonla tarama

Tarayıcı yoksa telefon işe yarar, ama fotoğraf çekmek yerine tarama uygulaması kullanın: kenar algılama ve perspektif düzeltme, eğri çekilmiş sayfayı okunur hâle getirir. Dört kural yeter:

• Belgeyi düz ve tek renkli bir zemine koyun; zemin belgeden koyu olsun.
• Doğrudan üstten, gölgesiz ve yayılmış ışıkta çekin; tepe lambası gölge düşürür.
• Flaş kullanmayın; parlama mühür metnini siler.
• Çektikten sonra kendi telefonunuzda yakınlaştırıp mührü ve el yazısını okumayı deneyin.

Son madde en işe yarayanıdır: siz okuyamıyorsanız çevirmen de okuyamaz.

Dosya biçimi ve adlandırma

Her belge tek bir PDF dosyası olsun ve sayfaları sırayla içersin. Beş belgeyi tek dosyada birleştirmek de, bir belgeyi beş ayrı görüntüye bölmek de hata üretir. Dosya adına belgenin adını ve tarihini yazmak, çok kalemli dosyalarda karışıklığı doğrudan azaltır.

Belgelerin nasıl iletileceği ve saklanacağı belgeleriniz nasıl işleniyor sayfasında anlatılmıştır; müşteri belgesi dışa açık makine çeviri servislerine yüklenmez.

Tarama neyi değiştirmez

İyi bir tarama, ıslak imzalı nüsha ihtiyacını ortadan kaldırmaz. Noterlik ve apostil aşamaları belgenin kendisiyle yürür; tarama yalnız çeviri, teklif ve planlama için kullanılır. Nüsha türleri arasındaki fark nüsha sayfasında ayrılmıştır.

Kanada yönündeki dosyalarda tarama beklentileri ayrıca ele alınıyor: Kanada belge tarama sayfası. Taramanın süre üzerindeki etkisini teslim süresi sayfasından görebilirsiniz.