Çeviride neler aynen aktarılır?

Resmî belge çevirisi, bir metnin başka dile aktarılması değildir; bir belgenin aktarılmasıdır. Belgeyi belge yapan şeylerin çoğu gövde metninin dışındadır: mühür, kaşe, numara, tarih, imza yeri, arka yüz şerhi. Bunlar süs değil, belgenin kimliğidir.

Mühür ve kaşe metinleri

Yuvarlak mühürlerin çevresindeki yazı ve dikdörtgen kaşelerin içindeki metin çeviriye girer. Bunlar çoğu zaman kurumun tam adını, birimini ve bazen bir sicil numarasını taşır; makam belgenin hangi birimden çıktığını buradan görür.

Mührün kendisi çizilmez ya da taklit edilmez. Çeviride mührün bulunduğu yer belirtilir ve içindeki metin aktarılır. Terimin Fransızca karşılıkları mühür ve kaşe sayfasında ayrılmıştır.

Şerhler ve derkenarlar

Nüfus kayıtlarında kenara düşülen açıklamalar, mahkeme kararlarında kesinleşme şerhi, diplomalarda arka yüzdeki onaylar belgenin hukuki durumunu değiştirir. Bir boşanma kararının kesinleşme şerhi olmadan sunulması, kararın kendisinin sunulmamasıyla aynı sonucu doğurabilir.

Bu yüzden derkenarlar çeviride ayrı ayrı gösterilir. Fransızca belgelerdeki karşılığı mention marginale sayfasında anlatılmıştır.

Numaralar, tarihler ve barkodlar

Yevmiye numarası, seri numarası, kayıt numarası, belge tarihi, düzenlenme yeri ve barkod altındaki doğrulama açıklaması aktarılır. Bunlar makamın belgeyi doğrulamak için kullandığı alanlardır; eksik bırakılan tek bir kayıt numarası doğrulamayı imkânsız kılar.

Sayılar dönüştürülmez, biçimleri karışıklık yaratmayacak şekilde yazılır. Tarih ve isim yazımının nasıl kurulduğu isim ve tarih sayfasında, kurum adlarının nasıl aktarıldığı kurum adları sayfasında yazılıdır.

Apostil şerhi de çevrilir

Apostil ayrı bir evrak değildir; belgeye basılan ya da eklenen bir şerhtir ve belgeyle bir bütün oluşturur. Başlığı, seri numarası, düzenlendiği yer ve tarih, imzalayanın adı ve sıfatı ile mühür metni çeviri kapsamındadır.

Buradan sıra kuralı doğar: apostil alınmadan yaptırılan çeviri eksik kalır ve yenilenir. Mekanizması apostil sayfasında, maliyeti yanlış sıra sayfasında anlatılmıştır.

İmzalar ve okunamayan alanlar

İmzalar aktarılmaz, varlıkları gösterilir: çeviride imzanın bulunduğu yer ve altında yazan ad ile sıfat belirtilir. İmza atan kişinin adı okunamıyorsa okunamadığı yazılır; uydurulmuş bir ad, belgeyi doğrulanamaz hâle getirir.

Aynı kural el yazısı notlar, soluk kaşeler ve kesilmiş kenarlar için de geçerlidir. Okunamayan alan çeviride açıkça işaretlenir; bunun nasıl yapıldığı çevirmen notu sayfasındadır. Okunamayan alan sayısını azaltmanın yolu belgeyi doğru taramaktan geçer.

Düzen ve tablolar

Çeviri, kaynak belgenin düzenini izler. Tablo tablo, satır satır aynı sırayla gider; sütun başlıkları çevrilir, hücreler yer değiştirmez. Transkript gibi belgelerde bu, biçimsel bir tercih değil bir zorunluluktur: değerlendiren kurum ders satırlarını kendi sistemine kendisi oturtur.

Boş bırakılmış alanlar da gösterilir. Bir alanın boş olması bir bilgidir; çeviride sessizce atlanırsa belgenin anlamı değişir.

Sayfa bilgisi ve nüsha izleri

Sayfa numaraları, “x sayfadan y’si” ibareleri, filigranlar, “aslının aynıdır” kaşeleri ve nüsha türünü gösteren ibareler aktarılır. Bunlar belgenin hangi nüsha olduğunu gösterir; hangi nüshanın istendiği ayrı bir konudur ve nüsha sayfasında ele alınmıştır.

Neden bu kadar ayrıntı

Çünkü reddedilen dosyaların önemli bir kısmı gövde metnindeki bir hatadan değil, aktarılmamış bir alandan reddedilir. Makam belgeyi bir bütün olarak karşılaştırır: kaynakta bir kaşe varsa çeviride de görünmesini bekler. Bu, çeviri hacmini büyütür ve teklifte sayfa sayısına yansır; sayımın neyi kapsadığı teklif sayfasında yazılıdır. Neyin aktarıldığının karşıtı olan soru — neyin dönüştürülmediği — ayrı bir sayfadadır.