Belgeleriniz nasıl işleniyor?

Bize gönderdiğiniz şey bir metin değildir. Bir nüfus kayıt örneği aile ilişkilerinizi, bir adli sicil belgesi ceza kaydınızı, bir sağlık raporu tanınızı taşır. Bu yüzden belgeleri “çevrilecek dosya” gibi değil, kişisel veri gibi işliyoruz.

Bazı belgeler özel nitelikli veri sayılır

Kişisel verilerin bir kısmı mevzuatta ayrı bir kategoriye konur ve daha sıkı korunur: sağlık bilgisi, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirlerine ilişkin kayıtlar, biyometrik veriler, din ve benzeri bilgiler. Belge işlerinde bu kategoriye giren kalemler sanılandan çoktur; adli sicil belgesi, sağlık raporu, engel durumu belgesi ve bazı mahkeme kararları buradadır.

Bu belgelerin işlenmesi ayrı bir rıza usulüne bağlıdır. Metnin tamamı özel nitelikli veri aydınlatma sayfasında, genel çerçeve KVKK aydınlatma metninde yazılıdır.

Erişim işi yürüten kişilerle sınırlı

Bir dosyaya, o dosyada fiilen çalışan kişiler erişir. Çeviriyi yapan, kontrolü yapan ve takibi yürüten kişi dışında belgeyi görecek kimse yoktur; “bir bakayım” diye açılan dosya diye bir usul bulunmuyor. Yetkinin dar tutulması bir nezaket değil, veri güvenliğinin temel yöntemidir: bir veriyi korumanın en sağlam yolu, ona erişebilen kişi sayısını azaltmaktır.

Uygulamanın ayrıntısı, saklama ortamı ve teknik önlemler gizlilik ve veri güvenliği sayfasındadır.

Dışa açık makine çeviri servislerine yükleme yasağı

Bu bir iş kuralıdır ve istisnası yoktur: müşteri belgesi, herkese açık makine çeviri ve benzeri dil servislerine yüklenmez. Gerekçe teknik ve basittir.

• Yüklenen metin çoğu serviste servisin kendi sistemlerine kopyalanır; kopyanın nerede tutulduğunu ve ne kadar saklandığını siz denetleyemezsiniz.
• Bazı servislerin koşulları, yüklenen içeriğin sistemin geliştirilmesinde kullanılabileceğini söyler.
• Veri çoğu zaman yurt dışındaki sunuculara gider; bu, ayrı bir hukuki usule tabi olan bir aktarımdır.
• Bir kez yüklenen içerik geri alınamaz. Yanlışlıkla yüklenen bir adli sicil belgesi düzeltilebilir bir hata değildir.

Yurt dışına aktarımın çerçevesi yurt dışına veri aktarımı sayfasında, makine çevirisinin resmî belgede neden ayrıca sorunlu olduğu yapay zekâ ve çeviri sayfasında anlatılmıştır.

Saklama ve imha

Belgeler işin yürütülmesi için gereken süre boyunca ve mevzuatın öngördüğü saklama süreleri kadar tutulur; sonrasında imha edilir. Saklamanın bir sebebi vardır: dosya reddedilir ya da ikinci nüsha istenirse aynı metnin yeniden üretilmesi gerekir. Sebep ortadan kalktığında saklama da kalkar.

Kendi verinize ilişkin bilgi almak, düzeltme ya da silme istemek için başvuru formu kullanılır. Talep süresi içinde cevaplanır.

Belgeyi bize nasıl göndermelisiniz

Belgeyi teklif formundan yüklemek, sıradan bir e-posta ekiyle göndermekten daha korunaklıdır: dosya doğrudan işin dosyasına bağlanır ve gereksiz kopya üretmez. Tam sayfa taramak, arka yüzleri de eklemek ve okunaklı görüntü göndermek hem gizliliği hem sayımı kolaylaştırır; nasıl taranacağı tarama sayfasında yazılıdır.

Bir belgenin tamamını değil, yalnız istenen kısmını göndermeniz gerektiğini düşünüyorsanız önce sorun. Eksik sayfa, sayımı ve zinciri sonradan değiştirir.

Üçüncü taraflara ne veriliyor

Zincirin bazı halkaları başka kurumlarda yürür: noterlik, apostil makamı ve kargo. Bu halkalarda belgenin kendisi ilgili kuruma ibraz edilir; bu, işin gereğidir ve ayrı bir aktarım usulüne göre yürür. Bunun dışında belgeniz üçüncü kişilere verilmez, örnek olarak gösterilmez ve tanıtım malzemesinde kullanılmaz.

Gönderim aşamasında paketin izlenebilir olması önemlidir; ıslak imzalı nüshanın yolculuğu kargo sayfasında anlatılmıştır.

Sizin tarafınızdaki iki önlem

Birincisi: belgelerinizi kendi tarafınızda dışa açık servislere yüklemeyin. Çoğu kişi çeviriyi kontrol etmek için bunu yapıyor ve zincirin en zayıf halkası orada oluşuyor. İkincisi: dosyanızla ilgili yazışmayı tek bir kanalda toplayın. Dağılan yazışma, hem belgenin kaç kopyasının dolaştığını hem hangi cevabın bağlayıcı olduğunu belirsizleştirir. Kullanım çerçevesi kullanım koşullarında yazılıdır.