Aslı mı, sureti mi, fotokopi mi?

Belge listesinde tek bir kelime yazar: “doğum belgesi”. Karşılığı ise beş ayrı fiziksel nesne olabilir ve bunların yalnız bir kısmı kabul edilir. Nüsha türü, dosyanın en sessiz ret sebebidir; kimse sormadığı için de en geç fark edilenidir.

Beş tür, tek ad

• Asıl: kurumun kendi ıslak imzası ve mührüyle düzenlediği nüsha.
• Onaylı suret: aslın görüntüsü üzerine “aslının aynıdır” anlamında bir onay düşülmüş nüsha.
• Barkodlu çıktı: elektronik ortamdan alınan, doğrulama kodu taşıyan çıktı.
• Fotokopi: hiçbir onay taşımayan kopya.
• Çok dilli formül: uluslararası bir düzenlemeye göre çok sütunlu düzenlenen nüfus belgesi.

Asıl neden ayrı durur

Apostil şerhi ve çoğu tasdik, ıslak imza ve mühür taşıyan nüshaya düşer. Bu yüzden zincirin apostil içeren her rotasında asıl gerekir; bir barkodlu çıktı ya da fotokopi o kapıdan geçmez.

İkinci nokta: asıl çoğu makamda dosyada kalır ve iade edilmez. Kaç nüsha temin edileceği bu yüzden baştan hesaplanır; hesabı nüsha sayısı sayfasında ve zincir tarafında yaptık.

Onaylı suret ne işe yarar, ne işe yaramaz

Onaylı suret, aslı elden çıkarmadan başvuru yapmayı mümkün kılar. Onayı kimin verdiği önemlidir: bazı ülkelerde belediye, bazılarında noterlik, bazılarında belgeyi düzenleyen kurumun kendisi. Terimin ülkeye göre nasıl kaydığı copie certifiée conforme sayfasında yazılıdır.

Yaramadığı yer şurası: onaylı suret asıl değildir. Aslı isteyen bir makam için hazırlanan onaylı suret, zinciri bir adım geriye alır.

Barkodlu çıktının sınırı

Barkodlu çıktı Türkiye içindeki işlemlerde pratik bir çözümdür, çünkü doğrulama kodu ilgili sistemde sorgulanabilir. Yurt dışındaki makam bu sorguyu genellikle yapmaz ve çıktıyı ıslak imzalı nüsha saymaz. Ayrıntı e-Devlet belgesi sayfasındadır.

Fotokopi neden listede

Fotokopi tek başına bir belge değildir, ama bazı başvurularda bilinçli olarak istenir: ön inceleme, dosya tamamlama ve arşiv amaçlı kopyalar gibi. Sorun, listede “kopya” yazan bir kalemin “onaylı kopya” sanılmasıdır. İfade belirsizse yazılı sorulmalıdır; usul yazılı teyit sayfasında.

Çok dilli formül bazı dosyalarda hepsinin yerine geçer

Nüfus belgelerinin bir kısmı çok sütunlu, çok dilli bir formda alınabilir. Bu biçimde alınan belge ilgili düzenlemeye taraf ülkelerde çevirisiz kabul edilir ve çoğu durumda apostil de aranmaz. Kapsamı çok dilli belge sayfasında, nereden alınacağı temin sayfasında anlatılmıştır.

Nüsha türü zincirin sırasını değiştirir

Asıl gerekiyorsa temin adımı zincirin başındadır ve apostil ondan sonra gelir. Onaylı suret yeterliyse asıl elinizde kalır ve paralel başvuru mümkün olur. Çok dilli formül alınabiliyorsa zincir birkaç halka birden kısalır.

Bu yüzden nüsha sorusu fiyat sorusundan önce gelir: türü belirlemeden yapılan planlama, bir adım sonra bozulur. Québec tarafındaki karşılığı onaylı suret mi asıl mı sayfasındadır.

Çeviri hangi nüshaya bağlanır

Çeviri belirli bir nüshanın tarih ve numarasına bağlanır. Belge yenilenirse çeviri de yenilenir; aynı içerikli iki nüshadan biri için yapılmış çeviri diğerine iliştirilmez. Bu, dosyada en sık gözden kaçan bağdır ve retlerin bir bölümü buradan çıkar.