Belgenizi göndermeden önce üç soru

Dosyaların ikinci kez kurulmasının sebebi genellikle çeviri hatası değildir. Sebep, üç sorunun başta cevaplanmamış olmasıdır. Üçü de belge gönderilmeden önce cevaplanabilir ve üçünün de cevabı sizde değil, karşı taraftadır.

Birinci soru: hedef makam tam olarak kim?

“Kanada’ya gönderiyorum” bir cevap değildir. Federal bir göç dosyası ile bir eyalet nüfus kaydı işlemi aynı kuralı uygulamaz. “İsviçre’ye gönderiyorum” da yetmez; kanton kendi kuralını koyar ve komşu kanton başka bir kural uygulayabilir.

Doğru cevap kurum adına kadar iner: hangi belediye, hangi mahkeme kalemi, hangi meslek odası, hangi üniversite birimi. Bu ayrıntı sizi zorlamak için değil, kuralın gerçekten orada belirlendiği için gerekli. Ülke ülke dizilişi görmek isterseniz karşılaştırma tablosuna bakın.

İkinci soru: hangi çeviri biçimi isteniyor?

Çeviri talebi tek bir şey değildir; en az dört farklı şeyi anlatabilir:

• Tercüme bürosunun kaşesi ve beyanıyla teslim edilen çeviri.
• Türkiye’de noterlikçe onaylanmış çeviri.
• Hedef ülkenin kendi siciline kayıtlı çevirmenin yaptığı çeviri.
• Çevirinin de ayrıca apostillenmiş olması.

Dördü ayrı zincir, ayrı süre ve ayrı kalem demektir. Hangi ülkede hangisinin arandığı hangi çevirmen nerede geçerli sayfasında, terimlerin ülkeye göre nasıl kaydığı çeviri türleri sayfasında anlatılıyor.

Üçüncü soru: belge ne kadar geçerli?

Belgelerin bir kısmı eskimez, bir kısmı hızla eskir. Diploma ve mahkeme kararı gibi belgeler tarihini korur. Nüfus kayıt örneği, adli sicil belgesi ve bekârlık belgesi gibi belgelerde ise makam çoğu zaman yakın tarihli bir nüsha ister.

Bu, zincirin sırasını doğrudan etkiler. Kısa ömürlü belgeyi en başta alıp apostil ve gönderim adımlarını beklerseniz belge, sıra sonunda süresini doldurmuş olabilir. Doğru yöntem randevudan geriye doğru planlamaktır: geriye doğru planlama sayfası ve belge tazeliği sayfası.

Cevapları nasıl alırsınız

Üç sorunun da tek güvenilir kaynağı belgeyi isteyen makamdır. Talebi yazılı alın: e-posta, başvuru portalındaki mesaj ya da kurumun kendi yayınındaki sayfa. Yazılı cevap, dosya reddedildiğinde elinizde kalan tek dayanaktır.

Soruyu nasıl kuracağınızı bilmiyorsanız makama sorulacak soruyu hazırlayan araç metni sizin için çıkarır; usul ise yazılı teyit sayfasında anlatılmıştır.

Telefonla alınan bilgi neden yetmez

Telefonda verilen cevap iyi niyetli olabilir ama üç sorunu birden kapatmaz: kiminle konuştuğunuz kayıtlı değildir, cevap sizin dosyanızın ayrıntısını bilmeden verilir ve sonradan doğrulanamaz. Uygulamada en sık karşılaşılan durum, telefonda “çeviri yeterli” denip başvuruda “kayıtlı çevirmen” istenmesidir.

Bu, memurun hatası olmak zorunda da değil: aynı kurumda farklı işlem türleri farklı biçim ister. Ayrıntı sözlü bilgi sayfasındadır.

Cevap alamıyorsanız ne yapılır

Bazı makamlar önceden soru cevaplamaz. Bu durumda dosya, sonradan değiştirmesi en kolay biçimde kurulur: belgenin aslı temin edilir, gerekiyorsa apostil alınır ve çeviri kararı en sona bırakılır. Böylece çeviri, biçim netleştikten sonra tek seferde yapılır.

Belirsizlik sürüyorsa karar ağacı en yaygın uygulamayı gösterir; ancak sayfada “makama göre değişir” yazan her yer, sizin bir soru sormanız gereken yerdir.

Göndermeden önce son teknik kontrol

Üç soru cevaplandıysa geriye belgenin fiziksel ve teknik hâli kalır. Tarama kalitesi düşükse mühür ve el yazısı okunamaz; okunamayan her alan çeviride not olarak görünür ve bazı makamlar bunu eksik sayar. Nasıl taranacağı tarama sayfasında yazılıdır. Kaç nüsha gerektiğini de baştan hesaplayın: nüsha sayfası.