Makamdan yazılı teyit nasıl istenir?

Bu bölümdeki neredeyse her sayfa aynı cümleyle bitiyor: makamdan yazılı teyit alın. Bu sayfa o teyidin nasıl isteneceğini gösteriyor — hazır metinlerle.

Dört soru, tek mesaj

Uzun mektup yazmayın. Cevaplanması kolay, numaralı ve kısa bir liste, çok daha yüksek oranda cevap alır. Sorulması gereken dört şey şudur:

1. Dil: belge hangi dilde sunulacak?
2. Çevirmen: çeviriyi kim yapabilir — kendi ülkenizde kayıtlı bir çevirmen mi, yoksa Türkiye’de yapılmış çeviri kabul ediliyor mu?
3. Şerh: apostil belgenin aslına mı, çevirisine mi, ikisine birden mi isteniyor?
4. Çok dilli nüsha: uluslararası biçimde düzenlenmiş nüfus kaydı çeviri yerine kabul ediliyor mu?

Beşinci bir soru daha eklenebilir: belgenin ne kadar yeni tarihli olması gerekiyor? Konusu belge tazeliği sayfasındadır.

Türkçe metin

“Sayın yetkili, Türkiye’de düzenlenmiş bir nüfus kayıt belgesini kurumunuza sunacağım. Aşağıdaki dört noktayı yazılı olarak teyit etmenizi rica ediyorum: 1) Belgenin hangi dilde sunulması gerekiyor? 2) Çeviriyi Türkiye’de bir tercüman yapabilir mi, yoksa kurumunuzun tanıdığı bir listeye kayıtlı çevirmen mi gerekiyor? 3) Apostil şerhinin belgenin aslında mı, çevirisinde mi, yoksa her ikisinde mi bulunması gerekiyor? 4) Uluslararası sözleşmeye göre düzenlenmiş çok dilli nüfus belgesini çeviri yerine kabul ediyor musunuz? Teşekkür ederim.”

Fransızca metin

« Madame, Monsieur, je dois vous présenter un document d’état civil délivré en Turquie. Je vous remercie de bien vouloir me confirmer par écrit les quatre points suivants : 1) Dans quelle langue le document doit-il être présenté ? 2) La traduction peut-elle être réalisée en Turquie, ou exigez-vous un traducteur inscrit sur une liste reconnue par vos services ? 3) L’apostille doit-elle figurer sur l’original, sur la traduction, ou sur les deux ? 4) Acceptez-vous un extrait plurilingue d’état civil établi selon la convention internationale, en lieu et place d’une traduction ? Je vous remercie par avance. »

Metni gönderirken

• Kendi dosyanızı tarif edin. Hangi işlem, hangi belge, hangi ülke. Genel soru genel cevap alır.
• Yazılı kanal seçin. E-posta ya da kurumun iletişim formu; telefonda alınan bilgi dosyayı korumaz. Sebebi ayrı bir sayfadadır.
• Cevabı saklayın. Tarih, gönderen adı ve birim görünür biçimde arşivlenir. Dosya reddedilirse dayanağınız budur.
• Cevap gelmezse hatırlatın. Aynı metni tekrar gönderin; farklı bir soru sormak süreci baştan başlatır.

Cevap belirsiz gelirse

“Genellikle kabul ediyoruz” ya da “duruma göre değişir” gibi cevaplar teyit sayılmaz. Böyle bir cevap geldiğinde tek bir kapalı uçlu soru sorun: “X belgesini Türkiye’de yaptırılmış ve noterlikçe onaylanmış bir çeviriyle sunabilir miyim, evet mi hayır mı?” Kapalı uçlu sorular belirsiz cevaba az yer bırakır.

Ülkeye özgü yollar

Bazı ülkelerde teyit almanın kendine özgü kanalları var: Belçika’da belediyeden yazılı cevap alma yöntemi ayrı bir sayfada, İsviçre’de kanton makamından teyit başka bir sayfada anlatılmıştır. Soruyu dosyanıza göre üreten bir araç makam sorusu oluşturucudadır.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Talep ederseniz soru metnini dosyanıza göre hazırlar ve gelen cevabı işlem planına çeviririz. Makam adına cevap veremeyiz ve cevabın içeriğini etkileyemeyiz; yaptığımız iş, doğru soruyu doğru birime yöneltmek ve cevabı dosyanın takvimine oturtmaktır. Kapsam makam teyidi sayfasındadır.