Belge kabul edilmezse ne olur?

Dosya geri döndüğünde ilk yapılacak şey panik değil, ayrım yapmaktır: bu ret biçim yüzünden mi, yoksa içerik yüzünden mi? İkisinin çözümü tamamen farklıdır.

Biçim retleri: düzeltilebilir

Bu grubun tamamı belgeyle ilgilidir, kararla değil:

1. Apostil şerhi eksik ya da yanlış makamdan alınmış.
2. Mühür, kaşe ya da arka yüzdeki şerh çevrilmemiş.
3. Yanlış nüsha sunulmuş: asıl istenirken çıktı, tam kayıt istenirken özet.
4. Belge, makamın tazelik ölçüsünden eski.
5. Ad yazımı pasaportla uyuşmuyor.
6. Çeviri, makamın tanımadığı bir çevirmence yapılmış.

Bunların hepsi tespit edilebilir ve giderilebilir. Sık görülen sebeplerin ülke bazlı dökümü Québec, Kanada, Belçika ve İsviçre sayfalarındadır.

İçerik retleri: bizim alanımız değil

Başvurunun esasına ilişkin kararlar — puan yetersizliği, koşulların sağlanmaması, kurumun takdir yetkisi — belgeyle ilgili değildir. Bu kararlara itiraz yolu kurumun kendi usulünde yazılıdır ve gerektiğinde hukuki temsil gerektirir. Biz bu alanda iş yapmayız ve sonucu etkileyecek bir taahhütte bulunmayız; sınırımız taahhüt sayfasında ve kurum olmadığımızı anlatan sayfada yazılıdır.

Bizden kaynaklanan hatada ne yapıyoruz

Çeviride bir eksik, bir aktarım hatası ya da bizim planladığımız sırada bir yanlış varsa düzeltmeyi kendi hesabımıza yaparız: metin yenilenir, gerekiyorsa noterlik işlemi tekrarlanır ve dosya yeniden gönderilir. Bunu bir taahhüt olarak değil, işin doğal parçası olarak yaparız.

Üçüncü taraf kalemleri — noterlik, şerh makamı, kargo — bizim hesabımıza girmez; bunlar kurumların kendi işlemleridir. Kesin tutar, belge notere ibraz edildiğinde noterlikçe hesaplanır.

Makamın uygulaması değiştiyse

Bazen hata kimsede olmaz: kurum uygulamasını dosya sürerken değiştirir. Bu durumda yapılacak şey, yeni kurala göre en kısa zinciri kurmaktır. Elinizdeki yazılı teyit, tartışmada dayanak olur ama kurumu bağlamayabilir; yine de dosyanın yeniden kurulmasını hızlandırır.

Ret yazısını isteyin

En değerli belge, ret gerekçesini gösteren yazıdır. Sözlü olarak “eksik” denip geri verilen dosyalarda hangi halkanın kırıldığı anlaşılamaz ve düzeltme tahmine kalır. Gerekçe yazılı alınırsa çoğu dosya tek bir halkanın yenilenmesiyle kapanır.

Reddin genel sebepleri ayrı bir sayfada, çeviri reddine özgü durum çeviri reddi sayfasında ele alınmıştır.

Yeniden kurarken kısayol var mı?

Var. Eskimeyen belgeler ve onların şerhleri korunur; yalnız kırılan halka yenilenir. Bütün dosyayı baştan kurmak çoğu zaman gerekmez. Hangi belgenin korunacağı belge tazeliği sayfasından okunabilir.

İkinci deneme neden daha kısa sürer

İlk zincirde en çok zaman, ne isteneceğinin belirlenmesine gider. Ret geldiğinde bu bilgi artık elinizdedir: kurum eksiği yazmıştır. Bu yüzden ikinci deneme genellikle tek halkalık bir iştir ve ilk kurulumun süresini tekrar etmez. Yeniden kurulumun uzadığı tek durum, kırılan halkanın kısa ömürlü bir belge olmasıdır; o zaman belge, şerh ve çeviri birlikte yenilenir.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Ret yazısını birlikte okur, hatanın hangi halkada olduğunu belirler ve yalnız o halkayı yeniden kurarız. Kurumun kararına müdahale edemeyiz; bunu dosya açarken de, ret geldiğinde de aynı cümleyle söyleriz. Bize ret yazısıyla birlikte yazarsanız değerlendirme çok daha hızlı olur.