Federal dosyalar neden eksik sayılıyor?

Dosyaların büyük kısmı esasa ilişkin bir sebeple değil, biçime ilişkin bir eksiklikle geri döner. Bu sayfa o eksiklikleri sayıyor. Önce bir ayrım: eksik sayılmak ile reddedilmek aynı şey değildir. Eksiklik giderilebilir; ret, esasa ilişkin bir karardır ve giderilmesi başka bir yoldan geçer.

Bir: çevirmenin doğruluk beyanı yok

Federal dosyada Kanada dışında yapılan çeviri, çevirmenin doğruluk beyanıyla birlikte sunulur. Beyansız çeviri, ne kadar iyi yapılmış olursa olsun eksik sayılır. Beyanda çevirmenin adı, iletişim bilgisi, dil çifti ve tarih bulunur ve beyan çeviriye iliştirilir.

Beyanın Kanada dışında verilmesi hâlinde yemin vermeye yetkili bir makam önünde imzalanması istenir; Türkiye’de bunun karşılığı çevirmenin beyan metnini noterlikte imzalamasıdır. İşlemi noterlik yapar. Kesin tutar, belge notere ibraz edildiğinde noterlikçe hesaplanır. Kuralın tamamı federal belge kuralları sayfasındadır.

İki: çeviri belgenin tamamını kapsamıyor

Çeviri metni kapsar sanılıyor; oysa mühür, kaşe, imza şerhi, arka yüzdeki tasdik kayıtları, barkod ve alt bilgi satırları da çevirinin parçasıdır. Yalnız ana metni çevrilmiş bir diploma eksik sayılır, çünkü belgenin resmî niteliğini gösteren kısım şerhtir.

Okunamayan bir mühür “okunamıyor” notuyla belirtilir, uydurulmaz. Kurum adları çevrilmez, aslı korunur ve gerekiyorsa açıklaması parantez içinde verilir. Ayrıntı mühür ve şerh çevirisi sayfasındadır.

Üç: tarama okunmuyor

Elektronik dosyada belgeyi değerlendiren kişi ekrandan okur. Eğri, silik, kenarı kesilmiş ya da gölgeli taramalar ek belge talebi doğurur. Renkli, düz ve tam sayfa tarama beklenir; telefonla çekilmiş fotoğraflar çoğu zaman yetersiz kalır. Ayrıntı tarama kalitesi sayfasında anlatılmıştır.

Aynı başlıkta ikinci bir sebep var: dosya adlandırma. Her çevirinin çevirdiği belgenin hemen ardında yer alması ve dosya adının belge adını taşıması beklenir. Düzen dosya adlandırma sayfasındadır.

Dört: belge tazeliğini yitirmiş

Adli sicil belgesi, banka yazısı ve gelir belgeleri kısa ömürlüdür. Erken alınan nüsha, dosya sırası geldiğinde kabul penceresinin dışına düşer. Bu, dosyanın en sık tekrarlanan ve en kolay önlenen eksikliğidir; çözümü takvimi geriye doğru kurmaktır. Hesap belge takvimi sayfasındadır.

Beş: beyan ile belge örtüşmüyor

Profilde ya da formda beyan ettiğiniz eğitim, iş deneyimi ve medeni hâl bilgisinin belgeyle birebir örtüşmesi beklenir. Unvan ile görev tanımının ayrışması, çalışma sürelerinin hizmet dökümüyle uyuşmaması ve ad yazımındaki farklar en sık karşılaşılan uyuşmazlıklardır.

Ad yazımı ayrı bir başlıktır: pasaporttaki yazım ile nüfus kayıtlarındaki yazımın örtüşmesi aranır. Fark varsa açıklayıcı bir kayıt istenebilir; konu ad yazımı sayfasında ele alınmıştır.

Ek belge talebi geldiğinde

Talep bir bildirimle gelir ve cevap için verilen süre yazılıdır. Bu süre çoğu zaman Türkiye’den yeni belge getirtmeye ancak yeter; bu yüzden bekleme döneminde geçerli bir vekâlet bulundurmak zaman kazandırır. Talebin nasıl okunacağı ve nasıl cevaplanacağı ek belge talebi sayfasında anlatılmıştır.

Talebe eksik cevap vermek, ikinci bir tur açar. Cevabı hazırlarken bildirimdeki her maddeyi tek tek karşılayın ve karşılamadığınız bir madde varsa sebebini yazın.

Beyanın doğruluğu ayrı bir konudur

Yukarıdakiler biçime ilişkin eksikliklerdir ve giderilebilir. Yanlış beyan ise farklı bir başlıktır ve sonuçları ağırdır: dosyanın reddedilmesinin ötesinde uzun süreli başvuru yasağı gündeme gelebilir. Sınırın nerede olduğu belge doğruluğu ve yanlış beyan sayfasında anlatılmıştır.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Bu listedeki eksikliklerin çoğu bizim yürüttüğümüz ayakta önlenir: belgenin tamamının çevrilmesi, mühür ve şerhlerin çeviriye dâhil edilmesi, çevirmen beyanının hazırlanması ve noter ayağının kurulması, ıslak imzalı nüshaların temini ve tarama kalitesinin kontrolü. Ek belge talebi geldiğinde yeni nüshayı vekâletle temin edip aynı zincirden geçiriyoruz.