Mühür, kaşe ve şerhler de çevrilir

Bir belgeyi resmî kılan şey üzerindeki cümleler değildir. Mühür, kaşe, imza, tarih ve sayı bloğu, arka yüzdeki şerhler ve varsa apostil; belgenin kim tarafından, ne zaman ve hangi yetkiyle düzenlendiğini gösteren unsurlardır. Değerlendirmeyi yapan görevli önce bunlara bakar. Bu yüzden çeviri de bunları içerir.

Neden yalnız metin yetmez

Yabancı bir görevli için Türkçe belgenin gövdesi kadar, o belgenin gerçekten bir kurumdan çıktığı da doğrulanmalıdır. Mühür çevrilmemişse görevli, elindeki çevirinin hangi kurumun belgesine ait olduğunu yalnız başvuranın beyanından öğrenir. Dosya değerlendirmesi beyana değil belgeye dayandığı için bu boşluk ek belge talebiyle kapatılır.

Pratikte en sık karşılaşılan tablo şudur: diploma metni çevrilmiş, altındaki rektörlük mührü ve dekan imzası çeviride hiç görünmüyor. Belge okunabilir ama eksiktir.

Çeviriye giren unsurlar

• Mühür ve kaşeler: yuvarlak kurum mührü, “aslı gibidir” kaşesi, kayıt kaşesi, tahsil kaşesi.
• İmza satırı: imzalayanın adı, unvanı ve varsa sicil numarası. İmzanın kendisi çevrilmez; “imzalı” notu düşülür.
• Tarih ve sayı bloğu: düzenlenme tarihi, evrak sayısı, seri ve cilt numaraları.
• Arka yüz kayıtları: şerhler, düzeltme kayıtları, devam eden tablolar.
• Apostil şerhi: doldurulmuş alanlarıyla birlikte.
• Barkod, karekod ve doğrulama metni: içerik olarak değil, varlığı ve altındaki açıklama olarak.

Kurum adlarının nasıl yazılacağı ayrı bir konudur ve çevrilmemesi gereken kalemler vardır; bu ayrım kurum adları sayfasında anlatılmıştır.

Apostil şerhi de çevrilir mi

Apostil, sözleşmeye taraf ülkelerin ortak biçimini taşıyan standart bir şerhtir ve başlığı Fransızcadır. Buna rağmen içi Türkçe doldurulur: belgeyi imzalayanın adı, sıfatı, mührü taşıyan makam, düzenlenme yeri ve tarihi. Bu doldurulmuş alanlar çeviriye dâhildir. Şerhin hangi dosyada gerçekten arandığı apostil sayfasında ele alınmıştır.

Sıra da önemlidir: apostil belgeye vurulduktan sonra çevrilirse tek çeviri yeter. Önce çevirip sonra apostil aldırmak, şerhin çevirisiz kalması demektir.

Okunmayan mühür ne yapılır

Silik, kısmen basılmış ya da üst üste binmiş mühürler sık görülür. Çevirmen okunmayan bir ibareyi tahmin ederek yazamaz; belgede olmayan bir bilgiyi çeviriye eklemek belgeyi bozar. Bu durumda çeviride köşeli parantez içinde bir okunamama notu düşülür ve belge sahibine kurumdan yeni bir nüsha alması önerilir.

Doğru çözüm çeviri tarafında değil, belge tarafındadır: mührü net basılmış yeni bir nüsha istemek, notlu çeviriyle dosya sunmaktan daha az risklidir. Nüsha türleri arasındaki fark nüsha sayfasında anlatılıyor.

Tarama, mührü görünmez kılıyor

Mühürler çoğunlukla mavi ya da kırmızıdır; siyah beyaz taramada gri bir lekeye dönüşür. Renkli tarama, mührün belgenin aslından üretildiğini gösteren tek işarettir. Aynı şekilde kenarı kesilmiş taramalarda kaşe ve şerhler kadraj dışında kalır.

Belgenin arka yüzü boş görünse bile taranır: nüfus ve adliye belgelerinin arkasında kayıt şerhi bulunabilir. Tarama ve dizim kuralları dosya düzeni sayfasındadır.

Elektronik belgede mührün karşılığı

Karekodlu elektronik belgelerde ıslak mühür bulunmaz; onun yerine doğrulama kodu ve kurum ibaresi vardır. Çeviride bu alanlar da aktarılır, kodun kendisi olduğu gibi bırakılır. Yabancı makamın bu kodu doğrulayıp doğrulayamayacağı ayrı bir sorundur ve elektronik belge sayfasında ele alınmıştır.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Bu sayfadaki işin bize düşen kısmı belgenin fiziksel hâliyle ilgilidir: kurumdan mührü ve imzası net basılmış nüsha istemek, arka yüz şerhleri dâhil tam sayfa temin etmek, gereken kalemlere apostil şerhi düşürülmesini takip etmek ve ıslak imzalı nüshayı Québec adresine göndermek. Bir belgenin hangi kurumdan hangi biçimde isteneceği belge temini sayfasında yazılıdır.

Teslimden önce üç kontrol

Çeviriyi teslim almadan önce şu üçüne bakmak, sonradan gelen taleplerin çoğunu önler: belgedeki her mühür ve kaşenin çeviride bir karşılığı var mı; imza satırındaki unvan yazılmış mı; tarih, sayı ve seri numaraları birebir aktarılmış mı. Sayı hatası özellikle sık görülür ve dosyayı belge sahteciliği şüphesine kadar götürebilir.