Kanada’dayken Türkiye’den belge aldırmak

Türkiye’deki bir belgeyi almak için uçağa binmek çoğu zaman gerekmez. Gereken şey, kapsamı doğru yazılmış bir vekaletname ve belgenin hangi kurumun arşivinde durduğunu bilmektir. Bu sayfa işin Kanada tarafını değil Türkiye ayağını anlatır: hangi belge nereden çıkar, apostil hangi makamdan alınır, ıslak imzalı nüsha size nasıl ulaşır.

Önce şunu sorun: bu belge gerçekten isteniyor mu

İnternette dolaşan listelerde adı geçen her kalem sizden istenmiyor olabilir. Bazı belgeler yalnız belirli durumlarda aranır: askerlik durum belgesi yalnız yükümlü olanlardan, isim ayniyat belgesi yalnız kayıtlar arasında yazım farkı varsa. Gereksiz belge temini hem para hem zaman kaybıdır ve dosyayı ağırlaştırır. Hangi işlemin size gerekmediği gerekmeyen işlemler sayfasında toplanmıştır.

Elektronik nüsha nerede işe yarar, nerede yaramaz

Nüfus kayıt örneği, adli sicil kaydı ve öğrenci belgesi gibi kalemler elektronik ortamdan karekodlu olarak alınabilir. Bu nüsha Türkiye içindeki pek çok işlemde kabul edilir. Buna karşılık apostil şerhi, kurumca teyit edilebilir bir nüshanın üzerine konur ve yurt dışındaki görevli karekodu doğrulayacak sistemi kullanamayabilir. Bu yüzden yurt dışına gidecek belgelerde ıslak imzalı nüsha istenmesi olağandır. Sınırlar e-Devlet belgesi sayfasında ayrıntılıdır.

Vekaletnamenin kapsamı: eksik yazılan yetki işi durdurur

Vekaletnamede yalnız “belge almaya” yetki verilmesi çoğu zaman yetmez. Metinde hangi kurumlardan hangi belgelerin isteneceği, apostil başvurusunun yapılabileceği, gerekiyorsa nüfus, tapu ve sicil kayıtlarının incelenebileceği açıkça yazılmalıdır. Yurt dışındaysanız vekaletname Türk konsolosluğunda düzenlenebilir; bu yolda belge Türkçe düzenlendiği için ayrıca apostil ve çeviri gerekmez. Kapsamın nasıl kurulduğu vekaletname sayfasında anlatılmıştır.

Hangi belge hangi kurumdan çıkar

• Nüfus kayıt örneği, doğum ve evlilik kayıtları: nüfus müdürlükleri.
• Adli sicil kaydı ve arşiv kaydı: adliyeler ve elektronik ortam.
• Diploma, transkript ve ders içerikleri: mezun olunan yükseköğretim kurumu.
• Lise ve ilköğretim belgeleri: okul ya da bağlı bulunduğu millî eğitim birimi.
• Hizmet dökümü ve işe giriş kayıtları: sosyal güvenlik kayıtları.
• Tapu kaydı ve takyidat belgesi: taşınmazın bulunduğu tapu müdürlüğü.
• Şirket belgeleri: ticaret sicili ve bağlı olunan oda.

Belgelerin tek tek hangi biçimde istendiği nüfus kayıt örneği ve hizmet dökümü sayfalarında ayrı ayrı yazılıdır.

Kapanmış kurum, değişmiş isim: arşiv işi

Dosyaların en uzun kalemi çoğu zaman çeviri değil, arşivdir. Kapanmış bir okulun kayıtları başka bir kuruma devredilmiş, bir üniversite birleştirilmiş, bir bölümün adı değişmiş olabilir. Bu durumda belge tek bir başvuruyla çıkmaz: önce kaydın hangi kuruma devredildiği tespit edilir, sonra yazılı başvuru yapılır. Bu yazışmayı erken başlatmak, dosyanın takvimini belirleyen tek adımdır.

Apostil hangi makamdan alınır

Türkiye’de apostil şerhi tek bir merkezden verilmez. İdari belgelerde valilikler, adlî nitelikli belgelerde adliyeler yetkilidir; yanlış makama gitmek bir günü boşa harcatır. Belgenizin hangi kümeye girdiği her zaman göründüğü kadar açık değildir: mahkeme kararı ile nüfus kaydı aynı dosyada yan yana durabilir. Ayrımın nasıl yapıldığı apostil makamı sayfasında anlatılmıştır.

Islak imza, kargo ve fiziksel bütünlük

Apostil şerhi belgenin kendisine bağlanır; zımba sökülür, sayfa ayrılır ya da belge yeniden fotokopilenirse zincir kopar ve karşı makam bunu görür. Gönderim sırasında belgeler katlanmadan, zarf içinde ve takip numarasıyla yollanır. Zincirin fiziksel tarafı bütünlük sayfasında, gönderim düzeni kargo sayfasında anlatılıyor.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Vekaletname metninin kapsamını birlikte belirlemek; nüfus, adliye, üniversite, sosyal güvenlik ve tapu birimlerinden belgeleri istemek; kapanmış kurumlarda kaydın devredildiği birimi tespit edip yazılı başvuruyu yürütmek; doğru apostil makamına başvurup şerhi takip etmek; ıslak imzalı nüshaları bütünlüğü bozulmadan adresinize göndermek bizim yürüttüğümüz işlerdir. Hizmetin kapsamı belge temini sayfasında, kalemlerin nasıl ayrıştığı ücretler sayfasında yazılıdır. Zincirde noter adımı da varsa şu geçerlidir: Kesin tutar, belge notere ibraz edildiğinde noterlikçe hesaplanır.

Çeviri nerede yapılacak

Belgenin çevirisinin nerede yapılacağı, belgenin nereye gideceğine bağlıdır ve bu iki soru karıştırılmamalıdır. Québec’e giden dosyada çeviri kuralı hedefte işler; kural çeviri kuralı sayfasında anlatılmıştır. Ters yönde, yani Kanada belgesi Türkiye’de kullanılacaksa çeviri Türkiye’de yapılır ve bunu ters yön sayfasında ele aldık. Belge temini her iki yönde de aynı biçimde yürür.