Onay zinciri rotaları

Kanada, Belçika, İsviçre, Lüksemburg ve Fransa apostil sözleşmesinin tarafıdır. Bu, konsolosluk tasdiki zincirini ortadan kaldırır; çeviri zorunluluğunu ve makamın kendi biçim kurallarını ortadan kaldırmaz. Apostil belgeyi doğrulamaz, imzayı doğrular.

Türkiye’de apostil makamı belgeye göre değişir: idari belgelerde valilik ve kaymakamlık, adli belgelerle noterlik işlemlerinde adliyedeki adalet komisyonu yetkilidir. Yanlış makama gitmek bir gün kaybettirir; noter onayı belgeyi bir kapıdan diğerine taşır.

Retlerin çoğu içerik değil biçim kaynaklıdır: eksik şerh, çevrilmemiş mühür, yanlış nüsha, geçmiş tarih. Bizden kaynaklanan biçim hatasını kendi hesabımıza düzeltiriz. Kurumun kararına ise müdahale edemeyiz ve bunu baştan söylüyoruz.

Belgelerin çoğunun yasal bir son kullanma tarihi yoktur; süreyi belgeyi isteyen makam koyar. Bu ayrım dosyayı kurtarır: eskimeyen belgeler baştan alınır, kısa ömürlüler sona bırakılır. Şerh ve çeviri de altındaki belgeyle birlikte eskir.

Québec, Kanada, Belçika, Suisse romande, Lüksemburg ve Fransa aynı dili konuşur, aynı kuralı uygulamaz. Bu sayfa altı yönü tek tabloda toplar: apostil beklentisi, çeviriyi kimin yapabileceği, halkaların sırası ve çok dilli nüshanın işe yarayıp yaramadığı.

Bu sayfa bize iş kaybettirir ve bilerek yazılmıştır. Çok dilli nüsha alınabiliyorsa çeviri gerekmez; konsolosluk vekaletnamesine apostil aranmaz; zaten Fransızca düzenlenmiş belge yeniden çevrilmez. Aşağıda, sık yaptırılan ama çoğu dosyada gereksiz olan sekiz işlem var.

Çok dilli belge, uluslararası bir sözleşmeye göre birden çok dilde basılı bir formata dökülen nüfus kaydıdır. Sözleşmeye taraf ülkelerde ne çeviri ne apostil ister. Kapsamı dardır: yalnız doğum, evlenme ve ölüm kayıtları. Kanada bu düzenlemenin dışındadır.

Çok dilli nüsha nüfus müdürlüğünden istenir; e-Devlet çıktısıyla aynı şey değildir. Gişede kullanacağınız ifade önemlidir, çünkü “uluslararası” ve “çok dilli” sözcükleri her müdürlükte aynı şeyi çağrıştırmıyor. Yurt dışındaysanız aynı belge konsolosluktan istenebilir.

Apostil, konsolosluk tasdiki zincirini kaldırır. Frankofon eksendeki beş ülkenin tamamı apostil sözleşmesinin tarafı olduğu için bu zincir burada nadiren işler. Yine de apostil kapsamı dışındaki belgelerde ve sözleşmeye taraf olmayan ülkelerde eski yol geçerlidir.

Elektronik apostilin hukuken geçerli olması ile karşınızdaki memurun onu kabul etmesi ayrı sorulardır. Sorulması gereken cümleyi Türkçe ve Fransızca olarak veriyoruz; cevap “kâğıt istiyoruz” ise tartışmak yerine ıslak imzalı nüshayı hazırlamak daha ucuzdur.

Bu sitedeki bütün rotalar üç soruyla ayrışır: belge hangi yöne gidiyor, hangi tür belge ve hedef makam hangi çeviriyi istiyor. Üçünü sırayla cevaplarsanız kendi rotanız tek bir sayfaya iner. Üçüncü soruyu tahmin etmeyin; onu yalnız makam cevaplayabilir.

Noter onaylı çeviri ve apostilli belge, iğne ya da şeritle birleştirilip mühürlenir. Bu birleşim işlemin parçasıdır: sökülürse işlem geçersiz sayılabilir. Fotokopi ve tarama, dosya sökülmeden yapılır; gerekiyorsa baştan ikinci nüsha alınır.

Nüsha sayısı, dosyanın en kolay verilen ve en pahalıya patlayan kararıdır. Her nüsha kendi şerhini ve kendi onayını ister; ayrıca birçok makam sunulan belgeyi iade etmez. Sayıyı baştan belirlemek, ikinci bir noterlik gidişini ve ikinci bir şerh başvurusunu önler.

Zincirin son halkası çoğu planda unutulur: belgenin fiziksel yolculuğu. Islak imzalı dosya iğnesi ve mührü bozulmadan gitmelidir; adres biçimi, gümrük beyanı ve takip numarası süreyi doğrudan etkiler. Kaybolan bir dosya, zincirin tamamının yeniden kurulması demektir.

Doğru soru, doğru cevabı getirir. Bu sayfa makama gönderebileceğiniz iki hazır metin veriyor: Türkçe ve Fransızca. Dört şey sorulur — dil, çevirmen türü, apostilin nereye düşeceği ve çok dilli nüshanın kabul edilip edilmediği.

Noter, çevirinin doğruluğunu onaylamaz. Onayladığı şey, çeviriyi yapan tercümanın kimliği ve o noterlikte yemin zaptının bulunmasıdır. Bu ayrım, Québec ve Belçika’nın neden kendi çevirmenini istediğini de açıklar.

Yeminli çeviri her dosyada yeterli değildir. Noter onayının iki işlevi vardır: Türkiye’deki kurumlar çoğu zaman onaylı nüsha ister, yurt dışına giden dosyada ise onay, çeviriye apostil alınabilmesinin yoludur. Gerekmediği hâlde alınırsa zincire boş bir halka eklenir.

Noterlik kalemi tek bir fiyat değildir: harç, damga vergisi, değerli kâğıt bedeli ve işlemin kapsamı bir arada hesaplanır. Bu yüzden sitede rakam yayımlamıyoruz. Kesin tutar, belge notere ibraz edildiğinde noterlikçe hesaplanır.

Onay zinciri beş halkadan oluşur: temin, çeviri, noter onayı, apostil ya da tasdik, sunum. Her dosyada beşi birden gerekmez. Asıl mesele hangi halkanın gerektiği ve halkaların hangi sırayla dizildiğidir; sırayı bozmak aynı işlemi ikinci kez ödemek demektir.

İşleme başlamadan önce beş soru: sıra doğru mu, makam doğru mu, dil ve çevirmen belli mi, nüsha sayısı hesaplandı mı, tarihler tutuyor mu? Beşine de yazılı cevabınız varsa dosya tek gidişte kapanır. Biri eksikse zincir büyük olasılıkla ikinci kez kurulur.

Belge dosyaları ileriye doğru değil, geriye doğru planlanır. Son tarihten başlar, gönderim, çeviri, noter ve şerh paylarını sırayla düşer, kalan noktada belgeleri temin edersiniz. Bu yöntem, kısa ömürlü belgeyi kendiliğinden doğru haftaya yerleştirir.

Belçika belgesi Türkiye’de kullanılacaksa şerh Belçika’da alınır, çeviri Türkiye’de yapılır. Bu yönde çeviriyi biz yapıyoruz. İki ayrıntı zinciri belirler: elektronik şerhin kabulü ve belediyeden istenen nüshanın hangi düzenlemeye dayandığı.

Denklik dosyasında zincir başka türlü kurulur: belge size değil, doğrudan değerlendirme kurumuna gider. Mühürlü zarf, kurumdan doğrudan gönderim ve kurumun kendi çeviri kuralı bu rotayı diğerlerinden ayırır. Apostil çoğu denklik dosyasında aranmaz.

Fransız belgesi Türkiye’de kullanılacaksa şerh Fransa’da alınır, çeviri Türkiye’de yapılır ve bu yönde çeviriyi biz yapıyoruz. İki ayrıntı dosyayı belirler: şerhi veren makam yakın yıllarda değişti ve belgenin “tam nüsha” mı yoksa “öz” mü olduğu Türk makamı için fark eder.

İsviçre belgesinde şerhi federal bir merkez değil, belgeyi düzenleyen kantonun yetkili makamı verir. Çeviri Türkiye’de yapılır ve bu yönde çeviriyi biz yapıyoruz. Zinciri belirleyen iki soru: belge hangi kantondan çıktı ve hangi dilde düzenlendi?

Lüksemburg belgesinde şerh tek bir merkezden alınır; bu, ülkenin küçüklüğünün sağladığı gerçek bir kolaylıktır. Çeviri Türkiye’de yapılır ve bu yönde çeviriyi biz yapıyoruz. Dikkat edilecek tek şey belgenin dilidir: Fransızca da olabilir, Almanca da.

Miras dosyasında iki ülkenin zinciri aynı anda yürür ve sıra baştan bellidir: önce vekaletname, sonra ölüm belgesi, sonra mirasçılık belgesi. Yabancılık unsuru taşıyan veraset işlemlerinde noterliğin yetkisi yoktur; iş mahkemeye gider ve takvim buna göre kurulur.

Ters yönde zincir tersine döner ve iş bize düşer: apostil Kanada tarafında alınır, çeviri Türkiye’de yapılır. Bu yönde çeviriyi biz yapıyoruz ve Türk makamları bunu kabul ediyor. Tek kritik ayrım, belgenin 2024 öncesinde mi sonrasında mı düzenlendiğidir.

Ticari dosyanın özelliği, tek bir zarfın içindeki belgelerin iki farklı apostil kapısına gitmesidir: sicil belgeleri valiliğe, imza sirküleri adalet komisyonuna. Doğrudan ticari ve gümrük işlemlerine ilişkin bazı belgeler ise apostil kapsamının tamamen dışındadır.

Tapu dosyasında zincir kısadır ama iki noktada katıdır: vekaletnamenin biçimi ve işlem sırasında tercüman bulundurma koşulu. Taşınmaz vekaletnamesi düzenleme şeklinde ve fotoğraflı olmak zorundadır; eksik yetki işlem günü fark edilir ve o gün kaybedilir.

Belçika rotasında sıra nettir: önce apostil, sonra çeviri. Çeviriyi çoğunlukla Belçika’da ulusal sicile kayıtlı yeminli çevirmen yapar ve apostil şerhini de o çevirir. Çeviriyi Türkiye’de baştan yaptırmak, bu rotadaki en yaygın çift ödeme sebebidir.

Fransa apostil sözleşmesinin tarafıdır; Türk belgesi tek şerhle dolaşır. Bu sayfa yalnız zincirin dizilişini ve Türkiye ayağını verir. Fransa’ya başvuru prosedürlerinin ayrıntısı bu sitenin konusu değildir; burada hangi halkanın nerede olduğunu ve çeviri kuralının nereye oturduğunu bulursunuz.

Federal dosyada çeviri Türkiye’de yapılabilir; koşul, çevirmenin beyanının dosyaya eklenmesidir. Apostil çoğu federal dosyada istenmez. Bu rota, frankofon eksendeki dört rotadan Türkiye ayağı en uzun olanıdır — çünkü çeviri halkası da burada kalır.

Lüksemburg’da iki karar birlikte verilir: belgenin hangi dile çevrileceği ve apostilin ne zaman alınacağı. Sıra Belçika’dakiyle aynıdır — önce apostil, sonra çeviri. Dil seçimi ise idarenin üç resmî dili arasından yapılır ve dosyayı doğrudan etkiler.

Québec dosyasında çeviri halkası hedef taraftadır: eyalet kendi meslek düzenine kayıtlı çevirmeni ister. Türkiye ayağı belgenin temini, gerekiyorsa apostil ve gönderimle biter. Bu rotada asıl karar, çeviriyi hangi tarafta yaptıracağınızdır.

İsviçre’de zinciri kanton belirler. Bir kanton Türkiye’de yapılmış noter onaylı ve apostilli çeviriyi kabul ederken, komşu kanton kendi tanıdığı çevirmeni isteyebilir. Yazılı teyit alınmadan bu rotada zincir kurulmaz.

Evlenme dosyasında zinciri belgelerin ömrü belirler. Bekârlık belgesi kısa ömürlüdür ve dosyanın en sonunda alınmalıdır. Buna karşılık çok dilli nüsha, doğum ve evlenme kayıtlarında çeviri ile şerh halkalarını birden düşürebilir.

Telefonda alınan bilgi yanlış olduğu için değil, dayanak olmadığı için yetmez. Uygulama görevliye göre değişebiliyor, kayıt kalmıyor ve dosya reddedildiğinde elinizde gösterilecek bir şey olmuyor. Yazılı cevap ise hem karar verdirir hem dosyayı korur.

Sıra hatasının bedeli gecikme değil, aynı işlemi ikinci kez yapmaktır. Dört tipik senaryo bunu somutlaştırıyor: çevrilmemiş kalan şerh, yenilenen apostil, kaçırılan randevu ve zincirin başında alınıp sonunda süresi dolan belge.

Yemin zaptı, tercümanın bir noterlikte düzenlettiği ve o noterlikte geçerli olan belgedir. Onay alacağınız noterliği baştan söylemek, çeviriyi ikinci kez yaptırmayı önler. Zapt taşınmaz; tercüman her noterlik için ayrı zapt düzenletir.