Onay zinciri nedir, kaç halka vardır?

“Önce apostil mi, önce çeviri mi?” Belge işlerinde en çok para kaybettiren soru budur. Yanlış cevabın bedeli gecikme değil, aynı işlemi ikinci kez ödemektir. Cevabı verebilmek için zinciri halka halka görmek gerekir.

Zincirin beş halkası

Bir Türk belgesinin yabancı bir makamda kabul edilmesi, birbirine bağlı beş adımdan geçer:

1. Temin. Belgenin yetkili kurumdan, istenen nüsha türünde alınması: nüfus müdürlüğü, üniversite, adliye, sosyal güvenlik kurumu ya da ticaret sicili.
2. Çeviri. Belgenin, hedef makamın kabul ettiği dile aktarılması. Kimin çevirebileceği ülkeden ülkeye değişir.
3. Noter onayı. Çevirinin ya da suretin noterlikçe onaylanması. Her dosyada gerekmez.
4. Apostil ya da tasdik. Belgedeki imza, mühür ve imza sahibinin sıfatının uluslararası kabul gören bir şerhle doğrulanması.
5. Sunum. Belgenin hedef makama istenen biçimde, nüsha sayısında ve süresi içinde teslim edilmesi.

Beş halkanın hepsi her dosyada bulunmaz. Bir federal göç dosyası çoğu zaman apostil istemezken, bir evlenme dosyası apostilsiz açılmaz. Hangi halkanın gerektiğini belirleyen şey belgeniz değil, belgeyi isteyen makamdır.

Birinci kural: tasdik eklenir, çeviri arkadan gelir

Onay işlemlerinin ortak özelliği, belgeye bir şey eklemeleridir. Noter onayı bir şerh ve mühür ekler; apostil ayrı bir şerh ekler; kurum tasdiki bir kaşe ekler. Bunların hepsi belgenin üzerinde yazılı metindir.

Buradan tek bir sonuç çıkar: çeviriden sonra belgeye eklenen her şerh, yeniden çevrilmek zorunda kalır. Çeviriyi bitirip sonra apostil aldığınızda elinizde, üzerindeki apostil metni çevrilmemiş bir belge olur. Çoğu makam bunu eksik sayar ve çeviri ikinci kez yaptırılır.

İkinci kural: apostil belgenin parçasıdır

Apostil ayrı bir evrak değildir; belgeye basılan ya da eklenen bir şerhtir ve belgeyle birlikte bir bütün oluşturur. Dolayısıyla çeviri kapsamına da girer: şerhin başlığı, numarası, tarihi, imzalayanın sıfatı ve mühür metni çeviriye dâhildir.

Aynı şey belgenin üzerindeki diğer izler için de geçerlidir. Kurum kaşeleri, arka yüzdeki onay şerhleri, elle düşülmüş notlar ve barkod altındaki açıklamalar çevrilmeden bırakılırsa dosya eksik sayılabilir. Konu mühür ve şerh çevirisi sayfasında ayrıntılı anlatılmıştır.

Üçüncü kural: sıra hedef ülkeye göre değişir

Zincirin dizilişi evrensel değildir. Aynı nüfus kayıt örneği için üç farklı sıra geçerli olabilir:

• Belçika’da apostil çoğunlukla çeviriden önce alınır, çünkü çeviriyi Belçika’da sicile kayıtlı çevirmen yapar ve apostilli hâli çevirir.
• Québec’te çeviri hedef tarafta yapılır; Türkiye ayağı belgenin temini ve gerekiyorsa apostille kadar gider.
• İsviçre’de kanton belirler: bir kanton Türkiye’de yapılmış noter onaylı çeviriyi kabul ederken komşu kanton kendi tanıdığı çevirmeni isteyebilir.

Ülke ülke diziliş rota karşılaştırma sayfasında yan yana verilmiştir; kendi dosyanıza uyan rotayı hangi rota bana uygun sayfasından seçebilirsiniz.

Hangi halka hangi dosyada gerekir

Bu tablo tipik uygulamayı gösterir, taahhüt değildir. Her satır için nihai söz hedef makamındır ve talebin yazılı olarak alınması gerekir.

Zincir nerede kopar

1. Sıra hatası. Çeviri, tasdiklerden önce yaptırılır; sonradan eklenen şerh çevrilmemiş kalır.
2. Makam hatası. Apostil yanlış makamdan istenir; idari belge için adliyeye, adli belge için valiliğe gidilir. Doğru makam seçimi ayrı bir sayfada anlatılmıştır.
3. Nüsha hatası. Makam ıslak imzalı asıl isterken elektronik çıktı gönderilir ya da tersi olur.
4. Tazelik hatası. Kısa ömürlü belge zincirin başında alınır ve sıra sonuna geldiğinde süresi dolmuş olur. Belgelerin ömrü belge tazeliği sayfasındadır.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Zincirin Türkiye’de kalan halkaları bizim işimizdir: belgenin yetkili kurumdan vekâletle temini, doğru nüshanın seçilmesi, gereken kalemlere apostil şerhi düşürülmesi, noterlik işleminin randevusu ve takibi, ıslak imzalı nüshaların yurt dışına gönderilmesi. Çeviri hedef ülkede yapılacaksa bu halkaları yine yürütürüz; hangi halkanın kimde olduğunu baştan yazılı olarak belirleriz. Kalemlerin nasıl ayrıştığı ücretler sayfasındadır.