Rota: şirket ve ticari dosya

Şirket dosyası tek bir zarf gibi görünür, ama içindeki belgeler farklı kapılardan geçer. Bunu bilmeyen kurumlar bütün evrakı tek makama götürür ve yarısını geri alır.

İki kapı, tek dosya

• Valilik kapısı: ticaret sicil tasdiknamesi, faaliyet belgesi, vergi levhası, sicil gazetesi örneği gibi idari belgeler.
• Adalet komisyonu kapısı: imza sirküleri, imza beyannamesi, noterlikçe onaylanmış her belge ve mahkeme kararları.

Ayrım belgenin konusuna değil, imzayı atan makama bakar. İmza sirküleri şirketin belgesi olsa da noterlikçe düzenlendiği için adli kapıya gider. Kapı ayrımının kaynağı apostil makamı sayfasındadır.

Apostil kapsamının dışı

Apostil sözleşmesi her belgeyi kapsamaz. Doğrudan ticari ya da gümrük işlemlerine ilişkin idari belgeler kapsam dışındadır. Bunun günlük karşılığı şudur: menşe belgesi, bazı fatura tasdikleri ve gümrük evrakı için şerh yolu kapalıdır; onlar oda tasdiki ve gerekiyorsa tasdik zinciri üzerinden yürür.

Bu ayrımı bilmeyen firmalar valilikte gün kaybeder. Tasdik zincirinin ne zaman işlediği Dışişleri tasdiki sayfasında anlatılmıştır.

Belgenin ömrü ticari dosyada kısadır

Sicil tasdiknamesi ve faaliyet belgesi güncel durumu gösterir; karşı taraf çoğu zaman yakın tarihli nüsha ister. Bu, zinciri evlenme dosyasındakine benzetir: belge en sonda alınır, hemen şerhlenir ve hemen gönderilir. Aylar önce alınmış bir sicil belgesi, şerhli olsa bile geri çevrilebilir.

Çeviri: terim tutarlılığı ticari dosyanın esasıdır

Aynı şirketin unvanı, faaliyet konusu ve organ adları bütün belgelerde aynı biçimde yazılmalıdır. Bir belgede unvanın çevrildiği, diğerinde olduğu gibi bırakıldığı dosyalar karşı tarafta iki ayrı tüzel kişi izlenimi verir.

Kural şudur: tescilli unvan çevrilmez, olduğu gibi aktarılır; parantez içinde açıklama verilebilir. Kurum ve unvan adlarının nasıl aktarıldığı ayrı bir sayfada anlatılmıştır.

Frankofon tarafta ne isteniyor

Belçika, İsviçre ve Lüksemburg’da şirket kuruluşu ya da şube açılışı dosyaları, çevirinin o ülkede kayıtlı bir çevirmence yapılmasını isteyebilir. Ülke karşılıkları Belçika, İsviçre, Lüksemburg ve Québec sayfalarındadır.

Ters yön: yabancı şirketin Türkiye ayağı

Yabancı bir şirket Türkiye’de şube ya da irtibat bürosu açacaksa zincir tersine döner: kuruluş belgeleri kendi ülkesinde şerhlenir, Türkiye’de çevrilir ve çeviri noterlikçe onaylanır. Bu yönde çeviriyi biz yapıyoruz; Fransız şirket belgelerinin Türkiye ayağı ayrı bir sayfada ele alınmıştır.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Belgelerin sicilden ve noterlikten temini, iki ayrı apostil kapısının paralel yürütülmesi, terim listesiyle tutarlı çeviri ve dosyanın karşı tarafın istediği düzende gönderilmesi bizim işimizdir. Kurumsal dosyalarda tekrar eden belgeler için sabit bir terim listesi tutarız; bu, sonraki dosyalarda tutarlılığı korur. Kapsam kurumsal çözümler sayfasındadır.