Belçika: Şirket ve ticaret sicil belgeleri

Bir Türk şirketinin Belçika’daki muhatabına göndereceği belge paketi küçüktür ama düzeni yanıltıcıdır. Belgeler aynı zarfa girer, aynı gün istenir ve aynı yerde kullanılır; buna karşılık onay zincirleri birbirinden ayrıdır.

En sık istenen dört belge

• Sicil tasdiknamesi: şirketin kayıtlı olduğunu ve güncel bilgilerini gösterir.
• İmza sirküleri: kimin, hangi kapsamda imza atabildiğini gösterir.
• Ticaret Sicil Gazetesi ilanı: kuruluş, unvan ya da sermaye değişikliğinin yayımlanmış hâli.
• Vergi mükellefiyet yazısı: faal mükellef olduğunu gösterir.

⭐ İki belge, iki ayrı makam

Sicil tasdiknamesi ticaret sicil müdürlüğünden alınır ve idari belgedir; apostil şerhini valilik düşürür. İmza sirküleri ise noterde düzenlenir ve noter belgesidir; şerhi adliyedeki adalet komisyonundan alınır. İkisini birlikte valiliğe götüren dosya yarım döner ve bir gün kaybeder. Ayrımın gerekçesi apostil makamı sayfasında, Ankara’daki iki durak valilik apostil birimi sayfasında anlatılmıştır.

Hangi gazete ilanı isteniyor

“Sicil gazetesi” tek bir sayı değildir. Kuruluş ilanı, unvan değişikliği, adres değişikliği ve sermaye artırımı ayrı sayılarda yayımlanır. Karşı tarafın hangisini istediğini sormadan gazete talebi açmak, işe yaramayan bir onaylı örnekle sonuçlanır.

Sorulan asıl soru: kim imza atabiliyor

Belçika’daki muhatap çoğu zaman şirketin varlığını değil, karşısındaki kişinin şirketi bağlayıp bağlamadığını doğrulamak ister. Bu soruyu sicil tasdiknamesi ile imza sirküleri birlikte cevaplar: biri yetkilinin kim olduğunu, diğeri imzanın kapsamını gösterir. Tek başına gönderilen sirküler eksik kalır.

Bölge katmanı işin dilini belirler

Ekonomi ve istihdam yetkisi bölgelerdedir; şirket işleriniz Valonya’da mı Brüksel’de mi yürüyecek, bu dosyanın dilini de etkiler. Valonya’da Fransızca, Brüksel’de iki dilli düzen geçerlidir. Ayrıntı Valon Bölgesi sayfasında ve Brüksel sayfasında yazılıdır.

Belgeler çabuk eskir

Ticari belgelerde tarih önemlidir: sicil kaydı değiştiğinde daha önce alınmış tasdikname gerçeği göstermez. Yetkili değişikliği, adres değişikliği ya da sermaye işlemi yapıldıysa belge yenilenir. Muhataplar bu belgelerde çoğu zaman yakın tarihli nüsha arar.

Dosyanın rotası

Ticari dosyada sıra, belge sayısı arttıkça daha çok önem kazanır: temin, doğru makamdan şerh, sonra hedefte çeviri. Rotanın tamamı şirket dosyası rotasında, sıranın bozulmasının bedeli yanlış sıra sayfasında anlatılmıştır.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Sicil belgelerini ve gazete örneklerini vekâletle temin eder, imza sirkülerinin noter tarafını yürütür, her belgenin şerhini kendi makamından aldırır ve ıslak imzalı nüshaları göndeririz. Kesin noter tutarı, belge notere ibraz edildiğinde noterlikçe hesaplanır. Diğer kalemler ücretler sayfasındadır.