Belçika dosyaları neden geri dönüyor?

Geri dönen Belçika dosyalarının çoğunda belgenin kendisi doğrudur. Hatalı olan, zincirin kurulma biçimidir. Aşağıdaki dört sebep, geri dönüşlerin büyük kısmını açıklıyor ve hepsi gönderimden önce kapatılabilecek hatalardır.

1. Yanlış sıra: önce çeviri, sonra apostil

En sık görülen hata budur. Belge Türkiye’de çevrilir, sonra apostil alınır ve şerh çeviride görünmez. Belçika’daki birim çeviriyi eksik sayar. Kayıp yalnız ilk çeviri değildir: gönderim süresi ve belgenin kalan ömrü de gider. Kural apostil sırası sayfasında, genel etkisi yanlış sıra sayfasında anlatılmıştır.

2. Yanlış dil

Fransızca çeviri Felemenkçe dil bölgesindeki bir belediyeye, ya da tersi. Belge doğru, apostil doğru, çevirmen doğru olsa bile kabul edilmez. Dil, oturulan adresin değil, işlemi yapan birimin özelliğidir. Yöntem dil seçimi sayfasında verilmiştir.

3. Kabul edilmeyen çevirmen

Türkiye’de noter onaylı olarak yaptırılan çeviri, Belçika resmî işlemlerinde beklenen sicil koşulunu karşılamaz. Bazı belediyelerde ayrıca kendi listelerindeki çevirmenden çeviri istenir. Sicil düzeni yeminli çevirmen sicili sayfasında, kabul edilen çevirinin unsurları çeviri örneği sayfasında anlatılıyor.

4. Süresi geçmiş belge

Nüfus belgelerinde ve bekârlık belgesinde belediyeler yakın tarihli nüsha ister. Belge Türkiye’de alınır, apostillenir, kargoyla gider, çevrilir ve randevu beklenir; bu zincirin toplamı belgenin ömrünü aşabilir. Takvim belge takvimi sayfasında, bekârlık belgesinin özel durumu bekârlık belgesi sayfasında ele alınmıştır.

Daha az görülen ama tekrarlayan üç sebep

• Ad yazımı uyuşmazlığı: pasaporttaki yazım ile nüfus belgesindeki yazımın farklı olması. Türkçe harflerin aktarımı ve evlilik sonrası soyadı değişikliği sık sebeptir.
• Dosyanın sökülmesi: apostil şerhinin belgeden ayrılması, iğnenin çıkarılması ya da sayfaların yeniden birleştirilmesi. Sebebi fiziksel bütünlük sayfasındadır.
• Eksik nüsha: kurumun nüshayı alıkoyması ve elde ikinci nüshanın bulunmaması; plan nüsha sayısı sayfasındadır.

Reddedildiğinde ne yapılır

İlk iş, reddin gerekçesini yazılı istemektir. Gerekçe olmadan eksiği kapatmak tahmine dönüşür ve ikinci tur da boşa gidebilir. Gerekçe elinize geçtiğinde hangi halkanın yenileneceği belirlenir: yalnız çeviri mi, belge mi, yoksa zincirin tamamı mı. Genel çerçeve kabul edilmezse sayfasında anlatılmıştır.

Önlemin tamamı tek adımda toplanabilir

Dört sebebin dördü de, gönderimden önce yazılan tek bir e-postayla kapanır: dil, çevirmen, sıra ve çok dilli nüsha. Metni yazılı teyit sayfasında hazır verdik. Uygulama farkının nereden geldiği belediye farkı sayfasındadır.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

İkinci turda kaybedilen zamanı azaltmak için belgeleri baştan çoğaltarak temin eder, şerhi doğru makamdan aldırır ve gönderimi dosyayı sökmeden yaparız. Ek belge istendiğinde aynı vekâletle yeni turu başlatırız. Kalemlerin nasıl ayrıştığı ücretler sayfasındadır.