Québec: Şirket ve ticaret sicil belgeleri

Şirket dosyalarında karar, dosya açılmadan önce verilir: hangi belgeyle anlatacaksınız? Aynı bilgiyi üç farklı belge verebilir ve aralarındaki sayfa farkı çok büyüktür. Yanlış belgeyle başlayan dosya, gereksiz sayfa taşır ve her sayfa ayrıca işlem görür.

Hangi belge neyi anlatır

• Ticaret sicil tasdiknamesi: şirketin unvanını, sicil numarasını, adresini, faaliyet konusunu, sermayesini ve temsile yetkili kişileri tek belgede gösterir.
• Faaliyet belgesi: şirketin kayıtlı ve faal olduğunu bildirir; oda kaydını gösterir.
• Ticaret sicil gazetesi nüshaları: kuruluş ve sonraki değişikliklerin ilan metinleridir; tarihsel akışı gösterir.
• Ana sözleşme: şirketin kuruluş metni ve yapılan tadillerle güncel hâli.
• İmza sirküleri: kimin, hangi kapsamda ve kaç kişiyle birlikte imza atacağını gösterir.
• Pay defteri kaydı: ortaklık ve pay yapısını gösterir; sicilde her zaman görünmez.

Tasdikname çoğu dosyada gazetenin yerini tutar

Şirketin güncel durumunu göstermesi istendiğinde, kuruluştan bugüne kadarki bütün gazete nüshalarını göndermek yaygın bir alışkanlıktır. Oysa güncel durumu tek belgede veren kalem tasdiknamedir; onlarca sayfa yerine birkaç sayfa demektir ve çeviri yükü de aynı oranda azalır.

Gazete nüshaları, tarihsel bir değişikliğin ispatı istendiğinde gerekir: unvan değişikliği, adres değişikliği, sermaye artırımı, ortak değişikliği gibi. Yani soru “bugün durum ne” ise tasdikname, “ne zaman ne değişti” ise gazete. Hangisinin istendiğini önceden sormanın yolu yazılı teyit sayfasında anlatılmıştır.

Unvan ve şirket türü çevrilmez

Ticaret unvanı bir addır; sicilde kayıtlı hâliyle yazılır. “Limited Şirketi” ya da “Anonim Şirket” gibi tür ekleri de çevrilmez, çünkü bunlar Türk şirketler hukukundaki belirli tiplere karşılık gelir ve karşı sistemdeki bir tipe dönüştürüldüğünde şirketin hukuki niteliği yanlış anlaşılır.

Doğru yaklaşım unvanı olduğu gibi bırakmak, gerekiyorsa parantez içinde ya da dipnotta açıklama vermektir. Bu kuralın genel çerçevesi kurum adları sayfasında, Fransızca tarafta karşılık gelen sicil kayıtlarının terim çerçevesi ise terimce sayfasında anlatılmıştır.

İmza sirküleri ve temsil yetkisi

Şirket adına bir işlem yapılacaksa, işlemi yapan kişinin yetkisi gösterilmelidir. Bunu iki belge birlikte yapar: temsile yetkili kişileri gösteren sicil kaydı ve imza sirküleri. Sirkülerde yetkinin kapsamı ve süresi yazar; süresi dolmuş bir sirküler dosyayı boşa düşürür.

Sirkülerin yeni tarihli olması, dosyanın geri dönmesini önleyen basit bir tedbirdir. Kısa ömürlü belgelerin takvimi vergi ve borcu yoktur sayfasında ayrıca ele alınmıştır.

Ortaklık ve pay yapısı

Yatırımcı ve girişimci dosyalarında sorulan şey çoğu zaman şirketin varlığı değil, sizin şirketteki payınızdır. Anonim şirketlerde pay yapısı sicilde her zaman görünmez; bu durumda pay defteri kaydı, genel kurul tutanağı ya da pay devir sözleşmeleri devreye girer. Bu belgeler şirketin kendi kayıtlarındadır ve dışarıdan temin edilemez; şirket yetkilisinden istenir.

Yatırımcı ve girişimci yollarının belge düzeni yatırımcı ve girişimci sayfasında, şirket sahiplerinin gelir tarafındaki belgeleri ise banka ve gelir belgeleri sayfasında anlatılıyor.

Apostil ve sıralama

Şirket belgelerinde apostil, belgenin kime sunulacağına göre gerekir: bir kuruma kayıt, bir mahkeme dosyası ya da bir banka işlemi söz konusuysa istenir; göç dosyasında çoğu zaman aranmaz. Apostil belgenin aslına verilir; bu yüzden belge önce sicilden alınır, sonra apostil şerhi işlenir, çeviri en sonda yapılır ve şerhi de içerir.

Sıra bozulursa çeviri apostili göstermez ve belge eksik kalır. Şirket dosyasının bütün rotası şirket rotası sayfasında, yanlış sıranın maliyeti ise yanlış sıra sayfasında anlatılmıştır.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Ticaret sicil müdürlüğünden tasdikname ve faaliyet belgesinin alınması; istenen tarihlere ait gazete nüshalarının sicil kayıtlarından çıkarılması; ana sözleşmenin güncel hâlinin temini; imza sirkülerinin yenilenmesi için noter işlemlerinin yürütülmesi; gereken kalemlerde apostil başvurusunun takibi ve ıslak imzalı nüshaların gönderimi bizim yürüttüğümüz işlerdir. Yurt dışındaysanız Türk konsolosluğunda düzenlenen vekaletname bu işler için yeterlidir; kapsamı vekaletname sayfasında anlatılmıştır. Québec tarafında şirket kurma adımları ise şirket kurma sayfasında ele alınmıştır.

Sık yapılan hatalar

1. Bütün gazete arşivini göndermek: güncel durum soruluyorsa tasdikname yeterlidir; fazlası sayfa sayısını ve işlem yükünü büyütür.
2. Unvanı çevirmek: ad ve tür eki kaynaktaki gibi yazılır; dönüştürülmüş unvan sicil kaydıyla eşleşmez.
3. Eski tarihli sirküler göndermek: yetki süresi dolmuşsa belge işlevsizdir.
4. Apostili çeviriden sonra almak: çeviri şerhi göstermez ve işlem baştan yapılır.