Vekaletname: konsolosluk mu, yerel noter mi?

Türkiye’deki bir işi yürütmek için birine yetki vermeniz gerekiyor ve Québec’tesiniz. Bu sayfa, sitenin çoğu sayfasının tersi bir durumu anlatıyor: belge burada değil orada düzenlenecek, Türkiye’de kullanılacak. Çeviri ayağı da bu yüzden bize düşüyor.

Belge nerede kullanılacak, cevabı bu belirler

Vekaletnamenin ibraz edileceği yer Türkiye’deki bir tapu müdürlüğü, mahkeme, banka, nüfus müdürlüğü ya da ticaret sicilidir. Bu kurumlar belgeyi Türkçe okur ve düzenleyen makamın yetkisini görmek ister. İki yol, bu iki koşulu farklı biçimlerde karşılar.

Birinci yol: Türk konsolosluğunda düzenleme

Konsoloslukta düzenlenen vekaletname doğrudan Türkçe yazılır ve Türk hukuk düzeni içinde üretilmiş sayılır. Sonuç şudur: çeviri gerekmez, apostil aranmaz, Türkiye’de ayrıca bir onay adımı yoktur. Belge Türkiye’ye ulaştığında doğrudan işleme konur.

İşlem randevuyla yürür. Yanınızda pasaportunuz ya da kimliğiniz, vekil edeceğiniz kişinin kimlik bilgileri ve işlemin konusuna göre istenen ek bilgiler bulunmalıdır. Bazı işlem türlerinde vekaletnamenin fotoğraflı düzenlenmesi gerekir; taşınmaz satışı, boşanma davası ve benzeri işlemler bu gruptadır. Fotoğraf koşulunu randevu öncesinde teyit edin.

İkinci yol: Québec noterinde düzenleme

Québec’te noterlik ayrı bir hukuk mesleğidir ve düzenlediği işlem kendi hukuk düzeninde resmî senet niteliği taşır. Böyle bir belge Türkiye’de kullanılabilir ama iki ek adımdan geçer: önce Kanada tarafında apostil, sonra Türkiye’de çeviri ve gereken hâllerde çevirinin noterde onaylanması.

Bu yol, konsolosluk randevusu bulunamadığında ya da işlem yerel bir hukuk metniyle birlikte yürütüldüğünde tercih edilir. Québec noterinin Türk noterinden farkı hukuk ve noterlik sayfasında anlatılmıştır.

Kanada apostil düzenine geçti

Kanada, 2024’ün başında apostil düzenine katıldı. Pratik karşılığı şudur: Kanada’da düzenlenen bir belge için artık uzun bir tasdik zinciri kurulmasına gerek yoktur; yetkili makamın verdiği apostil şerhi tek başına yeterlidir. Apostili düzenleyen makam federal ve eyalet düzeyinde ayrışır; Québec’te düzenlenmiş bir belge için hangi makama başvurulacağını işlem gününde teyit edin.

Apostilin ne olduğu ve ne olmadığı apostil sayfasında, Québec’ten Türkiye’ye giden belgelerin bütün rotası ise rota sayfasında gösterilmiştir.

Çeviri ayağı Türkiye’de yapılır

Yerel noterde düzenlenmiş bir vekaletnamenin Türkçeye çevrilmesi Türkiye’de yapılır ve bu işi biz yürütürüz. Çeviride belgenin tamamı aktarılır: metin, imza bloğu, noterin kaşesi, kayıt numarası ve arkasındaki apostil şerhi. Eksik aktarılan bir kaşe, belgenin tamamını tartışmalı hâle getirir.

Yetki metninin çevirisinde asıl güçlük hukuki terimlerdir. Yerel hukuktan gelen bir kavramın Türk hukukundaki en yakın terime oturtulması yetki kapsamını daraltabilir ya da genişletebilir; doğru yaklaşım kaynağa sadık kalmak ve gerektiğinde açıklama düşmektir. Kurum ve unvan adlarının nasıl yazıldığı kurum adları sayfasında anlatılıyor. Vekaletnamenin Fransızca karşılığı ve terim çerçevesi terimce sayfasında yer alır.

Yetki kapsamını dar yazmayın, dağıtmayın da

Vekaletnamenin en çok sorun çıkaran yanı kapsamıdır. Kapsam dar yazılırsa vekiliniz işlemin ortasında durur ve yeni bir vekaletname beklemek zorunda kalırsınız. Aşırı geniş yazılırsa gereğinden fazla yetki devredilmiş olur. İşe yarayan yol, yapılacak işleri tek tek saymaktır: hangi kurumda, hangi işlem, hangi belgeler için.

Sık kullanılan kapsamlar şunlardır: nüfus ve kimlik belgelerinin temini, diploma ve transkript istenmesi, apostil başvurusu, tapu işlemleri, banka işlemleri, dava takibi ve şirket işlemleri. Belge temini için verilen vekaletin kapsamı belge temini sayfasında, dosya takibi için verilen vekaletin kullanımı ise vekaletname ile takip sayfasında anlatılmıştır.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Vekaletname metninin işlem türüne göre hazırlanması; Türkiye’deki kurumun hangi yetki cümlesini aradığının önceden sorulması; yerel noterde düzenlenmiş belgelerin Türkçeye çevrilmesi ve gereken hâllerde çevirinin noterde onaylatılması; belgenin kullanılacağı kuruma teslimi ve işlemin yürütülmesi bizim işimizdir. Tapu ve miras işlemlerinde vekaletin nasıl kullanıldığı tapu işlemleri sayfasında ve miras işlemleri sayfasında anlatılıyor. Çeviri, apostil ve kargo ayrı kalemlerdir; nasıl ayrıştıkları ücretler sayfasında gösterilmiştir.

Hangi yolu seçmeli

Konsolosluk yolu daha az adım içerir: çeviri ve apostil devre dışı kalır, belge doğrudan işleme girer. Yerel noter yolu ise randevu beklemeden düzenleme imkânı verir ama apostil ve çeviri adımlarını ekler. Karar, randevu takviminiz ile işin aciliyetine göre verilir. Diğer eyaletlerde düzenlenen vekaletnamelerin durumu Kanada vekaletname sayfasında, Kanada belgelerinin Türkiye’de kullanımının genel çerçevesi ise Kanada belgesi sayfasında ele alınmıştır.