Aslı mı, onaylı sureti mi isteniyor?

Belge listelerinde geçen üç ifade birbirinin yerine kullanılmıyor: asıl, onaylı suret ve fotokopi ayrı şeylerdir. Hangisinin istendiğini yanlış okumak, ya belgenizi geri alamamanıza ya da dosyanın eksik sayılmasına yol açar.

Üç kavram

• Asıl: kurumun düzenlediği, ıslak imzalı ve mühürlü nüsha. Tek nüsha olması şart değildir; kurum aynı belgeden birden çok asıl düzenleyebilir.
• Onaylı suret: bir kopyanın, aslına uygun olduğunun yetkili bir merci tarafından tasdik edilmiş hâli.
• Fotokopi: hiçbir onay taşımayan kopya. Resmî dosyada tek başına değeri yoktur.

Bu ayrım nüsha sayfasında daha genel biçimde ele alınmıştır.

Neden düz fotokopi yetmez

Fotokopide mühür ve imza görüntü olarak vardır ama bunların gerçek bir belgeden alındığını gösteren hiçbir işaret yoktur. Değerlendirmeyi yapan görevli, elindeki kâğıdın kurumdan çıkmış bir belgenin kopyası mı, yoksa düzenlenmiş bir görüntü mü olduğunu ayırt edemez. Onay tam bu boşluğu kapatır.

Aynı sebeple, çeviri düz fotokopiden yapılmışsa çevirinin dayandığı belge de belirsiz kalır. Çeviride hangi nüshadan çevrildiği belirtilir.

Onaylı suret nereden alınır

İki yol vardır ve ilki çoğu zaman daha sağlamdır. Birincisi, belgeyi düzenleyen kurumdan yeni bir nüsha ya da kendi kaşesiyle onaylı suret istemek: üniversite öğrenci işleri, nüfus müdürlüğü, adliye kalemleri bunu yapar. İkincisi, noterde “aslına uygundur” şerhiyle suret çıkarmak; bu işlem belgenin aslının notere ibrazını gerektirir.

Kurumun kendi kaşesini taşıyan suret, yabancı makamda daha az soru doğurur. Belgeyi kurumdan istemenin yolu temin sayfasında, üniversite tarafı ise mühürlü transkript sayfasında anlatılmıştır.

Apostil hangi nüshaya vurulur

Apostil şerhi, imzası ve mührü doğrulanabilen bir nüshaya vurulur: aslına ya da yetkili merciin onayladığı surete. Düz fotokopiye apostil alınmaz. Noter onaylı surette apostil, noterin imzasını doğrular; kurumun düzenlediği belgede ise o kurumun yetkilisinin imzasını.

Bu, zincirin hangi halkadan başlayacağını belirler. Zincirin kurulumu onay zinciri sayfasında, Québec rotası ise rota sayfasında çıkarılmıştır.

Aslını geri alamayacağınız dosyalar

Bazı dosyalarda sunulan belge dosyada kalır ve iade edilmez: mahkeme dosyaları, tescil işlemleri ve bazı kurum başvuruları böyledir. Bu dosyalara elinizdeki tek aslı göndermeyin. Doğru yol, kurumdan ikinci bir asıl nüsha istemek ya da onaylı suretle işlem yapmaktır.

Elinizdeki belgenin tek nüsha olup olmadığını baştan kontrol edin; diploma gibi yeniden düzenlenmesi zor belgelerde bu özellikle önemlidir.

Elektronik başvuruda ne yükleniyor

Portal üzerinden yapılan başvurularda yüklenen şey taramadır; aslı ya da onaylı sureti gönderilmez. Ama tarama neyin taraması olduğunu göstermelidir: aslından yapılmış renkli bir tarama ile fotokopiden yapılmış tarama arasındaki fark görülür. Sonradan aslının ya da onaylı suretinin istenmesi mümkündür, bu yüzden nüshalar saklanır.

Tarama ve dizim kuralları dosya düzeni sayfasında, elektronik belgenin sınırları elektronik belge sayfasında anlatılıyor.

Kaç nüsha hazırlanmalı

Dosya başına bir nüsha çoğu zaman yetmez. Aynı belge eyalet dosyasında, federal dosyada ve varsa meslek odası dosyasında ayrı ayrı istenebilir; bir de sizde kalması gerekir. Kısa ömürlü belgelerde ise fazla nüsha almanın anlamı yoktur, çünkü hepsi aynı anda eskiyecektir.

Kural şudur: eskimeyen belgelerden birkaç nüsha, kısa ömürlülerden yalnız o an gerekeni alın. Planlama takvim sayfasında ele alınmıştır.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Bu sayfadaki işlerin tamamı Türkiye tarafındadır ve bizim yürüttüğümüz kalemlerdir: kurumdan asıl ya da kurum onaylı suret temini, noterde aslına uygunluk işleminin kurulması, apostil gerekiyorsa doğru makama başvurunun takibi ve ıslak imzalı nüshaların bütünlüğü bozulmadan gönderimi. Yurt dışındaysanız Türk konsolosluğunda düzenlenen vekaletname bu işlemler için yeterlidir ve o vekaletnameye apostil aranmaz.