Çeviri dosyası hangi düzende sunulur?

Dosyanın nasıl dizildiği, içindekiler kadar sonuç doğurur. Değerlendirmeyi yapan görevli her belgeyi ayrı ayrı arayarak eşleştirmez; çeviriyle aslını yan yana görmek ister. Bu beklentiyi karşılamayan dosya reddedilmez ama beklemeye alınır, ve beklemek burada haftalar demektir.

Temel kural: çeviri, kendi belgesinin ardında

Her çeviri, çevirdiği belgenin hemen ardına konur. Bütün asılları bir yığın, bütün çevirileri başka bir yığın hâlinde sunmak yaygın bir hatadır: görevli eşleştirmeyi kendisi yapmak zorunda kalır ve eşleşmeyen tek bir kalem bütün dosyayı bekletir.

Bir belgenin birden fazla sayfası varsa çeviri de aynı sayfa sırasını izler. Transkript gibi çok sayfalı belgelerde sayfa numaralarının hem asılda hem çeviride görünmesi gerekir.

Fiziksel dosyada bütünlük

Kâğıt olarak sunulan dosyalarda çeviri ile asıl birbirine iliştirilir ve bu birleşme sonradan bozulamayacak biçimde yapılır. Zımba, ataş ve şeffaf dosya poşetleri bu bütünlüğü sağlamaz; onay zincirinden geçmiş belgelerde birleşme noktasının kendisi de mühürlenir. Zincirin fiziksel tarafı bütünlük sayfasında anlatılmıştır.

Sayfaları ayırıp yeniden birleştirmek, belgeye müdahale olarak değerlendirilebilir. Bir sayfayı yeniden taramanız gerekiyorsa bütün belgeyi yeniden isteyin.

Elektronik yüklemede aynı düzen

Portal üzerinden yüklenen dosyalarda düzen dosya adı ve sırayla korunur. Uygulamada işe yarayan yöntem, her belgeyi ve çevirisini tek bir PDF içinde birleştirmek ve dosya adını belgeyi tarif edecek biçimde vermektir. Belge türü, kişi adı ve “çeviri ekli” bilgisini taşıyan adlar, görevlinin dosyayı açmadan ne olduğunu görmesini sağlar.

Rastgele üretilmiş tarayıcı adları (tarih ve sıra numarasından ibaret adlar) bu işi tersine çevirir. Elektronik başvurunun akışı portal sayfasında anlatılıyor.

Tarama kalitesi bir biçim meselesi değil

Renkli, düz, tam sayfa ve en az orta çözünürlükte tarama beklenir. Renk, mühür ve kaşenin gerçekliğini gösterir; düzlük, metnin kenarlarının kesilmemesini sağlar. Telefonla çekilmiş eğri fotoğraflar, gölgeli kenarlar ve parlama, en sık görülen ek belge talebi sebeplerindendir.

Belgenin arka yüzü de taranır. Mühür ve şerhlerin çeviriye nasıl gireceği mühür çevirisi sayfasındadır.

Belgeler hangi sırayla dizilir

Makam kendi listesini veriyorsa sıra o listeye göre kurulur; vermiyorsa mantıklı bir gruplama yeterlidir. İşleyen düzen genellikle şudur:

1. Kimlik ve pasaport
2. Medeni hâl belgeleri (doğum, evlenme, varsa boşanma)
3. Eğitim belgeleri (diploma, transkript, varsa diploma eki)
4. İş deneyimi belgeleri
5. Mali belgeler
6. Adli sicil

Aile üyeleri dosyaya dâhilse her kişinin belgeleri kendi içinde toplanır; kişiler karıştırılmaz. Çocuk belgelerinin nasıl hazırlandığı çocuk belgeleri sayfasında yazılıdır.

Dosyaya eklenmemesi gerekenler

Fazladan konan her kâğıt, görevlinin okuması gereken sayfa sayısını artırır ve bir yarar sağlamaz. İstenmeyen belgeleri “olsun da lazım olursa” diye eklemek, dosyayı ağırlaştırmaktan başka işe yaramaz. Aynı belgenin hem eski hem yeni nüshasını birlikte koymak ise çelişki üretir: hangisinin geçerli olduğu sorulur.

Kapak yazısı, öz geçmiş, referans mektubu gibi istenmemiş ekler de çoğu göç dosyasında yer bulmaz. Gereksiz işlem ve gereksiz belge konusu bu sayfada ayrıca ele alınmıştır.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Çeviri Québec tarafında yapılacak olsa bile dosyanın kâğıt tarafı Türkiye’de kurulur. Belgeleri kurumdan tam ve okunabilir biçimde temin etmek, arka yüz dâhil taramaları hazırlamak, gereken kalemlere apostil şerhi düşürülmesini takip etmek ve ıslak imzalı nüshaları bütünlüğü bozulmadan göndermek bizim yürüttüğümüz işlerdir. Gönderim ve teslim tarafı kargo sayfasında anlatılıyor.

Teslim öncesi kontrol listesi

Dosyayı kapatmadan önce dört soruya bakın: her belgenin ardında kendi çevirisi var mı; her sayfa okunabiliyor mu; aynı kişinin adı bütün belgelerde aynı yazılmış mı; eski ve yeni nüshalar karışmış mı. Ad yazımı tutarlılığı ayrı bir sayfada ele alınmıştır; dosyanın tamamı için kontrol listesi sayfası kullanılabilir.