e-Devlet çıktısı kabul ediliyor mu?

Türkiye’de pek çok belge artık elektronik ortamdan, üzerinde barkod ya da karekod taşıyan bir çıktı olarak alınabiliyor. Bu, Türkiye içindeki işlemlerde büyük kolaylık. Yurt dışına giden dosyalarda ise ayrı bir soru doğuruyor: karşı taraftaki görevli bu belgeyi doğrulayabilir mi?

Karekodlu belge Türkiye’de nasıl çalışır

Elektronik çıktı üzerinde bir doğrulama kodu ve çoğunlukla bir karekod bulunur. Belgeyi alan kurum, kodu ilgili sistemden sorgulayarak belgenin gerçekten o kurumca üretilip üretilmediğini görür. Yani belgenin güvencesi ıslak mühürde değil, sorgulanabilirliğindedir.

Bu mantık Türkiye içinde kurulmuş bir güven zincirine dayanır; zincirin dışında kalan bir makam için aynı işaretler anlam taşımayabilir.

Yabancı makamda doğrulama sorunu

Québec’teki bir görevli için üç engel vardır. Birincisi dil: doğrulama sayfaları Türkçedir. İkincisi erişim: bazı sorgular kimlik numarası ya da kişisel giriş ister ve görevli bunu yapamaz. Üçüncüsü süre: doğrulama kodları sınırsız değildir, bir süre sonra sorgu kapanabilir.

Bu üç engel yüzünden karekod, yabancı makamın gözünde çoğu zaman yalnızca bir görüntüdür. Belgenin kabulü, kurumun kendi uygulamasına kalır.

Ne zaman yeterli, ne zaman değil

Elektronik çıktı, belgenin bilgi olarak sunulduğu ve doğrulamanın makam tarafından yapılmadığı dosyalarda çoğu zaman sorun çıkarmaz. Buna karşılık şu hâllerde ıslak imzalı nüsha gerekir:

• Belgeye apostil şerhi alınacaksa
• Belge noter işlemine girecekse
• Mahkeme, tescil ya da meslek odası dosyasına sunulacaksa
• Makam açıkça aslını ya da onaylı suretini istiyorsa

Nüsha türleri arasındaki fark nüsha sayfasında ele alınmıştır.

Apostil ve elektronik belge

Apostil şerhi, imzası ve mührü doğrulanabilen bir belgeye vurulur. Uygulamada apostil makamları elektronik çıktı yerine kurumdan alınmış ıslak imzalı nüshayı ister; bazı belge türlerinde elektronik ortamda üretilen şerh uygulamaları da bulunur. Hangi belgede hangi yolun işlediğini başvuru öncesinde makamdan teyit edin. Konunun genel çerçevesi e-apostil sayfasında, Québec dosyasında apostilin gerekip gerekmediği ise apostil sayfasında anlatılmıştır.

Islak imzalı nüsha nereden alınır

Nüfus kayıtları nüfus müdürlüğünden, adli sicil belgesi adliyeden ya da yetkili birimden, eğitim belgeleri okulun ve üniversitenin öğrenci işlerinden ıslak imzalı ve mühürlü olarak alınır. Bunlar için çoğu zaman bizzat başvuru ya da vekâlet gerekir; elektronik ortamdan alınan çıktının yerine geçmez.

Yurt dışındaysanız bu işlemler vekâletle yürütülür ve Türk konsolosluğunda düzenlenen vekaletname Türkiye’de doğrudan geçerlidir; apostil aranmaz. Süreç vekaletname sayfasında anlatılıyor.

Doğrulama kodunun ömrü

Elektronik belgeler üzerindeki doğrulama imkânı süresizdir sanılır; oysa sistemler bu sorguları belirli bir süre için açık tutabilir. Dosyanız aylarca sürerse başvuru sırasında geçerli olan kod, değerlendirme sırasında sorgulanamaz hâle gelebilir. Bu, belgenin sahte sayılması anlamına gelmez ama görevlinin doğrulama yapamaması yine ek belge talebi doğurur.

Kısa ömürlü belgelerin ne zaman alınacağı tazelik sayfasında ve geçerlilik sayfasında ele alınmıştır.

Çeviri tarafında ne değişir

Elektronik belgede ıslak mühür bulunmaz; onun yerine kurum ibaresi, doğrulama kodu ve karekod vardır. Bu alanlar da çeviriye girer: kodun kendisi olduğu gibi bırakılır, altındaki açıklama metni çevrilir. Karekodun görsel olarak çeviride yer alması gerekmez ama varlığı belirtilir.

Mühür ve şerhlerin çeviriye nasıl girdiği mühür çevirisi sayfasında ayrıntılıdır.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Bir dosya için hangi belgenin elektronik çıktıyla, hangisinin ıslak imzalı nüshayla hazırlanması gerektiğini baştan ayırıyoruz; bu ayrım sonradan yapıldığında haftalar kaybediliyor. Kurumdan ıslak imzalı nüsha temini, apostil gerekiyorsa doğru makama başvurunun takibi ve nüshanın Québec adresine gönderimi bizim yürüttüğümüz işlerdir. Belge temini süreci temin sayfasındadır.