Québec: Nüfus kayıt örneği ve vukuatlı nüsha

“Nüfus kayıt örneği” tek bir belgenin adı değil, bir belge ailesinin adıdır. Aynı sistemden çıkan farklı nüshalar farklı bilgi gösterir ve dosyalar bunların farklı olanlarını ister. Yanlış türü istemek, belgeyi ikinci kez almak ve gönderimi ikinci kez yapmak demektir.

Hangi türler var

• Kişinin kendi kaydını gösteren örnek: ad, soyadı, doğum tarihi ve yeri, ana baba adı, kayıt bilgileri.
• Vukuatlı nüfus kayıt örneği: yukarıdakilere ek olarak evlilik, boşanma, soyadı değişikliği, ölüm gibi kayıt hareketlerini gösterir.
• Aile bilgilerini gösteren örnek: eş, çocuklar ve ana baba gibi bağları bir arada gösterir; akrabalık kanıtı olarak kullanılır.
• Uluslararası biçimde düzenlenmiş çok dilli örnek: belirli kayıtlar için verilebilen ayrı bir formattır.

Doğum kaydının hangi dosyada nasıl kullanıldığı doğum belgesi sayfasında, evlilik kaydı evlilik belgesi sayfasında ele alınmıştır.

Hangi dosyada hangisi isteniyor

Sabit bir eşleme yoktur; ama uygulamada şu eğilim görülür. Medeni hâlin geçmişiyle birlikte gösterilmesi istenen dosyalarda (eş dosyaya dâhilse, önceki evlilik varsa) vukuatlı nüsha aranır. Akrabalık bağının kanıtlanması gereken dosyalarda (aile sponsorluğu, çocuk dosyası, miras) aile bilgilerini gösteren nüsha işe yarar. Yalnız kimlik ve doğum bilgisi isteniyorsa kişinin kendi kaydı yeterlidir.

Kararı makamın istediği belge adı belirler. Belge adı belirsizse yazılı sormak en kısa yoldur; nasıl sorulduğu yazılı teyit sayfasında anlatılmıştır. Medeni hâl beyanının belgelendirilmesi medeni hâl sayfasındadır.

Çok dilli örnek konusunda uyarı

Çok dilli kayıt örnekleri, dayandıkları uluslararası düzenlemeye taraf ülkeler arasında çeviri ihtiyacını kaldırır. Kanada bu düzenlemenin tarafı değildir. Belgeyi bu formatta alabiliyor olmanız, Québec tarafında çevirisiz kabul edileceği anlamına gelmez; kabulünü makamdan yazılı teyit ettirin, aksi hâlde tam çeviri yolunu esas alın. Konu çok dilli belge sayfasında ayrıntılı ele alınmıştır.

Elektronik nüshanın yeri

Kayıt örnekleri elektronik ortamdan karekodlu olarak alınabiliyor ve dijital yüklemede çoğu zaman iş görüyor. Yabancı makamın bu kodu doğrulayamayacağı hesaba katılmalı; ıslak imzalı ve mühürlü nüsha yedekte tutulmalıdır. Apostil gerekiyorsa şerh ıslak nüshaya vurulur. Ayrım elektronik belge sayfasında anlatılıyor.

Çeviride kritik alanlar

Bu belgede en çok hata yapılan yer sayı bloğudur: il, ilçe, cilt, aile sıra ve sıra numarası. Bunlar birebir aktarılır; biri yanlış yazıldığında belge doğrulanamaz ve dosya sorgu üretir. Kayıt yeri olarak yazılan il ve ilçe adları da çevrilmez, olduğu gibi geçer. Kurallar tarih ve sayı biçimi sayfasında ve kurum adları sayfasında yazılıdır.

Ad ve soyadı tutarlılığı

Nüfus kaydındaki yazım, dosyanın referans yazımıdır. Pasaportta harf çevirisi farklı görünebilir; diploma evlilik öncesi soyadını taşıyabilir. Bu farkların açıklanması gerekir, yoksa görevli iki farklı kişi görebilir. Konu ad yazımı sayfasında ve gerekiyorsa isim ayniyat belgesi sayfasında ele alınmıştır.

Tazelik ve yenileme

Nüfus kaydı yaşayan bir kayıttır: evlilik, boşanma, doğum ve ad değişikliği kütüğe işlenir. Bu yüzden makamlar yakın tarihli nüsha ister. Dosyanız uzun sürerse aradaki bir değişiklik belgeyi geçersiz kılmaz ama güncel nüsha istenmesine yol açar. Belgenin güncellenmesi belge güncelleme sayfasında anlatılmıştır.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Nüfus müdürlüğünde uygun türdeki kayıt örneğinin istenmesi; talebin belge adı düzeyinde yazılı yapılması; aile bilgilerini gösteren nüsha gerekiyorsa kapsamın belirtilmesi; gereken kalemlerde apostil başvurusunun valilik tarafında takibi; ıslak imzalı nüshanın bütünlüğü bozulmadan gönderimi bizim işimiz. Yurt dışındaysanız konsoloslukta düzenlenen vekaletname yeterlidir; kapsamı vekaletname sayfasında anlatılmıştır.