Dosya beklerken belgeler eskirse

Uzun bekleyen dosyalarda en sık sorulan soru şudur: “Belgelerim eskidi mi, çevirileri yeniden mi yaptıracağım?” Cevap, sanılandan basit bir ayrımda saklı.

Eskiyen çeviri değil, belgedir

Çevirinin kendi ömrü yoktur. Bir belge doğru çevrildiyse yıllar sonra da o belgenin doğru çevirisi olarak kalır. Eskiyen şey kaynak belgedir: adli sicil, banka yazısı ya da nüfus kayıt örneği yenilendiğinde tarih ve numara değişir, dolayısıyla ortada yeni bir belge vardır ve yeni belgenin kendi çevirisi gerekir.

Bu ayrımı bilmek gereksiz masrafı önler: diplomanızın çevirisini dosya uzadı diye yenilemeniz gerekmez. Çevirinin geçerlilik süresi tartışması bu sayfada ayrıca ele alınmıştır.

Hangi belgeler yenilenir

• Adli sicil: düzenlendiği andaki durumu gösterir, kısa ömürlüdür.
• Banka ve gelir belgeleri: güncel bakiyeyi gösterdiği için tazelenir.
• Nüfus kayıt örneği ve bekârlık belgesi: kayıt değişebileceği için güncellenir.
• Sağlık muayenesi: kendi geçerlilik süresi vardır.
• Dil sınavı sonucu: süresi dolarsa sınav tekrarlanır.
• Pasaport: süresi dolarsa yenilenir ve numarası değişir.

Hangileri yenilenmez

Geçmiş bir olayı belgeleyen kayıtlar eskimez: diploma, transkript, ders içerikleri, doğum belgesinin aslı, evlenme kaydı ve kesinleşmiş mahkeme kararları. Bunlar bir kez hazırlanır ve dosya boyunca kullanılır. İstisna, belgenin bir kayıt değişikliği yüzünden yeniden düzenlenmesidir: ad değişikliği yapıldıysa eski nüsha güncelliğini yitirir.

Yenilenen belgede tam olarak ne değişir

Yeni nüshada düzenleme tarihi, belge numarası, barkod ya da doğrulama kodu ve bazen düzenleyen birim değişir. İçerik aynı görünse bile bunlar farklı olduğu için eski çeviri yeni belgeyi karşılamaz: çeviri, üzerindeki numara ve tarihle birlikte belirli bir nüshaya bağlıdır.

Bu, mühürlerin ve şerhlerin neden çeviriye dâhil olduğunu da açıklar; konu mühür çevirisi sayfasında anlatılmıştır.

Pasaport yenilenirse

Pasaport numarası dosyadaki kimlik bilgisinin çekirdeğidir. Yenilendiğinde numara değişir ve bunun dosyaya bildirilmesi gerekir. Bildirilmeyen bir pasaport değişikliği, ilerleyen aşamalarda kimlik eşleştirmesini bozar.

Yeni pasaportta adınızın yazımı değişmişse durum daha da dikkat ister; iki belge iki ayrı kişi izlenimi verebilir. Bu tuzak ad yazımı sayfasında ele alınmıştır.

Durumunuz değişirse bildirmek zorundasınız

Belge tazeliğinden ayrı bir yükümlülük daha var: dosya beklerken hayatınızda olan değişiklikler bildirilir. Evlilik, boşanma, çocuk doğumu, ad değişikliği, adres ve iş değişikliği bunların başında gelir. Her biri yeni bir belge zinciri açar.

Bildirim yapılmaması, sonradan fark edildiğinde beyanın doğruluğu tartışmasına dönüşür ve dosyanın bütününü etkiler. Medeni hâl değişikliklerinin belgelenmesi medeni hâl sayfasında, çocuk kayıtları ise çocuk belgeleri sayfasında anlatılmıştır.

Yenilemeyi ne zaman yapmalı

Belgeleri kendiliğinden, her altı ayda bir yenilemek gerekmez; bu yalnız masraf üretir. Yenileme iki durumda yapılır: makam istediğinde, ya da dosyanın değerlendirme aşamasına yaklaştığı belli olduğunda. Kısa ömürlü belgeleri değerlendirmeye yakın tarihte almak, tazelik kuralının pratik karşılığıdır.

Zamanlama mantığı belge takvimi sayfasında, tazelik ölçüsü ise belge tazeliği sayfasında anlatılmıştır.

İki aşama, iki kez belge

Québec dosyalarında eyalet ve federal aşamalar ayrı zamanlarda değerlendirilir. Eyalet aşamasında kullanılan adli sicil, federal dosya sırası geldiğinde süresini doldurmuş olabilir. Bu tekrarı azaltmanın yolu yoktur; ama her aşamada belgeyi o aşamaya yakın tarihte almak, iki kez ödemeyi bir kez ödemeye indirir.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Belge yenileme, Türkiye tarafındaki işin tekrar eden kısmıdır: nüfus ve adli sicil belgelerinin güncel nüshalarının temini, gerekiyorsa apostil şerhinin yeniden düşürülmesi ve ıslak imzalı nüshaların gönderimi. Vekâletiniz duruyorsa yeni bir işlem başlatmanız gerekmez; yöntem vekâletle takip sayfasında anlatılmıştır.