İsim ayniyat belgesi ne zaman gerekir?

Dosyanızda diplomada bir yazım, nüfus kaydında başka bir yazım, pasaportta üçüncü bir yazım varsa; inceleme yapan kişi bunların aynı kişiye ait olduğunu kendiliğinden varsaymaz. Varsaymak zorunda da değildir. Bu boşluğu kapatan belge, farkın kaynağına göre değişir.

Fark nereden çıkıyor

• Soyadı değişikliği: evlilik, boşanma ya da mahkeme kararıyla soyadı değişmiştir; eski belgeler eski soyadını taşır.
• Harf farkı: Türkçe harflerin (İ, ı, Ö, Ü, Ç, Ş, Ğ) belgelere farklı aktarılması; özellikle eski ve elle doldurulmuş kayıtlarda görülür.
• Kayıt düzeltmesi: nüfus kaydındaki bir yazım hatası mahkeme kararıyla düzeltilmiştir; eski belgeler düzeltmeden öncesini gösterir.
• Ad ekleme ya da çıkarma: iki adlı kişilerin bazı belgelerde tek adla kaydedilmesi.
• Eski kayıt biçimleri: baba adı ekleriyle yazılmış eski kayıtlar ve arşiv belgeleri.

Yazımın dosya boyunca nasıl tutarlı tutulacağı ad yazımı ve tutarlılık sayfasında anlatılmıştır.

Belge ne yapar, ne yapmaz

İsim ayniyat belgesi, farklı yazımların aynı kişiye ait olduğunu gösteren bir kayıttır. Yaptığı şey bağ kurmaktır: “şu belgede şöyle yazan kişi ile şu kayıttaki kişi aynıdır.” Yapmadığı şey ise düzeltmedir; belgelerin üzerindeki yazımı değiştirmez ve geçmişe dönük bir tashih üretmez.

Bu ayrım önemlidir, çünkü bazı durumlarda gerçekten düzeltme gerekir ve o zaman bu belge yetmez.

Ne zaman yetmez, ne zaman mahkeme gerekir

Nüfus kaydınızdaki bilgi hatalıysa ya da resmî kayıt ile belgeler arasında esaslı bir uyuşmazlık varsa, çözüm bir bağ kurmak değil kaydı düzeltmektir. Nüfus kaydına ilişkin düzeltmeler mahkeme kararıyla yapılır ve karar kesinleşme şerhini taşımadan tamamlanmış sayılmaz.

Ad ya da soyadı değişikliği söz konusuysa, dosyaya eklenmesi gereken belge doğrudan o karardır; ayniyat yazısı onun yerine geçmez. Kesinleşme şerhinin neden arandığı boşanma kararı sayfasında benzer bir örnekle anlatılmıştır. Fransızca tarafta ad değişikliğinin terim karşılığı terimce sayfasında yer alır.

Nüfus kayıt örneği çoğu farkı zaten kapatır

Pek çok dosyada ayrı bir ayniyat yazısına gerek kalmaz; çünkü nüfus kayıt örneği ad ve soyadı değişikliklerini kayıt geçmişiyle birlikte gösterir. Evlilik sebebiyle değişen soyadı, evlilik kaydıyla; mahkeme kararıyla değişen ad, kararın kayda işlenmiş hâliyle görünür.

Bu yüzden ilk adım yeni bir belge aramak değil, mevcut nüfus kaydınızı okumaktır. Kaydın kapsamı nüfus kayıt örneği sayfasında anlatılmıştır.

Diploma ve transkriptte eski ad

Bu fark en çok eğitim belgelerinde görülür, çünkü diploma mezuniyet tarihindeki adı taşır ve sonradan değiştirilmez. Üniversiteler genellikle diplomayı yeniden düzenlemez; bunun yerine ad değişikliğini gösteren bir yazı verebilir ya da öğrenci kaydında güncelleme yapabilir.

Denklik ve meslek dosyalarında bu kalem sık soruluyor; diplomanın hangi nüshasıyla çalışıldığı diploma sayfasında, transkriptin kapsamı ise transkript sayfasında ele alınmıştır.

Çeviride ad nasıl yazılır

Ad ve soyadı çeviride harf çevrimine uğratılmaz, karşı dile uyarlanmaz ve kısaltılmaz. Belgede nasıl yazıyorsa öyle aktarılır. Bunun tek istisnası, hedef makamın belirli bir yazımı zorunlu kılan kendi kuralıdır ve bu kural varsa açıkça yayımlanmış olur.

Farklı yazımların dosyada nasıl çelişki ürettiği ve nasıl önlendiği sık hatalar sayfasında, yazımdan doğan sorunların dosyayı nasıl geriye düşürdüğü ise dosya reddi sebepleri sayfasında anlatılmıştır.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Nüfus müdürlüğünden ad ve soyadı geçmişini gösteren kayıt örneğinin alınması; gerekiyorsa ayniyat yazısının temini ya da noterde beyan düzenlenmesi için evrak hazırlığının yürütülmesi; kayıt düzeltmesi gerekiyorsa dava sürecinin takibi ve kesinleşme şerhli karar örneğinin adliyeden alınması; üniversiteden ad değişikliğini gösteren yazının istenmesi; gereken kalemlerde apostil başvurusunun takibi ve ıslak imzalı nüshaların gönderimi bizim yürüttüğümüz işlerdir. Yurt dışındaysanız Türk konsolosluğunda düzenlenen vekaletname bu işler için yeterlidir; kapsamı vekaletname sayfasında anlatılmıştır.

Ne zaman gerekmez

Küçük ve kendiliğinden anlaşılan farklarda ek belge hazırlatmaya gerek yoktur: yalnız Türkçe harflerin farklı görünmesinden kaynaklanan yazımlar, ikinci adın bazı belgelerde bulunmaması gibi durumlar çoğu dosyada sorun çıkarmaz. Belge, gerçekten iki farklı adın söz konusu olduğu hâllerde gerekir. Gereksiz işlem hazırlamanın maliyeti gereksiz işlem sayfasında anlatılmıştır.