Québec dosyaları neden geri dönüyor?

Geri dönen dosyaların çoğu, başvuru sahibinin niteliğiyle ilgili değildir. Dosya içeriği yerindedir; geri dönüşü tetikleyen şey biçimdir. Aşağıdaki beş sebep, bize gelen düzeltme taleplerinin büyük bölümünü açıklıyor ve beşi de başvurudan önce kapatılabilir.

Önce bir ayrım: ret değil, ek belge talebi

Biçim eksiklikleri dosyayı çoğunlukla reddettirmez; ek belge talebi doğurur ve size bir süre verilir. Sorun bu sürenin kısalığıdır. Türkiye’den yeni belge getirtmek, apostil aldırmak ve yeniden çevirtmek verilen süreye çoğu zaman sığmaz.

Yani asıl kayıp para değil zamandır. Ek belge sürecinin işleyişi ret hâlinde ne olur sayfasında anlatılmıştır.

1. Yetkisiz çevirmen

En sık sebep budur. Québec, kendi meslek düzenine kayıtlı çevirmeni ister; Türkiye’de noter huzurunda yemin etmiş tercümanın çevirisi bu tanıma girmez. Noter onayı eklemek de sonucu değiştirmez, çünkü noter çevirinin doğruluğunu değil imzayı onaylar.

Kuralın kapsamı çeviri kuralı sayfasında, kimin yetkili sayıldığı ise yetkili çevirmen sayfasında yazılıdır.

2. Mühür ve şerhlerin çevrilmemesi

Çeviriler çoğu zaman yalnız gövde metnini kapsıyor. Oysa belgenin üzerindeki mühür, kaşe, imza bloğu, tasdik şerhi ve barkod alanı da belgenin parçasıdır. Bunlar çeviride görünmüyorsa belge eksik sayılır ve değerlendirmeyi yapan kişi elindeki iki kâğıdı eşleştiremez.

Neyin çevrileceği mühür çevirisi sayfasında madde madde verilmiştir.

3. Eski form sürümü

Kurumların formları güncelleniyor ve eski sürümle yapılan başvurular işleme alınmıyor. İnternette dolaşan form dosyaları çoğunlukla bir önceki döneme ait. Formu her zaman kurumun kendi yayınından, başvuru gününde indirmek gerekir.

Denklik değerlendirmesinde bu hata özellikle sık görülüyor; form sürümü sayfasında ele alınmıştır.

4. Süresi geçmiş belge

Adli sicil, banka yazısı, bekârlık belgesi ve nüfus kayıt örneği kısa ömürlüdür. Dosya beklerken bu belgeler eskir ve yenilenmesi gerekir. Belge yenilendiğinde tarihi ve numarası değişir; dolayısıyla çevirisi de yenilenir.

Zamanlama belge takvimi sayfasında, dosya beklerken yapılacaklar ise belge güncelleme sayfasında anlatılmıştır.

5. Yanlış dosya düzeni

Düzen bir estetik meselesi değil, eşleştirme meselesidir. Her çeviri, çevirdiği belgenin üstüne konur; dijital yüklemede aynı düzen dosya adlandırması ve sıralamayla korunur. Karışık yüklenen dosyalar, hangi çevirinin hangi belgeye ait olduğunu belirsiz bırakır.

Düzenin nasıl kurulduğu dosya düzeni sayfasında gösterilmiştir.

Altıncı sebep: okunmayan tarama

Listede beş sebep saydık ama altıncısı da neredeyse aynı sıklıkta: eğri, silik, kenarı kesilmiş ya da düşük çözünürlüklü taramalar. Renkli tarama tercih edilir, çünkü mühür ve kaşe rengi nüshanın asıldan üretildiğini gösterir.

Adınızın belgeler arasında farklı yazılması da aynı gruptandır ve iki ayrı kişi izlenimi verir; ad yazımı sayfasında ele alınmıştır.

Yedinci sebep: belgenin kaynağından doğrulanamaması

Bazı kurumlar belgeyi sizden değil, düzenleyen kurumdan almak ister: üniversitenin transkripti doğrudan göndermesi, sınav kurumunun sonucu doğrudan iletmesi gibi. Bu şart varsa elinizdeki nüsha ne kadar düzgün olursa olsun işleme alınmaz.

Şartın olup olmadığını başvurudan önce sormak gerekir, çünkü kurumdan doğrudan gönderim talebi kendi takvimini getirir ve son anda başlatılamaz. Mühürlü nüshanın nasıl istendiği mühürlü transkript sayfasında anlatılmıştır.

Ek belge talebine cevap verirken

Talep geldiğinde ilk iş, tam olarak neyin istendiğini okumaktır. Fazladan belge göndermek dosyayı güçlendirmez; istenmeyen belge değerlendirmeyi uzatır. İkinci iş, süreyi geriye doğru hesaplamaktır: kargo ve temin süreleri çıkarıldığında elinizde kaç gün kaldığı ortaya çıkar.

Makamdan yazılı teyit almak da bu aşamada işe yarar; sözlü bilgiye dayanarak belge hazırlamak sık yapılan bir hatadır. Gerekçesi bu sayfada anlatılmıştır.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Bu listedeki sebeplerin çoğu Türkiye tarafındaki hazırlıkla kapanır: belgenin doğru biçimde ve doğru zamanda temini, kesinleşme şerhinin kontrolü, gerekiyorsa apostil, taramaların denetlenmesi ve ıslak imzalı nüshaların gönderimi. Ek belge talebi geldiğinde de Türkiye ayağını hızlandırmak bizim işimizdir.