Tarih ve sayı biçimi nasıl aktarılır?

Dosyaların büyük kısmı yanlış bir bilgi yüzünden değil, doğru bilginin yanlış biçimde yazılması yüzünden geri döner. Bunun en sık görülen hâli tarihtir: aynı gün, iki belgede iki farklı güne dönüşür ve kimse bunu okurken fark etmez.

Gün mü ay mı: sessiz hata

Türkiye’de tarih gün, ay, yıl sırasıyla yazılır. Kuzey Amerika’da yaygın yazımlardan biri ay, gün, yıl sırasındadır. Yalnız rakamla yazılmış bir tarih, iki sistemde iki ayrı güne karşılık gelebilir. Ayın on ikisinden büyük bir gün varsa hata görünür olur; küçükse görünmez ve dosya boyunca taşınır.

Sonuç şudur: doğum tarihiniz pasaportta bir gün, çeviride başka bir gün olur. Bu, bilgi çelişkisi sayılır ve dosyayı ek belge talebine açar. Aynı mantığın adlara uygulanışı ad yazımı sayfasında ele alınmıştır.

Çözüm: ayın adını yazmak

Belirsizliği ortadan kaldıran tek yöntem, ayı rakamla değil adıyla yazmaktır. Ay adı yazıldığında sıralama tartışması biter; okuyan kişi hangi sistemden geliyorsa gelsin aynı günü okur. Fransızca yazımda ay adları küçük harfle başlar ve tarihin önüne noktalama konmaz.

İkinci bir sağlama, belgenin kendi üzerindeki tarihi de aynı yöntemle yazmaktır: düzenlenme tarihi, geçerlilik tarihi ve varsa kesinleşme tarihi. Kesinleşme şerhi taşıyan kararlarda iki tarih birbirine karışırsa belge eksik sayılabilir.

Belgede eksik ya da sıfırlı tarih varsa

Eski nüfus kayıtlarında doğum tarihinin yalnız yılı bilinir; gün ve ay alanı boş ya da sıfır olarak görünür. Bu bir hata değil, kaydın kendi hâlidir ve çeviride olduğu gibi bırakılır. Eksik alanı “tamamlamak”, kayıtla çeviriyi çelişkiye düşürür.

Görevlinin bu durumu anlaması için çevirmen notu eklenmesi uygun olur; notun sınırları çevirmen notu sayfasında anlatılmıştır. Nüfus kayıt örneğinin hangi alanları taşıdığı ise nüfus kayıt örneği sayfasındadır.

Ondalık ve binlik ayraç

Türkçe yazımda ondalık ayracı virgül, binlik ayracı noktadır. Fransızca yazımda ondalık ayracı yine virgüldür, ama binlik ayracı olarak nokta değil boşluk kullanılır. İngilizce yazımda ise ikisi de terstir. Aynı sayı üç yazımda üç farklı görünür; bir not ortalaması ya da bir hizmet süresi bu yüzden yanlış okunabilir.

İzlenen yol, sayıyı kaynak belgedeki hâliyle aktarmak ve gerekiyorsa okunuşunu notta açıklamaktır. Sayının değerini değiştiren hiçbir işlem çeviride yapılmaz.

Notlar ve krediler dönüştürülmez

Transkriptteki not, kredi ve ortalama değerleri hedef sistemin ölçeğine çevrilmez; olduğu gibi aktarılır ve belgedeki ölçek açıklaması da çevirinin parçası olur. Dönüştürme yetkisi değerlendiren kurumdadır. Gerekçesi not dönüştürme sayfasında, transkriptin hangi kalemleri taşıması gerektiği ise transkript sayfasında yazılıdır.

Belge ve kimlik numaraları

Kimlik numarası, seri numarası, cilt ve sayfa numaraları, diploma numarası ve sicil numarası aynen aktarılır. Bunlarda gruplama, boşluk ekleme ya da baştaki sıfırların atılması yapılmaz: baştaki sıfırın düşmesi, elektronik ortamda sorgulanamayan bir kayıt üretir.

Aynı titizlik saat ve süre ifadeleri için de geçerlidir. Bir çalışma yazısında haftalık saat bilgisi puanlamaya girebilir; bu tür sayılar iş belgesi ve hizmet dökümü sayfasında ele alınmıştır.

Kendi dosyanızda beş dakikalık kontrol

1. Doğum tarihinizi pasaport, nüfus belgesi ve çevirilerde yan yana koyun; üçü de aynı günü göstermeli.
2. Ay adlarının yazılı olduğundan emin olun; yalnız rakamla yazılmış tarihleri işaretleyin.
3. Baştaki sıfırların korunduğunu numara numara kontrol edin.
4. Not ortalamasının dönüştürülmediğini ve ölçek açıklamasının bulunduğunu doğrulayın.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Biçim tartışmasının çoğu, elde doğru nüshanın bulunmamasından çıkar: silik bir fotokopide rakamlar zaten okunmaz. Nüfus kayıt örneğinin ve mühürlü transkriptin aslının temini, gereken kalemlere apostil şerhi düşürülmesi ve ıslak imzalı nüshaların gönderimi bizim yürüttüğümüz adımlardır. Belgeyi nasıl tarayacağınız tarama kalitesi sayfasında anlatılmıştır.