Yüklenen dosyaların adlandırılması

Belgeler hazır, taramalar okunur. Geriye görünürde en kolay iş kalıyor: yüklemek. Uygulamada bu adımda da dosya kaybediliyor — belge yanlış alana konduğu ya da dosya adından ne olduğu anlaşılmadığı için.

Portal alan alan çalışır

Elektronik başvuru sistemi her belge türü için ayrı bir yükleme alanı açar: kimlik, dil sonucu, eğitim, iş deneyimi, mali belgeler, aile üyeleri ve “diğer”. Alanlar kişi bazında da ayrılıyor: eşin ve her çocuğun kendi alanı oluyor. Bir belgenin yanlış alana konması, o alandaki belgenin eksik sayılmasına yol açıyor — belge sistemde duruyor ama arandığı yerde bulunmuyor.

Birleştirme kuralı

Bir alana tek dosya yüklenebiliyorsa ve o alana birden çok belge girecekse, belgeler tek PDF’te birleştirilir. Birleştirmenin mantığı şudur: aynı türden ve aynı kişiye ait belgeler birleştirilir, farklı türdekiler birleştirilmez. Bir çevirinin asıl belgesiyle birlikte gitmesi gerektiği için sıra şöyle kurulur — önce asıl belge, sonra çevirisi, sonra çevirmen beyanı. Kural çeviriyi kim yapabilir sayfasında anlatılmıştır.

Dosya adında Türkçe karakter kullanmayın

Bu, teknik ama gerçek bir sorun: ç, ğ, ı, ö, ş, ü harfleri ve boşluklar bazı yükleme sistemlerinde hata üretiyor ya da adı bozuk gösteriyor. Dosya adlarını Latin alfabesinin temel harfleriyle, boşluk yerine alt çizgi ya da kısa çizgiyle yazın. Aynı sorunun belge içeriğindeki hâli aksanlı harfler sayfasında ele alınmıştır.

Ad kalıbı önerisi

Amaç, dosya adına bakan kişinin açmadan ne olduğunu anlaması. İşe yarayan bir kalıp şudur: kişi_belge-turu_tarih. Örneğin bir soyadı, ardından belgenin ne olduğu, ardından belgenin düzenlenme tarihi. Aile üyeleri varsa kimin belgesi olduğu adın başında yer alsın. Çeviri eklenmiş dosyalarda adın sonuna bunu belirten kısa bir ek koyun. Kalıbı bir kez seçin ve bütün dosyalarda aynı kalıbı kullanın; tutarlılığın kendisi okunabilirlik üretiyor.

“Diğer” alanı ve açıklama mektubu

Belge listesine girmeyen ama dosyanın anlaşılması için gereken şeyler bu alana konur: bir tutarsızlığı açıklayan kısa mektup, bir belgenin neden temin edilemediğine ilişkin açıklama, ad değişikliğine ilişkin not. Mektup kısa, olgusal ve tarihli olsun; savunma metnine dönüşmesin. Belge temin edilemiyorsa hangi kuruma başvurduğunuzu ve alınan cevabı yazın — çaba gösterildiğini belgelemek, boşluğu açıklamasız bırakmaktan iyidir.

Sayfa sırası ve yön

Çok sayfalı belgelerde sayfa sırası asıl belgedeki sırayla aynı olmalı ve sayfalar düz yönde durmalı. Yan dönmüş bir sayfa memuru döndürmeye zorluyor; birden çok belgede bu, incelemeyi yavaşlatıyor. Taramanın teknik tarafı tarama kalitesi sayfasındadır.

Yükleme sonrası kontrol

Yükledikten sonra her alanı tek tek açıp içindeki dosyayı görüntüleyin. Aynı dosyanın iki alana yüklenmesi ya da bir alanın boş kalması sık görülüyor. Bu kontrolü dosyanın genel son kontrolüyle birlikte yapın; liste kontrol listesi sayfasındadır. Ek belge istenirse aynı düzen korunur; süreç ek belge sayfasındadır.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Hazırladığımız çevirileri asıl belge, çeviri ve beyan sırasıyla tek dosyada, Latin harfli ve tutarlı adlarla teslim ediyoruz; böylece yükleme adımında yeniden düzenleme yapmanız gerekmiyor. Dosya hazırlığı hizmetimizin kapsamı dosya hazırlığı sayfasında, kalemlerin ayrışması ücretler sayfasındadır.