Belgeler WES’e nasıl gönderilir?

Denklik dosyalarında en çok zaman kaybettiren şey belgenin içeriği değil, belgenin izlediği yoldur. Temel kural şu: belgelerin bir kısmı sizin elinizden değil, mezun olduğunuz kurumdan çıkmalıdır.

Neden doğrudan gönderim isteniyor

Değerlendirme kuruluşu, belgenin gerçekten o kurumdan geldiğini doğrulamak zorundadır. Başvuranın elinden geçen bir nüsha bu doğrulamayı sağlamaz. Bu yüzden koşul biçimsel bir formalite değil, dosyanın kabul edilebilirliğinin temelidir. Aynı mantık meslek odası dosyalarında da geçerlidir ve orada daha katı uygulanıyor; çerçeve meslek odaları sayfasındadır.

Kapalı zarf ne demek

Kapalı zarf, kurumun belgeyi kendi zarfına koyup ağzını kapattığı, kapak kısmının kurum kaşesi ve yetkili imzasıyla mühürlendiği gönderidir. Zarfın açılmamış olması esastır: bir kez açılmış zarf, içeriği doğru olsa bile geçerliliğini yitirir. Zarfı “kontrol etmek için” açmak, bu dosyalarda tekrarlanan ve geri dönüşü olmayan bir hatadır. Belge zincirinin fiziksel bütünlüğü konusunun genel çerçevesi zincirin fiziksel bütünlüğü sayfasındadır.

Türk üniversitesinden nasıl istenir

Talep, mezun olduğunuz kurumun öğrenci işleri ya da mezun kayıt birimine yazılı olarak iletilir. Dilekçede şunların bulunması işi hızlandırır: mezuniyet bilgileriniz ve öğrenci numaranız, istenen belgelerin adı, belgenin İngilizce düzenlenip düzenlenmeyeceği, kapalı zarf ve doğrudan gönderim koşulu, gönderilecek adres ve başvuru referans numaranız.

Yurt dışındaysanız bu işlemi vekâletle yaptırabilirsiniz. Konsoloslukta düzenlenen vekaletname Türkiye’de doğrudan geçerlidir ve apostil aranmaz; ayrıntı vekaletname sayfasındadır.

Elektronik gönderim mümkün mü

Bazı kurumlar belgeyi güvenli elektronik yolla, kendi kurumsal adresinden gönderebiliyor ve bu yol kabul ediliyor olabilir. Ama bu, kişisel e-posta adresinizden atılan bir tarama demek değildir; gönderinin kurumdan çıkması koşulu burada da geçerlidir. Elektronik yolun kabul edilip edilmediğini hem kurumdan hem değerlendirme kuruluşundan yazılı olarak teyit edin. Teyidin nasıl alınacağı yazılı teyit sayfasındadır.

Çeviri zarfın içine mi konur

Bu nokta kuruluşa göre değişir. Bazı düzenlerde çeviri asıl belgeyle aynı zarfta gider, bazılarında başvuran tarafından ayrıca gönderilir. İkisinde de değişmeyen şey, çevirinin asıl belgeyle eşleşmesidir: çeviri tek başına belge sayılmaz. Çeviriye ilişkin koşullar çeviri kuralı sayfasında ayrıntılı yazılıdır.

Kargo, adres ve takip

Zarf uluslararası kargoyla gider. Alıcı adresinin kurumun kendi güncel yayınından alınması gerekir; adres formatı zaman zaman değişebiliyor ve yanlış adrese giden zarf geri dönmüyor, kayboluyor. Gönderi numarasını saklayın, teslim kaydını takip edin ve dosyanızda belgenin kabul edildiğini ekrandan doğrulayın. Kargo zincirinin genel çerçevesi kargo ve teslim sayfasındadır.

Sık yapılan dört hata

1. Zarfı açmak. Açılan zarf geçersizdir ve kurumdan yenisi istenir.
2. Referans numarasını yazmamak. Numarası olmayan zarf hiçbir dosyaya bağlanmaz ve sessizce bekler.
3. Zarfı kendi adresine getirtip oradan yollamak. Doğrudan gönderim koşulunu ortadan kaldırır.
4. Adresi eski bir kaynaktan almak. Forumda paylaşılmış adresler güncelliğini yitirmiş olabiliyor.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Bu adımda işin tamamı bizde kalabilir: üniversitenin ilgili birimiyle yazışılması, dilekçenin hazırlanması ve vekâletle sunulması, mühürlü ve kapalı zarfın kurumdan alınması ya da kurumdan doğrudan gönderilmesinin sağlanması, belgelerin çevirisi ve çevirmen beyanının eklenmesi, uluslararası kargonun düzenlenmesi ve takibi. Kalemlerin nasıl ayrıştığı ücretler sayfasındadır.