Ek belge talebi geldiğinde

Dosyanız incelemeye alındı ve size bir mektup geldi: belirli bir belgeyi belirli bir süre içinde sunmanız isteniyor. İlk yapılacak şey panik değil, mektubu satır satır okumak.

Mektup neyi söylüyor

Ek belge mektubu üç şeyi bildirir: hangi belge isteniyor, hangi biçimde isteniyor ve son tarih ne. Üçü de bağlayıcıdır. “Hangi biçimde” kısmı çoğu zaman atlanıyor: mektupta çevirinin nasıl sunulacağı, aslın mı taramanın mı istendiği ya da belgenin belirli bir tarihten yeni olması gerektiği yazılı olabiliyor. Talebi karşılamak, doğru belgeyi doğru biçimde sunmak demektir.

Ret değil, inceleme işareti

Ek belge talebi dosyanın olumsuz sonuçlandığı anlamına gelmiyor; aksine dosyanın ele alındığını gösteriyor. Ayırt edilmesi gereken şey, talebin niteliğidir: bir belgenin eksik olması ile beyanınızın doğruluğuna ilişkin bir tereddüdün bildirilmesi farklı şeylerdir. İkincisinde mektup, hangi noktanın nasıl anlaşıldığını yazar ve size açıklama imkânı verir; bu tür bir mektuba cevap verirken belge kadar açıklama da önem taşıyor. Konu belge doğruluğu sayfasında ele alınmıştır. Ret hâlinde ne yapıldığı dosya reddi sayfasındadır.

Türkiye’den belge getirtmenin dört adımı

Süreyi hesaplarken tek bir işlem değil, ardışık dört adım düşünün:

1. Temin: belgeyi düzenleyen kurumdan çıkarmak. Elektronik alınabiliyorsa saatler; kurum başvurusu gerekiyorsa günler; arşivden geliyorsa haftalar.
2. Çeviri ve beyan: İngilizce ya da Fransızca çeviri ile çevirmen beyanı; günlerle ölçülür.
3. Apostil: isteniyorsa valilik ya da adliye adımı; belgeye göre değişir.
4. Kargo: ıslak imzalı nüsha gerekiyorsa uluslararası gönderi süresi.

Tarama yeterliyse dördüncü adım düşüyor ve takvim belirgin biçimde kısalıyor. Bu yüzden ilk sorulacak soru şudur: asıl mı isteniyor, tarama mı? Planlama mantığı geriye doğru planlama sayfasındadır.

Apostil payını unutmayın

Apostil, çeviriden önce gelen bir adımdır ve unutulduğunda zincir baştan kuruluyor. Türkiye’de düzenlenmiş belgenin apostili Türk makamından alınır; hangi makamın yetkili olduğu belgenin türüne göre değişir ve makam seçimi sayfasında anlatılmıştır. Ankara’da bu işlemler valilik ve adliye sayfalarında ele alınmıştır.

Vekâlet süreyi kısaltıyor

Yurt dışındayken Türkiye’deki bir kurumdan belge çıkarmanın kısa yolu vekâlettir. Vekâletnameniz yoksa ek belge mektubu geldiğinde önce vekâlet çıkarmanız gerekiyor ve bu, sürenin bir bölümünü yiyor. Pratik tavsiyemiz şudur: dosyanızı gönderirken, henüz ihtiyaç yokken bir vekâletname düzenletin. Kapsamı vekaletname sayfasında anlatılmıştır.

Süre yetmiyorsa

Belgenin süresi içinde temin edilemeyeceği anlaşılıyorsa yapılacak şey sessiz kalmak değil: durumu makama bildirmek ve gerekiyorsa ek süre talep etmektir. Talebi belgeyle destekleyin — kuruma yaptığınız başvurunun kaydı, kurumun verdiği süre bilgisi. Süresi içinde cevap verilmeyen dosyalar eldeki bilgiyle karara bağlanabiliyor.

Kısmi cevap verilebilir mi?

İstenen belgelerin bir kısmı hazırsa hepsini birden göndermek yerine hazır olanları göndermek çoğu zaman mümkün; ama mektupta aksine bir talimat varsa ona uyun. Eksik kalan kalem için açıklama ekleyin. Yükleme düzeni adlandırma sayfasında, tarama koşulları tarama kalitesi sayfasındadır.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Belgenin ilgili kurumdan vekâletle temini, İngilizce ya da Fransızca çevirisi, çevirmen beyanının hazırlanması, apostil şerhinin düşürülmesi, ıslak imzalı nüshanın gönderimi ve gerekiyorsa kurumla yazışmanın yürütülmesi. Süre baskısı olan işlerde takvimi baştan yazılı olarak veriyoruz; hangi adımın ne kadar sürdüğünü bilmek, ek süre talebi gerekip gerekmediğini erken görmenizi sağlıyor. Kalemlerin ayrışması ücretler sayfasındadır.