Dosya hazırlığı ve sıralama

Dosyaların çoğu eksik belgeden değil, yanlış sıradan geri dönüyor. Çeviri kalemi genellikle toplamın küçük parçasıdır; asıl kayıp, doğru yapılmış bir işin yanlış zamanda yapılmış olmasıdır.

Değişmeyen kural

Tasdik asla eklenir, çeviri tasdikin ardından gelir. Çeviriden sonra belgeye eklenen her şerh, çevirinin yeniden yapılmasını gerektirir. Bu tek cümle, bu bölümün varlık sebebidir.

Sıra hedefe göre değişir

Belçika dosyalarında apostil çoğunlukla çeviriden önce alınır; Québec'te sıra dosya türüne göre değişir; İsviçre'de kuralı kanton belirler. Tek bir "doğru sıra" yoktur — hedef belirler. Rotaları onay zinciri bölümünde ülke ülke ayırdık.

Kısa ömürlü belgeler takvimi belirler

Adli sicil, bekârlık belgesi ve banka yazıları kısa ömürlüdür. Erken alınırsa dosya sırası gelmeden tazeliğini yitirir; geç alınırsa dosyayı bekletir. Bu iki hata arasında planlama yapmak bu hizmetin özüdür.

Sunum düzeni de kural

Her çeviri, çevirdiği belgenin üstüne konur. İğnelenmiş dosya sökülürse tasdikin bütünlüğü bozulur ve işlem yeniden yapılır. Renkli tarama tercih edilir: mühür ve kaşe renkleri nüshanın asıldan üretildiğini gösterir.

Önce sorulacak iki soru

1. Bu makam Türkiye'de yapılmış çeviriyi kabul ediyor mu?
2. Çevirinin kendisi de tasdik istiyor mu?

İkisinin de cevabı dosyaya bir tur daha ekleyebilir. Soruyu soru oluşturucuyla yazılı sorun; sözlü cevap sonradan dayanak olmuyor.

Sınırımız

Hangi belgelerin isteneceğini kurumun kendi güncel yayını söyler; biz o listeyi belirlemeyiz. Yaptığımız iş, belirlenmiş listeyi doğru sırayla ve doğru düzende tamamlamaktır.

En sık görülen üç sıralama hatası

1. Çeviriyi başa almak. Belgeye sonradan eklenen her şerh çevrilmek zorundadır; baştan yapılan çeviri çöpe gider.
2. Kısa ömürlü belgeyi erken almak. Adli sicil ve bekârlık belgesi dosya sırası gelmeden tazeliğini yitirir ve yeniden alınır — üstelik yeniden çevrilir, çünkü tarih ve numara değişir.
3. Tek çeviriyle her aşamayı geçmeyi ummak. Aynı dosyanın iki aşaması farklı çeviri rejimi uygulayabilir; meslek odası dosyası göç dosyasından katıdır.

Çeviri eskimez, belge eskir

Bu ayrım planlamanın temelidir. Diploma ve transkript gibi eskimeyen belgelerde ilk çeviri dosya boyunca kullanılır. Adli sicil ya da nüfus kayıt örneği yenilendiğinde ise belgenin tarihi ve numarası değişir; çeviri de yenilenir. Eskimeyenleri baştan hazırlayıp kısa ömürlüleri sona bırakmak, dosyanın kaç kez tekrarlanacağını belirler.

Dosyayı kim taşıyor

Bazı kurumlar belgeyi başvurandan kabul etmez; kurumdan kuruma ya da kapalı zarfla gönderim ister. Bu koşul dosyanın hazırlanma biçimini değiştirir ve sonradan öğrenildiğinde tüm zincirin tekrarına yol açabilir. Sunum biçimini de belge listesiyle birlikte sorun.