Kargo ve teslim

Çeviri bitince iş bitmiyor. Resmî işlemlerin çoğunda ıslak imzalı basılı nüsha isteniyor ve o nüshanın hedefe bozulmadan ulaşması gerekiyor.

Dosya bütünlüğü

Noter tasdikli çeviri iğnelenir ve mühürlenir. Bu bir süs değildir: dosyanın sökülmediğini gösterir. Sökülen ya da yeniden zımbalanan dosyada tasdik geçersiz sayılabilir ve işlem yeniden yapılır. Fotokopi çekmek için bile açmayın.

Gönderim biçimi

Belge korumalı zarfla gönderilir ve takip numarası paylaşılır. Bazı kurumlar belgeyi başvurandan değil, doğrudan düzenleyen taraftan ister; bu durumda gönderim doğrudan o adrese yapılır.

Süre ve sorumluluk

Kargo süresi taşıyıcının tarifesine, varış ülkesine ve gümrük işlemlerine bağlıdır; bu aşama bizim denetimimizde değildir. Teslim taahhüdümüz, belgenin kargoya verilmesine kadar olan kısmı kapsar ve teklifte yazılır.

Elektronik nüsha

Kurum elektronik nüshayı kabul ediyorsa kargo aşaması tümüyle düşer ve hem süre hem masraf azalır. Kabul edilip edilmediğini önce sorun; sorulacak cümleyi soru oluşturucu hazırlıyor.

Nüsha sayısını baştan belirleyin

Kurumlar teslim edilen nüshayı genellikle alıkoyar. Sonradan nüsha istemek yeni bir noter işlemi ve yeni bir gönderim demektir. Aynı belgeyi birden çok yere verecekseniz baştan söyleyin.

Kalem yapısı

Kargo bedeli bizim ücretimiz değildir; taşıyıcının tarifesine, varış ülkesine ve paket ağırlığına bağlıdır. Bu yüzden sitede rakam yazmıyoruz. Bizim kalemlerimiz ücretler sayfasındadır.

Gönderim öncesi son kontrol

Belge yola çıkmadan önce üç şeyi kontrol ediyoruz: nüsha sayısı istenen kadar mı, tasdik ve şerhler eksiksiz mi, alıcı adresi kurumun istediği adres mi. Bu üç kontrol, geri dönen kargoların çoğunu önlüyor. Kurum belirli bir başvuru numarası ya da referansın zarfın üstünde olmasını istiyorsa bunu bize bildirin.

Kaybolma ve gecikme

Takip numarası paylaşılır ve gönderim izlenir. Taşıyıcı kaynaklı gecikme ve kayıp bizim denetimimizde değildir; böyle bir durumda taşıyıcının kendi süreci işler. Kritik dosyalarda elektronik nüshanın da elinizde bulunması, kargo beklenirken işlemi kısmen ilerletmenizi sağlayabilir.

Gümrük ve içerik beyanı

Yurt dışına gönderilen belgeler için taşıyıcı içerik beyanı ister. Belge gönderimlerinde ticari değer beyan edilmez, ancak varış ülkesinin kendi uygulaması gecikme yaratabilir. Bu aşama taşıyıcının ve varış ülkesinin işidir.

Adres doğruluğu

En sık görülen gecikme sebebi eksik ya da yanlış adres. Kurum adresine gönderim yapılacaksa birim adı, oda numarası ve varsa başvuru referansı zarfın üstünde olmalıdır. Bu bilgileri bize eksiksiz iletmeniz, geri dönen kargoların çoğunu önlüyor.

Teslim alındığında ilk yapılacak

Zarfı açtığınızda nüsha sayısını ve tasdik şerhlerini kontrol edin, sonra dosyayı olduğu gibi bırakın. Eksik varsa hemen bildirin; işlem üzerinden zaman geçtikçe düzeltmek zorlaşır. Belgeyi kuruma teslim etmeden önce fotoğrafını çekip saklamak da işinize yarar.