İsviçre dosyaları neden geri dönüyor?

Geri dönen dosyalarda çoğu kişi belgenin içeriğini sorgular; oysa sebep neredeyse her zaman biçimdedir. Belge doğrudur, bilgi doğrudur, ama dosyanın hangi katmanın kuralına uyacağı yanlış varsayılmıştır. Bu sayfa dört tipik sebebi ve her birinin ne kadarının kurtarılabildiğini anlatır.

“Ret” ile “eksik bildirimi” aynı şey değil

Birimin size dönmesi çoğu zaman başvurunuzun reddi değildir; dosyanın tamamlanması istenmiştir. İkisi arasındaki fark takviminizi belirler: eksik bildiriminde dosya numarası ve sıra korunur, ret hâlinde süreç baştan kurulur. Gelen yazının hangisi olduğunu, verilen süreyi ve tam olarak hangi kalemin istendiğini önce ayırın. Ayrımı yapmadan yeni belge sipariş etmek, çoğu zaman yanlış kalemi ısmarlamak demektir. Konu bütün ülkeler için kabul edilmezse ne olur sayfasında ele alınmıştır.

Sebep bir: kural yanlış katmandan alınmış

En sık görülen hata, federal düzeyde okunan ya da başka bir kantonda yaşanmış bir deneyimden aktarılan bilginin kendi dosyanıza uygulanmasıdır. İsviçre’de belge koşulunu dosyayı fiilen inceleyen kantonal birim, kimi işlemde komün belirler. Bir tanıdığınızın Vaud’da sorunsuz geçen dosyası, Valais’de aynı sonucu vermeyebilir. Katmanların nasıl ayrıldığı kanton sistemi sayfasında, komün katmanı ise belediye farkı sayfasında anlatılmıştır.

Sebep iki: apostil eksik ya da yanlış kalemde

İki alt hâli vardır. Birincisi, şerh hiç alınmamıştır; birim şerh arıyorsa belge kargoyla geri gelir. İkincisi, şerh alınmıştır ama yanlış kaleme: aslın şerhi vardır, noter onaylı çevirinin şerhi istenmiştir ya da tersi. İkinci şerhin neden ayrı bir başvuru olduğu apostil kuralı sayfasında açıklanmıştır. Bu iki hâlin de ortak sonucu şudur: alınmış bir şerh geri alınmaz, eksik bir şerh ise yeni bir başvuru ister.

Sebep üç: çeviriyi yapan kişi kabul edilmemiş

Bu, dosyanın en pahalı hatasıdır, çünkü tamamlanmış ve ödenmiş bir iş kullanılmaz. Bazı kantonlar çeviriyi kendi tuttukları çevirmen kaydındaki kişiden ister; bu rejimde Türkiye’de yaptırılan çeviri dosyaya girmez. Bazı kantonlar ise Türkiye’de noterlikçe onaylanmış çeviriyi kabul eder. Hangi rejimin sizin biriminizde geçerli olduğuna dair kanton kanton bir liste yayımlamıyoruz; doğrulanmış bilgimiz yok ve uydurulmuş bir tablo tam olarak bu hatayı üretir. Sorunun nasıl kurulacağı çeviri kuralı sayfasındadır.

Sebep dört: belgenin tarihi geçmiş

Adli sicil kaydı, bekârlık belgesi ve nüfus kayıt örneği gibi kalemler “yakın tarihli” istenir. Bu ifadenin karşılığı birimden birime değişir ve apostil şerhi belgenin ömrünü uzatmaz. Uzun zincirlerde belge, dosya masaya gelmeden eskir: çeviri, noter ve kargo adımları toplandığında haftalar geçer. Kısa ömürlü kalemlerin zincirin neresine yerleştirileceği belge takvimi sayfasında, geriye doğru planlama yöntemi ise planlama sayfasında anlatılmıştır.

Hangi hata kurtarılır, hangisi baştan

• Eksik apostil: belge Türkiye’ye döner, şerhlenir, geri gider. Belge yenilenmez; kayıp kargo ve zamandır.
• Eksik ikinci şerh: yalnız onaylı çeviri için yeni bir başvuru gerekir; asıl belge korunur.
• Kabul edilmeyen çevirmen: çeviri baştan yapılır. Belge aslı ve şerhi kullanılabilir durumdaysa yalnız çeviri kalemi yinelenir.
• Tarihi geçmiş belge: belge de, çevirisi de, şerhi de yenilenir. Kurtarılabilecek bir parça yoktur.

Yanlış sıranın genel maliyeti yanlış sıra sayfasında toplanmıştır.

İkinci kez göndermeden önce

Geri dönen dosyayı düzeltip aynı varsayımla yollamak, ikinci bir tur kaybetmenin en sık yoludur. Önce birimden eksikliğin tam tanımını yazılı isteyin: hangi belge, hangi biçimde, kimin çevirisiyle ve hangi şerhle. Yazılı cevabın nasıl isteneceği ve örnek metin yazılı teyit sayfasındadır. Telefonda alınan cevabın neden dayanak olmadığı sözlü bilgi sayfasında anlatılıyor.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Geri dönen dosyalarda ilk işimiz yeni sipariş açmak değil, gelen yazıyı okuyup hangi kalemin gerçekten yenilendiğini ayırmaktır. Sonrasında belgenin yeniden temini, doğru kapıdan apostil, gerekiyorsa Fransızca çeviri ve noter onayı ile ıslak imzalı nüshanın bütünlüğü bozulmadan gönderimi bizim tarafımızdadır. Kanton kendi çevirmenini istiyorsa çeviri kalemini dosyadan çıkarırız; o kantonda kayıtlı çevirmen değiliz. Kalemlerin nasıl ayrıştığı ücretler sayfasındadır.