Makamdan yazılı teyit nasıl alınır?

Bu bölümdeki her sayfa aynı cümleyle bitiyor: kantondan yazılı teyit alın. Bu sayfa o cümlenin nasıl uygulanacağını gösterir — kime yazılacağı, ne sorulacağı, hangi kelimelerle sorulacağı ve cevap gelmezse ne yapılacağı.

Kime yazılacak

Muhatap, dosyayı fiilen inceleyecek birimdir. Aynı kantonda oturum dosyasına bakan birim, evlenme dosyasını açan medeni hâl dairesi ve diploma tanınmasında yetkili makam farklı cevap verebilir. Genel bir kanton adresine yazılan soru çoğu zaman ya cevapsız kalır ya da sizi bağlamayan genel bir cevap üretir.

Nüfus ve ikamet işlemlerinde muhatap belediye olabilir; katman belediye farkı sayfasında anlatılmıştır.

Sorulacak üç şey

1. Çeviriyi kim yapabilir? Kantonun kaydındaki bir çevirmen zorunlu mu, yoksa Türkiye’de yapılmış ve noterlikçe onaylanmış çeviri kabul ediliyor mu?
2. Apostil hangi belgede aranıyor? Belgenin aslındaki şerh yeterli mi, çevirinin de şerhli olması isteniyor mu?
3. Dil ve tazelik. Belge hangi dilde sunulacak ve ne kadar yakın tarihli olmalı?

Bu üçü, dosyanın maliyetini ve sırasını birlikte belirler. Neden bu sıra ile sorulduğu belge sırası sayfasında, rejim farkı çeviri kuralı sayfasında anlatılmıştır.

Türkçe taslak — kendi cümlelerinizle uyarlayın

“Sayın ilgili, [oturum izni / evlenme / diploma tanınması] dosyası için başvuru hazırlığı yapıyorum. Belgelerim Türkiye’de Türkçe düzenlenmiştir. Aşağıdaki üç noktayı yazılı olarak teyit etmenizi rica ederim: (1) Fransızca çevirinin kantonunuzun kaydındaki bir çevirmence yapılması zorunlu mudur, yoksa Türkiye’de yapılmış ve noterlikçe onaylanmış çeviri kabul edilmekte midir? (2) Belgenin aslına düşürülen apostil şerhi yeterli midir, çeviri için de ayrıca apostil aranmakta mıdır? (3) Belgelerin hangi dilde sunulması ve en fazla ne kadar eski tarihli olması beklenmektedir? Bilgilerinize teşekkür ederim.”

Fransızca taslak

« Madame, Monsieur, je prépare un dossier de [autorisation de séjour / mariage / reconnaissance de diplôme] auprès de votre service. Mes documents sont établis en turc par les autorités turques. Je vous remercie de bien vouloir me confirmer par écrit les points suivants : 1) La traduction en français doit-elle être établie par un traducteur inscrit auprès du canton, ou une traduction faite en Turquie, légalisée par un notaire turc et munie d’une apostille, est-elle acceptée ? 2) L’apostille apposée sur le document original suffit-elle, ou une apostille est-elle également exigée sur la traduction ? 3) Dans quelle langue les documents doivent-ils être présentés et une date d’émission récente est-elle exigée ? Je vous remercie par avance de votre réponse et vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées. »

Yazarken dikkat edilecekler

• Tek konu, tek e-posta. Birden çok dosyayı aynı yazıya sıkıştırmak cevabı geciktiriyor ve çoğu zaman yarım cevap üretiyor.
• Belgeleri adıyla sayın. “Nüfus belgeleri” demek yerine doğum kaydı, evlenme kaydı, adli sicil kaydı diye tek tek yazın.
• Dosya türünü baştan söyleyin. Cevap dosya türüne göre değişir; oturum ile evlenme dosyası aynı cevabı almaz.
• Komünü yazın. İki dilli kantonlarda ve belediyede yürüyen işlemlerde cevabı bu ayrıntı belirler.
• Yazılı cevap isteyin. “Telefonla arayın” cevabı gelirse, konuşmanın ardından öğrendiklerinizi yazıp teyit isteyin.

Cevabı saklayın — dosyanın parçasıdır

Gelen e-postayı tarih ve gönderen bilgisiyle birlikte saklayın, çıktısını dosyanızla birlikte taşıyın. Belge geri döndüğünde elinizdeki tek dayanak budur. Telefonda alınan bilginin neden yetmediği sözlü bilgi sayfasında, teyit isteme yönteminin genel hâli yazılı teyit sayfasında anlatılmıştır.

Cevap gelmezse ne yapacaksınız

Cevapsız kalan yazılar için üç adım işe yarıyor: soruyu kısaltıp yeniden göndermek, aynı kurumun farklı bir iletişim kanalını denemek ve sorunun muhatabını değiştirmek — örneğin kanton yerine işlemin fiilen yürüdüğü belediyeye yazmak. Cevap gelene kadar çeviri ya da apostil siparişi açmayın; hangi kalemin geri alınamayacağı kabul edilmezse ne olur sayfasında anlatılıyor.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Teyit yazışmasını başvuranın kendisi yürütür; cevap size gelir ve dosyanın sahibi sizsiniz. Bizim işimiz cevaptan sonra başlar: belge temini, doğru makamdan apostil, gerekiyorsa Fransızca çeviri ve noter onayı, ikinci şerh ve ıslak imzalı nüshanın gönderimi. Cevap kantonun kendi çevirmenini gösteriyorsa çeviri kalemini dosyadan çıkarırız. Kalemlerin nasıl ayrıştığı ücretler sayfasındadır; iletişim için teklif sayfasını kullanabilirsiniz.