İsviçre için apostil gerekir mi?

İsviçre, 1961 tarihli Lahey Apostil Sözleşmesi’nin tarafıdır. Bunun tek ve somut sonucu şudur: Türkiye’den giden belge için konsolosluk tasdiki zinciri işletilmez. Belge, Türkiye’deki yetkili makamdan apostil şerhini aldıktan sonra Dışişleri Bakanlığı’na ve İsviçre’nin Türkiye’deki temsilciliğine götürülmez.

Ama “apostil mümkün” cümlesi ile “apostil gerekli” cümlesi aynı şey değildir. Gerekli olup olmadığını isteyen birim söyler ve İsviçre’de bu birim kantonaldır.

Şerhi hangi makam düşürür

Şerh İsviçre’den değil, belgeyi düzenleyen ülkeden alınır; Türk belgesi için apostil Türkiye’deki yetkili makamdadır. Ayrım kabaca şudur: idari nitelikli belgeler valilikler tarafından, adli nitelikli belgeler ile noterlikçe düzenlenen ya da onaylanan belgeler adliyedeki adalet komisyonu tarafından şerhlenir. Bu, aynı dosyada iki ayrı başvuru ve zaman zaman iki ayrı bina demektir.

Hangi belgenin hangi kapıya gittiği apostil makamı sayfasında tek tek yazılıdır. Yanlış kapıya gidilen belge işlem görmez ve gün kaybedilir.

Apostil neyi doğrular, neyi doğrulamaz

Şerh, belgedeki imzanın ve mührün gerçekliğini, imzalayanın sıfatını doğrular. Belgenin içeriğinin doğru olduğunu söylemez, belgeyi çevirmez ve hedef makamda kabul edileceğini göstermez. Apostilli bir belge de kantonun dil ve biçim koşullarına tabidir.

Şerhin kendi geçerlilik süresi yoktur; süre altındaki belgeye aittir. Birim “yakın tarihli” bir nüsha istiyorsa apostil bu süreyi uzatmaz ve belge yeniden alınır. Belge ömürleri belge takvimi sayfasında toplanmıştır.

Apostil belgenin parçasıdır — çeviriye de girer

Şerh belgenin üzerine basılır ya da eklenerek mühürle birleştirilir. Bu yüzden çeviri kapsamındadır: şerhin başlığı, numarası, düzenlendiği yer ve tarih, imzalayanın adı ve sıfatı ile mühür metni çevrilir. Pratik sonucu şudur: apostil alınmadan yaptırılan çeviri eksik kalır ve çoğu zaman yeniden yaptırılır. Sıra tartışması belge sırası sayfasında ayrıntılıdır.

İki apostil ne zaman gündeme gelir

Kanton, Türkiye’de yapılmış noter onaylı çeviriyi kabul ediyorsa iki ayrı imza söz konusu olur: belgenin aslındaki makam imzası ve noter onayındaki noter imzası. Birim ikisinin de doğrulanmasını isterse iki ayrı şerh gerekir — biri asla, biri onaylı çeviriye. Bu ihtimal yüzünden “apostil aldık, tamam” demek erkendir; çevirinin de şerhlenip şerhlenmeyeceğini baştan sorun.

Apostilin gerekmediği hâller

• Çok dilli nüfus belgeleri. İsviçre, çok dilli düzenlenen nüfus belgelerinin dayandığı uluslararası düzenlemenin tarafıdır; bu nüshalarda çoğu dosyada apostil de çeviri de aranmaz. Ayrıntı çok dilli belge sayfasındadır.
• Türk konsolosluğunda düzenlenen belgeler. Konsolosluk vekaletnamesi Türkiye’de doğrudan geçerlidir; sözleşme bu belgeleri kapsam dışında bırakır ve apostil aranamaz.
• Birimin ayrıca istemediği belgeler. Her dosyada her kaleme şerh aranmaz; gereksiz şerh, geri alınamayan bir masraf kalemidir.

Elektronik belge ve e-apostil sorunu

Elektronik ortamdan alınan çıktılar, özellikle adli sicil kaydı, kimi zaman şerh aşamasında sorun çıkarıyor. Kabul edilen nüsha türünü ve elektronik doğrulamanın yeterli sayılıp sayılmadığını başvurudan önce netleştirin. Konu elektronik apostil sayfasında ve adli sicil sayfasında ele alınmıştır.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Şerhi makam düşürür; biz belgeyi doğru makama, doğru nüshayla ve doğru sırada götürürüz. İdari-adli ayrımının yapılması, noter onayının şerhin kapısını nasıl değiştirdiği, çok dilli nüsha alınabiliyorsa hangi kalemin gereksizleştiği ve şerhli dosyanın bütünlüğü bozulmadan gönderilmesi bu takibin parçasıdır. İşlem sayısını azaltmak da işin bir parçasıdır; gereksiz kalemi baştan söyleriz.