Kaç nüsha almalısınız?

“Kaç nüsha lazım?” sorusunu sormak hiçbir şeye mal olmaz; sormamak ise dosyanın en pahalı sonuçlarından birini üretir. Sebep şu: nüsha sayısı zincirin her halkasında ayrı ayrı işler ve sonradan artırmak, halkaları yeniden yürütmek demektir.

Sayıyı belirleyen dört etken

1. Kaç başvuru yapılacak. Aynı belgeyle iki ayrı kuruma başvuruluyorsa iki nüsha gerekir; kurumlar belgeyi birbirine devretmez.
2. Makam belgeyi iade ediyor mu. İade etmiyorsa dosyada kalan nüsha sizden çıkar.
3. Elinizde bir nüsha kalacak mı. Sonraki işlemler için kendinizde bir nüsha bulundurmak çoğu dosyada işe yarar.
4. Belge ne kadar süre taze sayılıyor. Kısa ömürlü belgelerde fazladan alınan nüsha, kullanılmadan geçersiz hâle gelebilir.

Zincir tarafındaki karşılığı kaç nüsha gerekir sayfasında ayrıntılandırılmıştır.

İade edilmeyen belgeler

Çoğu makam ıslak imzalı nüshayı dosyasında tutar. Bu bir aksaklık değil, usulün kendisidir: kararın dayanağı olan belge dosyada kalır. Sonuç olarak asıl belge tek yönlü gider ve geri gelmez.

Bu yüzden nüsha planı “bir tane alırım, gerekirse yenisini alırım” diye kurulamaz. Yeniden temin, yeniden apostil ve yeniden gönderim demektir; bunların toplamı teslim süresi sayfasında hesaplanıyor.

Paralel başvurular

İki ülkeye ya da iki kuruma aynı anda başvuran dosyalarda nüshalar baştan ikiye katlanır. Aynı belgeyi sırayla kullanmak teoride mümkündür ama pratikte işlemez: birinci başvuru sonuçlanana kadar belge dosyada durur ve ikinci başvuru bekler.

Ülke kuralları farklıysa nüshaların biçimi de farklı olabilir; rotaların yan yana karşılaştırması karşılaştırma sayfasındadır.

Noterlik aşamasında nüsha

Noterlik onayı her nüsha için ayrı işlem görür; iki onaylı nüsha isteniyorsa iki işlem yapılır. Bunu baştan söylemek, aynı hafta içinde ikinci bir noterlik gidişini önler.

Kalem noterliğe aittir ve tarifeye bağlıdır. Kesin tutar, belge notere ibraz edildiğinde noterlikçe hesaplanır; bu yüzden nüsha sayısı önceden bilinirse toplam da önceden görünür hâle gelir. Onayın hangi noterlikte alınacağı ayrı bir karardır: yemin zaptı sayfası.

Apostil ve gönderim tarafı

Apostil şerhi de her nüshaya ayrı düşer; iki nüsha, iki başvuru demektir. Ankara’da yürüyen dosyalarda bu adımların aynı gün içinde toplanması mümkün olabilir, ayrıntısı apostil sayfasındadır.

Gönderim tarafında ise nüshaların ayrı zarflarda mı yoksa tek gönderide mi yollanacağı bir karardır; tek gönderi ucuzdur ama kaybolma riskini tek noktada toplar.

Fazla nüshanın da bir maliyeti var

Fazladan alınan nüsha yalnız bir kalem eklemez; tazelik saatini de başlatır. Nüfus kaydı ve adli sicil gibi belgelerde yakın tarihli nüsha istendiği için, altı ay önce alınmış yedek nüsha çoğu dosyada işe yaramaz. Belgelerin ömrü belge tazeliği sayfasında toplanmıştır.

Pratik öneri

Başvuru sayısını yazın, her başvuru için makamın belgeyi iade edip etmediğini sorun, kendinize bir nüsha ekleyin ve kısa ömürlü belgelerde yedeği sona bırakın. Bu dört adım, nüsha sayısını tahminden çıkarır. Kalemlerin nasıl ayrıştığı ücretler sayfasında görünür.