Teslimat ve kargo

Teslimat iki biçimde olur: dijital nüsha ve ıslak imzalı fiziksel nüsha. Hangisinin gerektiği sizin tercihiniz değil, belgeyi alan makamın kuralıdır. Bazı kurumlar taranmış nüshayı kabul eder, bazıları yalnız kaşesi ve imzası ıslak olan kâğıdı kabul eder.

Dijital nüsha

Çeviri tamamlandığında PDF olarak e-posta ile iletilir. Dijital nüsha çoğu ön başvuru, portal yüklemesi ve ön inceleme için yeterlidir. Islak imzalı nüsha gerekiyorsa dijital nüsha yine de gönderilir: kargo yoldayken başvurunuzun ön aşamasını yürütebilmeniz için.

Islak imzalı nüsha ve nüsha sayısı

Islak imzalı nüsha, çeviri ve varsa noter aşaması tamamlandıktan sonra basılır. Kaç nüsha istediğinizi baştan söylemek önemlidir: ikinci nüsha, çevirinin yeniden yapılması değil onay ve baskı adımının tekrarıdır ve sonradan istendiğinde işlem yeniden açılır. Kalemlerin nasıl ayrıldığı ücretler sayfasındadır; noter kalemi işlem anında noterlikçe hesaplanır, ayrıntısı noter ücreti sayfasındadır.

Yurt dışı gönderimde adres

Yurt dışı adresler Türkiye’dekinden farklı yazılır ve yanlış yazılmış bir adres, gönderiyi ülkeye vardıktan sonra günlerce bekletir. Şunlara dikkat edin:

• Alıcı adı, belgede yazan adla değil, kapıdaki ya da posta kutusundaki adla aynı olmalı.
• Kanada ve İsviçre adreslerinde posta kodu biçimi farklıdır; kopyalarken boşlukları koruyun.
• Daire, kat ve bina numarasının sırası ülkeye göre değişir; adresi kurumun size gönderdiği yazıdan olduğu gibi alın.
• Ulaşılabilir bir telefon numarası verin. Taşıyıcı teslimat öncesi arayamazsa gönderi şubede bekler.
• Adres bir kuruma aitse departman ve dosya numarasını da yazın.

Süre: neyi kontrol ederiz, neyi etmeyiz

Teslim süresi üç parçadan oluşur ve yalnız birincisi bizim kontrolümüzdedir: çeviri süresi, onay zinciri süresi ve taşıma süresi. Çeviri için teklifte takvim tarihi veririz. Noter ve apostil aşamaları kurumların kendi takvimine bağlıdır. Taşıma süresi ise taşıyıcının hizmet türüne, varış ülkesine ve gümrük işlemlerine bağlıdır; bu süre için tahmini aralık verilir, tarih taahhüt edilmez.

Bu üç parçanın toplanması nedeniyle, bağlayıcı bir son tarihiniz varsa bunu ilk mesajda yazmanız gerekir. Süreyi kısaltmanın yolu tempo seçimidir; nasıl çalıştığı nasıl çalışırız sayfasında anlatılır.

Takip ve teslim kaydı

Gönderi oluşturulduğunda takip numarası paylaşılır. Teslim kaydı taşıyıcının sisteminde tutulur; bir kurum “belge elimize ulaşmadı” dediğinde ilk bakılacak yer bu kayıttır. Bu yüzden takip numarasını dosyanızla birlikte saklayın.

Gümrük ve vergi

Belge gönderileri çoğu ülkede ticari eşya sayılmaz; yine de varış ülkesinin gümrük uygulaması geçerlidir ve doğabilecek yerel vergi ya da işlem bedeli alıcıya aittir. Gönderi içeriği beyanı “belge” olarak yapılır; içeriğe belge dışında bir şey eklenmez.

Gecikme, kayıp ve hasar

Gönderi taşıyıcıya teslim edildikten sonra taşıma riski taşıyıcının sorumluluk rejimine tabidir. Kayıp ya da hasar hâlinde takip kaydıyla birlikte taşıyıcı nezdinde süreci biz başlatırız ve sonucuna göre nüshanın yeniden üretimini planlarız. Yeniden üretim, çevirinin yeniden yapılması değildir; onay ve baskı adımı tekrarlanır ve noter aşaması gerekiyorsa yeni bir işlem doğar.

İptal, iade ve düzeltme talepleri için usul teslimat, iptal ve iade sayfasında; sözleşmesel çerçeve ise mesafeli hizmet sözleşmesinde yazılıdır.

Gönderim gerekmeyen durumlar

Bazı makamlar belgeyi doğrudan kurumdan ister; sizin elinize hiç geçmez. Bazı portallar yalnız yükleme kabul eder ve fiziksel nüsha istemez. Bu durumlarda kargo kalemi teklife konmaz. Hangi rotanın hangisini gerektirdiğini teklif aşamasında yazarız; belirsizse “makamın kendi yayınından teyit edilmelidir” deriz ve tahmin yürütmeyiz.