Legalizasyon muafiyeti: hangi belgeler?

Belçika’da belge işi yapan herkes bir noktada şu cümleyi duyar: “Buna artık apostil gerekmiyor.” Cümle çoğu zaman doğrudur — ama söyleyen kişinin aklındaki belge sizinki değildir. Muafiyet tek bir kaynaktan gelmez; birbirinden bağımsız üç kaynak vardır ve kapsamları örtüşmez.

Birinci kaynak: Avrupa Birliği içi dolaşım

Birlik üyesi ülkeler arasında düzenlenmiş bazı nüfus ve idari belgeler, birbirlerinin ülkelerinde apostilsiz dolaşır. Belçika bu düzenin içindedir ve belediye görevlisinin aklındaki muafiyet çoğunlukla budur.

Sizi kapsayıp kapsamadığının ölçütü tektir: belge nerede düzenlendi? Türkiye’de düzenlenmiş bir belge bu kapsama girmez ve apostil aranır. Fransa’da doğmuş bir Türk vatandaşının Fransız doğum belgesi ise kapsama girebilir. Belirleyici olan vatandaşlık değil, belgeyi düzenleyen makamın ülkesidir.

İkinci kaynak: çok dilli standart form

Nüfus müdürlüğünden alınabilen çok dilli nüfus belgeleri, dayandıkları uluslararası düzenlemeye taraf ülkelerde çeviri ve legalizasyon aranmadan kabul edilir. Belçika bu düzenlemenin tarafıdır. Bu, Türk belgesini gerçekten kapsayan ve gündelik hayatta işe yarayan yoldur; ayrıntı çok dilli belge sayfasındadır.

Üçüncü kaynak: iki ülke arasındaki düzenlemeler

Nüfus kayıtlarına ilişkin belgelerde legalizasyondan muafiyet öngören uluslararası sözleşmeler vardır ve bunların bir kısmı iki ülkeyi de bağlar. Ancak hangi belge türünü kapsadığı, hangi biçim koşuluna bağlandığı ve iki ülke bakımından yürürlükte olup olmadığı ayrı ayrı doğrulanması gereken şeylerdir. Bu sayfada sözleşme adı ve madde numarası verilmemesinin sebebi budur: kapsam, işlemi yapacak makamın kendi yayınından ve Türkiye tarafında ilgili makamdan teyit edilmelidir.

Pratik sonuç şudur: “sözleşme var” bilgisi tek başına bir işlem talimatı değildir. Belediye ne isterse dosyanızı o belirler.

Karıştırılan iki kavram: legalizasyon ve çeviri

Legalizasyon muafiyeti, belgenin doğrulanma zincirinden muafiyettir. Belgenin dilinden muafiyet değildir. Apostil gerekmeyen bir belge de Fransızca ya da Felemenkçe sunulmak zorunda kalabilir. Tek istisna, kendisi zaten çok dilli düzenlenmiş belgelerdir.

Ayrımın tamamı apostil sayfasında, gereksiz yaptırılan işlemler ise gereksiz işlemler sayfasında toplanmıştır.

Muafiyet duyduğunuzda sorulacak üç soru

1. Belge hangi ülkede düzenlendi?
2. Muafiyet hangi kaynağa dayanıyor — Birlik içi dolaşım mı, çok dilli form mu, ikili düzenleme mi?
3. Bu birim, bu belgeyi apostilsiz kabul ettiğini yazılı olarak teyit ediyor mu?

Üçüncü soru en önemlisidir. Sorunun kalıbı yazılı teyit sayfasında verilmiştir.

Türkiye ayağında ne yapıyoruz

Belge belge hangi kalemin gerçekten gerektiğini işaretleriz. Çok dilli nüsha alınabiliyorsa apostil ve çeviri kalemlerini zincirden çıkarırız; alınamıyorsa belgeyi vekâletle temin eder, doğru makamdan şerhi aldırır ve ıslak imzalı nüshayı göndeririz. İşlem sayısını azaltmak, işin kendisinden ayrı bir parçadır. Kalemler ücretler sayfasındadır.