İsviçre — Diploma: aslı, sureti ve çevirisi

Diploma dosyalarında ilk kural şudur: aslını göndermeyin. Diploma aslı yeniden düzenlenmez; kaybolursa yerine gelen belge “ikinci nüsha” ya da “kayıp nedeniyle düzenlenmiştir” kaydı taşır ve bu kayıt ömür boyu belgede kalır. Kargo riskini bu belgeyle almayın.

Üç ayrı suret yolu

• Üniversitenin düzenlediği mühürlü suret: kurumun kendi kaydına dayanır, kurum belgesidir.
• Noterde alınan “aslının aynıdır” sureti: noterin gördüğü belgeye dayanır, noter işlemidir.
• Mezuniyet belgesi: diploma yerine geçen ve mezuniyeti gösteren ayrı bir kurum belgesidir.

Üçü de kullanılabilir, ama üçünün şerh yolu aynı değildir.

Şerh kapısı surete göre değişir

Üniversitenin mühürlü sureti idari bir belgedir ve şerh valilik ya da kaymakamlıktan alınır. Noterde düzenlenen suret ise bir noter işlemidir: şerh adliyedeki adalet komisyonundan alınır. Bu ayrım pratikte iki farklı binaya gitmek demektir ve yanlış kapı bir günü yakar. Kapı seçimi apostil makamı sayfasında ayrıntılıdır.

Hangi suret hangi dosyada

Bazı makamlar yalnız kurumun düzenlediği bir belgeyi kabul eder; bazıları noter suretiyle yetinir. Tanınma dosyalarında kurum belgesi daha yaygın istenir; işveren dosyalarında noter sureti çoğu zaman yeterlidir. Hangisinin istendiğini önceden sormak, iki yolu birden yürütmekten kısadır. Tanınma dosyasının kurgusu tanınma sayfasında anlatılmıştır.

Mühür ve imza çeviride nasıl aktarılır

Mühür üzerindeki metin okunabiliyorsa çevrilir ve belgenin ilgili yerinde “mühür” olarak işaretlenir; okunmuyorsa okunmadığı belirtilir. İmza atan kişinin adı yazılıysa aktarılır, yazılı değilse imzanın varlığı belirtilir. Bu ayrıntı önemsiz görünür ama şerhli bir belgede şerh metninin ve mühürlerin de çeviriye girmesi beklenir. Aktarım kuralları aktarılanlar sayfasındadır.

Kurum adı ve unvan dönüştürülmez

Üniversitenin adı, fakülte adı ve verilen unvan çeviride İsviçre’deki bir karşılığa çevrilmez; aynen aktarılır. “Lisans” bir yerel dereceye eşitlenmez, çünkü eşitleme kararını dosyaya bakan taraf verir. Kural kurum adları sayfasında ve dönüştürülmeyenler sayfasında yazılıdır.

Dosyanın fiziksel bütünlüğü

Şerhli belge ile çevirisi iğnelenip mühürlendiğinde bu bütün açılmaz. Zımba sökülmüş, sayfalar ayrılmış bir dosya, karşı tarafta belgenin değiştirildiği şüphesini doğurur ve geri gönderilir. Kural bütünlük sayfasında anlatılmıştır.

Türkiye ayağında yürüttüğümüz işler

Üniversiteden mühürlü suretin vekâletle temini, gerekiyorsa noterde suret düzenlettirilmesi, doğru kapıdan şerh alınması, Fransızca çeviri ve noter onayı ile iğnelenmiş dosyanın gönderimi bizim tarafımızdadır. Diplomanızın aslını bizden istemenize gerek yoktur; suret yollarından biri neredeyse her dosyada işi görür.